„Azubi-Projekte – ein fester Bestandteil in der Ausbildung“

Bei der meta Fackler Arzneimittel GmbH hat die Digitalisierung Einzug in die Ausbildung gehalten – und das dank der Initiative der eigenen Azubis. Tamara und Ilsa, selbst ehemalige Digiscouts, erzählen, wie ihre innovativen Projekte zur internen Lernplattform und zur digitalen Reisekostenabrechnung das Unternehmen verändert haben und welche spannenden Aufgaben die nächste Generation von Azubis erwartet. Erfahren Sie, wie Azubis zu Expertinnen und Experten werden und welchen Einfluss das auf das Ausbildungsmarketing hat.

Die interne Lernplattform war 2019 das erste Digiscouts-Projekt, das bei meta Fackler umgesetzt wurde. Gibt es diese Plattform noch?

Tamara: Ja, die gibt es noch und sie ist nicht mehr aus unserem Ausbildungsmanagement wegzudenken.

Wie habt ihr das Projekt nach dem offiziellen Digiscouts-Ende fortgesetzt?

Tamara: Daran waren immer einzelne Personen – auch Azubis – in den jeweiligen Abteilungen beteiligt. Selbstverständlich war auch die Personalabteilung involviert, aber hauptsächlich die Hauptausbilderin und die Ausbildungsbeauftragten in den verschiedenen Abteilungen.

Wie nutzt ihr aktuell die Lernplattform?

Tamara: Die Azubis können darüber ihr Berichtsheft führen, was für sie ein großer Vorteil ist und beispielsweise die interne Kommunikation erleichtert. Es müssen nicht ständig Papierordner hin und her gereicht werden. Zudem gibt es Lernmodule, die innerhalb der Plattform verfügbar sind und bei der Prüfungsvorbereitung sowie allgemein in der Berufsschule helfen. Wenn jemand ein Thema nicht verstanden hat, kann sie oder er das gut mit diesen Modulen nacharbeiten.

Sind die Lernmodule auf die jeweiligen Ausbildungsberufe zugeschnitten?

Tamara: Ja. Jeder Azubi kann sich das passende Modul für seinen Ausbildungsberuf aussuchen, und dementsprechend sind auch die Lernvideos zugeschnitten.

Ihr habt nach dem Projekt ein zweites und drittes Mal bei den Digiscouts teilgenommen. Ilsa, du hast damals die Reisekosten digitalisiert.

Ilsa: Wir haben uns damals für eine Plattform entschieden, die nicht nur Reisekostenabrechnungen beinhaltet, sondern auch Funktionen wie Zeiterfassung und Bewerbermanagement.

Das Projekt ist also etabliert und wurde im Unternehmen langfristig implementiert?

Ilsa: Ja, es wird auch täglich von den Mitarbeitenden genutzt.

Wie war das Feedback der einzelnen Mitarbeitenden?

Ilsa: Beispielsweise war der Vertrieb sehr begeistert, weil die Belege mit dem Handy eingescannt und eingereicht werden können. Ich habe damals auch die Belegschaft geschult. Falls es Fragen gab, kamen die Kolleginnen und Kollegen einfach auf mich zu.

Du bist als Auszubildende zur Expertin und ersten Ansprechpartnerin für deinen Kolleginnen und Kollegen geworden. Was war das für ein Gefühl für dich?

Ilsa: Es ist ein tolles Gefühl, dass ich so viel Verantwortung übernehmen durfte. Es ist großartig, dass das Ergebnis meines Digiscouts-Projektes genutzt wird und die Mitarbeitenden es wertschätzen und zufrieden damit sind. Darauf bin ich wirklich stolz.

Bei eurem dritten Digiscouts-Projekt „Online-Schulungen“ warst du, Ilsa, die Betreuerin.

Ilsa: Genau, unsere Auszubildende hat für dieses Projekt kurze Videos für Arbeitsanweisungen erstellt. Das Repertoire wird ständig erweitert: vom Posteingang bis hin zum Lager.

Das heißt, das ist ein fortlaufendes Projekt ohne zeitliche Einschränkung?

Ilsa: Ja, unsere neuen Azubis können daran weiterarbeiten und es ergänzen. Das Gleiche gilt auch für die Lernplattform der Azubis.

