Azubis digitalisieren nach Plan

Das Digiscouts® Projekt findet eine große Resonanz im Mittelstand. Der aktuelle Stand: 230 Betriebe mit insgesamt 750 Auszubildenden haben seit 2018 am Projekt teilgenommen. Die Grundidee, Auszubildende mit der Aufgabe zu betrauen, Potenziale zur Digitalisierung zu erschließen, überzeugt also.

Digitalisierung systematisch voranbringen

Den fachlichen Ankerpunkt des Projekts Digiscouts® bildet das Digitalisierungs-Cockpit des RKW. Es ist in einem Projekt entstanden, in dem es um die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle geht. Daher steht der Kunde im Zentrum. Auf ihn sind letztlich die Handlungsfelder und Stoßrichtungen von Digitalisierung bezogen. Die Systematik dient weniger als Lernstoff, sondern eher als Orientierungshilfe für die Suche nach Ansatzpunkten für Digitalisierungsprojekte. Im Blickpunkt standen dabei interne Prozesse, Kundenbeziehungen, neue Angebote. Das hat sich bewährt, denn damit werden die Recherchen und Lösungsideen der jungen Digiscouts® gleich so gesteuert, dass sie den betrieblichen Nutzen und die Kunden im Blick behalten. Die vertiefte Auswertung der Digiscouts-Projekte der Jahre 2018 bis 2019 bestätigt dies.

Effizientere Prozesse, höherer Kundennutzen

Die Mehrzahl der Betriebsprojekte nimmt die Verbesserung oder den Ersatz bestehender Prozesse in den Fokus. Oft geht es darum, Systembrüche zu vermeiden, lange Wege zu verkürzen und ein Nebeneinander verschiedener Vorgehensweisen zu vereinheitlichen. Diese Optimierungen können sich auf rein interne Vorgänge beziehen wie die Genehmigung von Urlaub - aber sie können auch durchaus relevant für die Wertschöpfung sein, wenn es beispielsweise um die Ausgangslogistik geht. Einige Digiscouts-Projekte gerade in diesem Handlungsfeld bestechen durch ihren interdisziplinären Ansatz: Junge Menschen aus unterschiedlichen Ausbildungsberufen hospitieren in Bereichen des Unternehmens, die sie noch nicht kennen und kommen dann manchmal auf so bahnbrechende Verbesserungsvorschläge, dass die Umsetzung den Rahmen des sechsmonatigen Betriebsprojekts sprengen würde.

Digitale Kommunikation mit Kunden

Ein Teil der Projekte beschäftigt sich mit digitalen Kommunikationskanälen zum Kunden. Einige wenige drehen sich um digitale Angebote. Auch in diesen Fällen erweist es sich als Gewinn, wenn interdisziplinäre Teams daran arbeiten. Wie weit die Vorhaben dann von den Azubis eigenständig umgesetzt werden können, hängt auch von ihrem Ausbildungsberuf ab. Azubis in IT-Berufen können eine App programmieren, Azubis in anderen Berufen sind hier eher auf Hilfe von externen Experten angewiesen. Aber auch der professionelle Umgang mit Auftragnehmern und ihre Steuerung kann ein wertvolles Learning im Rahmen von Digiscouts® sein.

Innovativ durch Zusammenarbeit

Ein wichtiger Erfolgsfaktor von Digiscouts ist überdies die Passung der Betriebsprojekte mit den im Mittelstand vorherrschenden Rationalisierungs- und Innovationsstilen sowie mit der hohen Wertschätzung von Ausbildung und Beruflichkeit.

Innovationen im deutschen Mittelstand sind typischerweise durch kleine schrittweise Innovationen geprägt, zu denen mehrere Mitarbeitergruppen beitragen und Ideen beisteuern. Seltener finden sich bahnbrechende Veränderungen und umfassende Neuerungen. Kurze Wege zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden bestimmen den Alltag in den Betrieben. Im Falle von Digiscouts® gaben gerade bei den kleinen Unternehmen die persönliche Kommunikation und Begeisterung für die Sache den Projekten den nötigen „Schwung“. Bei größeren Betrieben stellte die Aufgabe, die Projektidee vor der Geschäftsführung zu präsentieren, eine Herausforderung für die Azubis dar. Die Wertschätzung, die dadurch zum Ausdruck kam, dass sich die Chefs Zeit für die Jüngsten nahmen, trug ebenfalls erheblich zur Motivation bei.

Die Auszubildenden konnten ihre in der Berufsausbildung bereits erworbenen kaufmännischen und technischen Kompetenzen in die betrieblichen Prozesse einbringen. Dabei übten sie agile Formen der Zusammenarbeit ein, die die Entwicklung von Ideen und interdisziplinäre Arbeitsweisen förderten. Auch die Einsatzbereitschaft, unter dem Druck enger Zeitmargen das Projekt neben den alltäglichen (Ausbildungs)Anforderungen durchzuführen, war ein Erfolgsfaktor.

Kompetenzgewinn und Wertschätzung für die Azubis

Für die Verankerung der Azubiprojekte im Betrieb waren die Kommunikation und die Abstimmung der Digitalisierungsvorhaben mit der Kollegenschaft in den betrieblichen Bereichen von entscheidender Bedeutung. Die Auszubildenden selbst benannten dies als einen für sie wichtigen Lerneffekt aus dem Projekt.

Die praktische Relevanz der Digitalisierungsprojekte sowie die Offenheit, Wertschätzung und das Vertrauen, das ihnen in den Betrieben dabei meist entgegengebracht wurde, waren für die Auszubildenden sinnstiftend und motivierend. O-Ton eines Auszubildenden: „Besonders stolz bin ich auf den Mehrwert des Projektes, unseren Mitarbeitern ein hilfreiches Tool entwickeln zu dürfen, um die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern“.

Einige Unternehmen wollten ihre Digitalisierungsprojekte auch nach offiziellem Projektende weiterführen. Dies spricht für die Nachhaltigkeit der betrieblichen Anstrengungen. Andere ergreifen die Chance, auch in einer erneuten Runde Digiscouts® in ihrer Region wieder dabei zu sein.

Fazit

Digiscouts steht für eine passgenaue Unterstützung mittelständischer Firmen bei der schrittweisen Digitalisierung von Prozessen, und zwar durch die offensive Nutzung der Motivationen und Kompetenzen der Mitarbeitenden. Aufgrund der kurzen Dauer und des geringen Investitionsaufwands der Unternehmen lassen sich mit Digiscouts® allein keine großen Digitalisierungssprünge bewirken. Erreicht wird damit aber, dass Digitalisierung passgenau auf die Organisation zugeschnitten wird und die Kompetenzen zur Nutzung digitaler Technologien bei den Akteuren wachsen. Damit werden wichtige Vorrausetzungen dafür geschaffen, dass sich der „Digitalisierungsgedanke“ bei den Mitarbeitenden in den Arbeitsbereichen verbreiten kann. Dies ist mehr als bloße Akzeptanz im Sinne des „Hinnehmens“ eines unabweisbaren technologischen Fortschritts.

Möglichweise öffnet die Verankerung von Digitalisierungsthemen im Betrieb auch das Tor für weiterreichende Initiativen und Konzepte zur Digitalisierung. Dies betrifft Maßnahmen, die über die Optimierung einzelner Abläufe hinausgehen und die Möglichkeiten der Digitalisierung weiter ausschöpfen. Neben der Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerfähigkeit würde dies Digitalisierungsprojekte auf den Gebieten Kunden- und Marktbeziehungen betreffen. Dies könnte in die Richtung neuer Produkte und Geschäftsmodelle gehen.