Wie die Generationen XYZ und KI die Candidate Journey verändern (Teil 2)

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig: Immer mehr Unternehmen suchen händeringend nach Fachkräften und Auszubildenden. Umso mehr Bedeutung bekommt die Candidate Journey – die Reise, die ein Bewerbender auf dem Weg bis hin zu einem neuen Job oder einer Ausbildung antritt. Warum ist es sinnvoll, viel Zeit, Ideen und möglicherweise auch Geld in die Candidate Journey zu investieren? Die Antwort dazu haben Sie bereits im ersten Teil des Artikels erfahren. Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie den Kontakt mit Ihren zukünftigen Mitarbeitenden während der Preboarding-Phase aufrechterhalten, ein gelungenes Onboarding organisieren und welchen Rolle KI in Zukunft im Personalbereich spielen könnte. 

PREBOARDING – MITARBEITENDE WILLKOMMEN HEIßEN UND KONTAKT HALTEN
Nach der Unterzeichnung des Arbeits- oder Ausbildungsvertrages beginnt der Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag für den neuen Mitarbeitenden. Für Betriebe ist es wichtig, diese Preboarding-Phase als Fortsetzung der Candidate Journey zu betrachten. In dieser manchmal auch heiklen Phase können neue Beschäftigte abspringen; umso wichtiger ist es, den Kontakt aufrechtzuerhalten. Neue Kolleginnen und Kollegen sollen das Gefühl bekommen, die richtige Entscheidung getroffen zu haben, indem sie sich auch schon vor ihrem ersten Arbeitstag Teil des Teams und des Betriebes sind.

Die regelmäßige Kommunikation mit dem zukünftigen Mitarbeitenden spielt dabei eine wichtige Rolle: Persönliche E-Mails, Newsletter oder die Social-Media-Kanäle können bei der Kommunikation unterstützen und so die neue Kollegin oder den neuen Kollegen auf dem Laufenden halten. Auch virtuelle Treffen oder eine Einladung zu Firmenevents können vorab die Mitarbeiterbindung stärken.

Darüber hinaus können Unternehmen die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag steigern, indem sie beispielsweise ein Willkommenspaket mit allen relevanten Informationen zum Unternehmen und zu Ansprechpersonen sowie eventuell benötigte Arbeitskleidung vorab an das neue Teammitglied schicken.

ONBOARDING – ANKOMMEN UND WOHLFÜHLEN
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt das Onboarding für den neuen Mitarbeitenden. Dies beinhaltet das Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen, der Arbeitsabläufe und nicht zuletzt der Unternehmenskultur. Wer hier als Unternehmen eine positive Atmosphäre verbreitet und vorbereitet ist, schafft gleichzeitig auch eine gute Grundlage für die Mitarbeiterbindung.

Ein strukturierter Willkommenstag oder sogar eine Willkommenswoche startet mit einem herzlichen Empfang, einer Vorstellungsrunde des Teams und anderer Kolleginnen und Kollegen sowie eine Einführung am Arbeitsplatz. Auch administrative Aufgaben und Unterlagen zum Ausfüllen bieten sich gut an, um den ersten Arbeitstag zu gestalten. Eine Mentorin oder ein Mentor an der Seite des neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen schafft Vertrauen und kann bei Fragen und ersten Aufgaben die Bindung stärken.

WIE KÜNSTLICHE INTELLIGENZ (KI) DIE PERSONALABTEILUNG UNTERSTÜTZEN UND ZEIT EINSPAREN KANN
Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden ist meist sehr zeitintensiv, dafür bleiben oft andere Aufgaben liegen. Neue Technologien wie KI können inzwischen Tätigkeiten im HR-Bereich übernehmen, die sonst von Mitarbeitenden aus dem Personalbereich erledigt werden müssten. KI bietet viel Potenzial und könnte in Zukunft den gesamten HR-Bereich revolutionieren.

Bereits seit einigen Jahren gibt es schon intelligente Entscheidungshilfen, die bei der Auswahl von Kandidatinnen und Kandidaten unterstützen können. Beispielsweise kann ein Bewerbermanagement-Tool wie ein Applicant Tracking System (ATS) nach bestimmten Kriterien filtern. Die eingehenden Bewerbungen werden zum Beispiel anhand von Keywords nach Job-Qualifikationen oder anderen relevanten Informationen „gescreent“. KI ermöglicht aber auch, Termine für Vorstellungsgespräche zu generieren und automatisierte Absagen zu verschicken. Die künstliche Intelligenz übernimmt also vorab sämtliche Kommunikation mit den Bewerbenden.

Mithilfe von KI können Unternehmen zudem herausfinden, wie gut der Bewerbende zur Stelle passt, die Bewerbungen können sogar untereinander verglichen werden. Außerdem können Bewerbungen Stellen zugeordnet werden, auf die sich die Kandidatin oder der Kandidat gar nicht beworben hat, aber möglicherweise passen könnten.

Auch bei den ersten Kontaktpunkten der Candidate Journey kann KI hilfreich sein. So können KI-unterstützte Chatbots vorab Interessierten Fragen zum Unternehmen und zur Stelle beantworten. Auch die persönlichen Präferenzen, wie ein Bewerbender mit dem Unternehmen kommunizieren möchte, können mittels KI gesteuert werden.

WOHIN GEHT DIE REISE?
Aktuell steckt die Entwicklung von KI-Technologien auch im HR-Bereich noch in den Kinderschuhen. Was hier noch möglich ist und welches Potenzial es für das Bewerbermanagement bietet, wird sich in den nächsten Jahren zeigen. Vor allem wird es wohl noch einige Zeit dauern, bis kleine und mittlere Unternehmen KI im HR-Bereich aktiv einsetzen und damit ihre Candidate Journey optimieren. Es bleibt also nicht die Frage, ob, sondern wie KI in Zukunft im Bewerbermanagement eine Rolle spielen wird.