Apropos Azubis. Besonders spannend ist in eurem Fall, dass ihr beide Digiscouts wart und seitdem andere Digiscouts mit neuen Projekten betreut. Wie war dieser Perspektivwechsel für euch?

Tamara: Es ist eine sehr spannende Erfahrung. Zwischen den Wechseln war auch kein langer Zeitraum. Daher konnte ich mich noch gut daran erinnern, wie ich mich als Digiscout gefühlt habe. Der Altersunterschied zu den neuen Azubis ist nicht so groß, daher kann ich mich sehr gut in die Lage der Azubis hineinversetzen und wahrscheinlich einen besseren Rat geben, als jemand, der noch keine Azubi-Projekte umgesetzt hat.

Ilsa: Da kann ich Tamara nur zustimmen. Wir wissen jetzt, welche Rolle die Ausbilderin bei einem Digiscouts-Projekt hat und wie sie denkt. Als Azubi bekommt man gar nicht mit, was alles im Hintergrund besprochen wird. Einige Prozesse können die Ausbildenden auch gar nicht nachvollziehen, weil sie nicht praktisch an der Umsetzung gearbeitet haben. Ich habe beispielsweise meine Auszubildende aufgeklärt, wie das bei mir ablief. Dadurch hatte sie mehr Einsicht und fühlte sich besser abgeholt.

Glaubt ihr, es macht mehr Sinn, wenn erfahrene Digiscouts das nächste Azubi-Projekt betreuen anstatt eines Ausbildenden?

Ilsa: Definitiv. Ich selbst weiß, wie es ist, an diesem Projekt zu arbeiten. Beide Seiten zu kennen ist sehr wertvoll.

Tamara: Das sehe ich genauso. Gerade weil man besser einschätzen kann, an welchen Stellen die Azubis eventuell Hilfe gebrauchen könnten.

Habt ihr generell das Gefühl, dass sich der Stellenwert der Azubis bei euch im Unternehmen durch das Digiscouts-Projekt verändert hat? Haben Azubis mehr Mitspracherecht und werden sie mehr in Entscheidungsprozesse einbezogen?

Tamara: Unsere Azubis sind von Anfang an ein wertvoller Teil des Teams. Die Azubis nehmen bei uns erst ab dem zweiten Lehrjahr am Projekt teil. Dadurch können wir deutlich erkennen, dass wir den Azubis nach dem Projekt mehr eigenständige Projekte überlassen und zutrauen können. Sie bewältigen diese mit viel mehr Eigenverantwortung. Beispielsweise sind die Azubis bei uns eigenverantwortlich für die Büromaterialbeschaffung zuständig. Im Allgemeinen sind die Azubis nach so einem Projekt viel strukturierter und können auch das abteilungsübergreifende Arbeiten besser bewältigen. Das Projekt stärkt deutlich das Selbstvertrauen und die Kommunikation, die sie auch in der Abteilung vermitteln. Sie gliedern sich viel besser in das Team ein und trauen sich mehr zu.

So wie das klingt, hat sich das Projekt Digiscouts sehr positiv auf die Azubis und auf das Unternehmen ausgewirkt. Hat es auch etwas beim Azubimarketing bewirkt? Werbt ihr damit, wenn ihr neue Ausbildungsplätze zu vergeben habt?

Tamara: Wir werben damit nicht in den Stellenausschreibungen, aber im Bewerbungsgespräch sprechen wir darüber, dass die Azubis unter anderem bei Projekten wie den Digiscouts teilnehmen werden. Das ist bei uns mittlerweile ein fester Bestandteil der Ausbildung. Wir erwähnen auch, dass sie viele kleine Projekte eigenverantwortlich und selbstständig umsetzen dürfen.

Setzt ihr aktuell noch Projekte um?

Tamara: Es läuft gerade ein Projekt für unseren neuen Auszubildenden. Aktuell holt er Angebote für eine Photovoltaikanlage für die Außenfassade ein.

Ilsa: Wir haben gerade einen Belegungsplan in Outlook integriert. Es gibt immer wieder kleine Projekte, die umgesetzt werden.

Vielen Dank für das Interview und den Einblick in euren Unternehmensalltag!