Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Ticket-System für die Softwareentwicklung

Stockwerke rauf und runter, um ein Problem in der Produktion zu lösen – das bedeutet häufig viel Arbeit und Zeitaufwand für die IT-Abteilung der IDENTA Ausweissysteme GmbH. Dieses Problem wollten die Digiscouts lösen und führten deshalb ein Ticket-System ein, um die Mitarbeitenden zu entlasten.

Stellt euch doch gerne selbst und euren Betrieb vor

Identa Ausweissysteme GmbH ist ein Unternehmen, das sich auf die Herstellung und den Vertrieb von Identifikations- und Ausweissystemen spezialisiert hat. Oftmals kommt bei uns ein Anruf rein, um die Produktion in den verschiedensten Fällen zu unterstützen. Da man Fehlermeldungen oder ähnliches viel besser anhand eines Screenshots, als einer kurzen Beschreibung identifizieren kann, haben wir uns überlegt, wie man diesen Prozess beschleunigen könnte.

Wir – Nico und Michael – sind das Digiscouts-Team der Identa Ausweissysteme GmbH und haben gemeinsam ein Ticketsystem für unsere Softwareentwicklung erstellt und konfiguriert. Bisher haben wir bereits ein Ticketsystem, aber dieses ist nur für die IT-Administration und da unsere Produktion aus der Basis der Softwareentwicklung entsteht, haben wir es für sinnvoll gehalten der Abteilung auch ein Ticketsystem bereit zu stellen.

Wie seid ihr darauf gekommen selbst ein Ticketsystem für die Softwareentwicklung zu erstellen und warum habt ihr den Fokus dabei auf die Produktion gesetzt?

Wir beide sind Fachinformatiker aus dem zweiten Lehrjahr (Nico Fachinformatiker-Anwendungsentwicklung & Michael Fachinformatiker-Systemintegration) und müssen aufgrund unserer Arbeitsvorgänge nicht nur vorm Bildschirm sitzen, sondern auch die Produktion stets kontrollieren/überprüfen/verbessern. Somit sehen wir beide, woran es uns im Unternehmen noch fehlt und wie wir unsere Arbeitsweise verbessern bzw. auch beschleunigen können, um alle unsere Mitarbeitenden zu entlasten. In der Abteilung von Michael, der IT-Administratoren, gibt es bereits seit mehreren Jahren ein Ticket-System und dieses funktioniert hervorragend, also wieso auch nicht ein Ticket-System für die Softwareentwicklung, die ein solches Ticket-System bestimmt gebrauchen könnte. Bisher funktioniert die Arbeit folgendermaßen, aufgrund einer Fehlermeldung kommt es bei einer Maschine zum Produktions-Stopp. Es folgt ein Anruf an die Softwareentwicklung, dass sich jemand aus der Abteilung sich die Sache mal anschauen sollte. Dieser Mitarbeitende wird oftmals, wenn er schon in der Produktion ist, mit anderen Baustellen konfrontiert. Also haben wir uns überlegt, wie wir auch unsere Techniker (Softwareentwickler) entlasten könnten. In unserem neuen Ticket-System kann man die Tickets einen jeweiligen Techniker je nach Aufgabenbereich oder sogar Priorität zuweisen. Damit erhoffen wir uns ein besseres Team Management, eine bessere Arbeitsverteilung und für uns am wichtigsten: Azubis bekommen ebenso Aufgaben verteilt und bilden sich somit weiter. Um die meisten Probleme zu beheben, muss der Techniker die Arbeit am PC verrichten, also sparen wir uns mit dem Ticket-System einen riesigen Zeitaufwand, den noch vor ein paar Monaten mussten die Techniker sich das Problem erst vor Ort anschauen, dann wieder zu ihrem Platz zurückkehren, um beispielsweise die Datenbank zu aktualisieren oder die Fehlermeldung erst einmal in Ruhe zu analysieren.

Gab es irgendwelche Probleme während der Projektumsetzung ?

Wir hatten viele Baustellen auf unseren Weg, aber keine die wir nicht lösen konnten. Unsere erste Anlaufstelle war es, das bereits existierende Ticket-System der IT-Administratoren zu erweitern, so dass die Softwareentwicklung und die IT-Administratoren auf gleicher Lizenz das Ticket-System nutzen. Aber da man so sich eher in die Quere kam, haben wir diese Testphase auch nach zwei Wochen beendet. Es gab zwar die Möglichkeit es so zu trennen, dass man nicht die Tickets der anderen Abteilung sieht, aber wenn es dann zum Punkt kommt das Ticket zu filtern, in welche Kategorie es fällt, wurde es für beide zu unübersichtlich. Somit haben wir ein neues Ticket-System für die Softwareentwicklung gefunden, das nur für diese Abteilung existiert. Ein weiteres Problem war, dass wir beide wenig Zeit hatten, wo wir gemeinsam am Projekt gearbeitet haben aufgrund von unterschiedlichen Schultagen, Krankheitsausfällen oder auch Urlaubstagen. Aber da wir uns gegenseitig per E-Mail immer auf den Laufenden gehalten haben, war dies auch kein Problem für uns.

Wie lautet euer Fazit zu den Digiscouts?

In dem Digiscouts-Projekt haben wir einiges gelernt. Was uns in Zukunft weiterhelfen wird, ist die Projektplanung und Projektumsetzung. Wir haben uns Gedanken gemacht, wo wir im Unternehmen Digitalisierungspotenzial sehen, das unsere Produktionsvorgänge auch beschleunigen kann. Bei der Projektumsetzung wissen wir jetzt, dass wir uns zu geregelten Terminen treffen und am Projekt gemeinsam arbeiten müssen. Da wir beide an verschiedenen Zeiten Berufsschule haben, wurde unsere Arbeit, die man gemeinsam machen konnte, oft zur Einzelarbeit. Aber da wir unser Projekt trotz diesen Umständen gemeinsam und erfolgreich beenden konnten, kann man unser Digiscouts-Projekt „Ticket-System für die Softwareentwicklung“ als gelungen betrachten.