DS2: Die Digiscouts® bekommen eine neue Plattform

Digitalisierung. Eine Herausforderung, aber gleichzeitig die Chance für Betriebe, um sich in der zunehmend digitalisierten Welt zu behaupten. Insbesondere im Rahmen der strategischen Personalarbeit und des Ausbildungsmarketings eröffnen sich durch die Digitalisierung neue Möglichkeiten, um die Attraktivität als Ausbildungsbetrieb zu steigern und durch einen höheren Grad der Digitalisierung betriebsinterne Prozesse und Abläufe effizienter, schneller und kostengünstiger zu gestalten.

Das Tool „DS2“ (Digiscouts 2.0)

Um diese betriebliche Digitalisierung zu unterstützen, wurde 2018 das Projekt Digiscouts® ins Leben gerufen, welches Azubis bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in ihrem Ausbildungsbetrieb unterstützt. Doch das Projekt Digiscouts® wirkte sich nicht nur positiv auf die Betriebsabläufe der Ausbildungsbetriebe und die digitalen Kompetenzen der Auszubildenden aus. Auch das Digiscouts®-Team im RKW verzeichnete einen Erkenntnisgewinn in Hinblick auf die genutzten Projektmanagement- und Kommunikationstools und inwiefern noch funktionales Verbesserungspotenzial hinsichtlich des RKW-spezifischen Anforderungsprofils existiert.

Im Zuge einer näheren Prüfung der Vor- und Nachteile bereits existierender Tools, wurde zunehmend deutlich, dass ein zentrales System, über welches sowohl die Projektanmeldung als auch die gesamte Organisation und Kommunikation der einzelnen Betriebsprojekte abgewickelt werden kann, eine Bereicherung für das Digiscouts®-Projekt darstellen würde.

Um diese Komponenten zu vereinen, wurde RKW-intern das Tool „DS2“ (Digiscouts 2.0) entwickelt und im September 2020 in Betrieb genommen. Somit kann auch das RKW ein eigenes Digitalisierungsprojekt vorweisen, welches die Abläufe und Kommunikationskanäle vereinfacht. Bereits während der Anlaufphase des Tools ließen sich deutliche Verbesserungen in den Bereichen Transparenz, Übersichtlichkeit und effizientes Arbeiten erkennen. Durch das Zusammenführen der verschiedenen Elemente Projektmanagement, Kommunikationskanal und Lerninhalte, wurde ein zentrales System geschaffen, welches aufgrund des facettenreichen Funktionsumfangs hervorsticht.

Ein entscheidender Vorteil zur Ausgangssituation ist der erheblich leichtere Anmeldeprozess für das Projekt Digiscouts®. Durch die Digitalisierung des Vorgangs profitieren interessierte Betriebe von einer Übersicht über die teilnehmenden Regionen und die in dieser Region noch verfügbaren Plätze, welche zu jeder Zeit auf der Webseite von DS2 einsehbar sind. Innerhalb kürzester Zeit und durch wenige Klicks kann direkt eine Anmeldung für die Digiscouts® erfolgen, sodass weder ein redundantes Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten noch ein postalisches Einreichen der Bewerbung erforderlich sind. Darüber hinaus wird auch im weiteren Anmeldeprozess jederzeit der aktuelle Status der jeweiligen Bewerbung angezeigt, sodass zu jedem Zeitpunkt die Transparenz der Vorgänge gewährleistet werden kann. Die papierlose und damit ressourcenschonende und zeitgleich schnelle Abwicklung des gesamten Prozesses, ist in einem Zeitalter der Nachhaltigkeit, Schnelligkeit und Transparenz das Fundament einer modernen Organisation.

Ein Projektmanagementtool

Im Rahmen seiner Funktion als Projektmanagementtool ist ein wesentlicher Bestandteil von DS2 die Komponente Projektplanung, mit der die schrittweise Umsetzung des Betriebsprojekts durch das Erstellen und Abschließen von Aufgaben bestmöglich strukturiert und der Projektfortschritt konstant überprüft werden kann. Zudem erhalten Nutzerinnen und Nutzer entsprechende Benachrichtigungen, beispielsweise wenn gewisse Aufgaben ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben. Auf diese Weise ermöglicht DS2 ein strukturiertes Arbeiten innerhalb des eigens aufgestellten Zeitplans, ohne dass große Meilensteine oder kleinere Aufgaben in Vergessenheit geraten. Insgesamt ermöglicht DS2 demnach eine unkomplizierte zeitliche sowie inhaltliche Planung des jeweiligen Betriebsprojekts.

Kommunikation

Eine weitere zentrale Komponente von DS2 ist die integrierte Kommunikationsfunktion. Dieser Kanal gestattet einen einfachen und nachvollziehbaren Austausch zwischen den einzelnen Azubis, den Betreuenden im Betrieb und auch dem RKW-Team. Durch die Gestaltung als offenes Forum zu selbsterstellten Themen kann von jedem Projektmitglied zu jeder Zeit eine Diskussion oder Unterhaltung rekonstruiert werden, sodass ein hohes Maß von Transparenz gewährleistet ist. Der umständliche Austausch per E-Mail zwischen Einzelpersonen konnte somit von einem von allen Beteiligten einsehbaren Kanal abgelöst werden. Alle Beteiligten sind somit zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand.   

Lerninhalte

Um den Azubis zu einer einheitlichen Wissensgrundlage für die Umsetzung ihres Projekts zu verhelfen, enthält DS2 eine weitere Rubrik für Lerninhalte, über die Azubis entsprechendes Material abrufen können. Insbesondere die Suche nach Digitalisierungspotenzialen im Ausbildungsbetrieb und die Kernaspekte des Projektmanagements stehen hierbei im Mittelpunkt, da die Erfahrungen mit diesen Themen individuell stark variieren können und es somit für die Projektumsetzung förderlich ist, den Azubis Wissen zur Verfügung zu stellen, welches ihnen gegebenenfalls den Einstieg in die Thematik erleichtert. 

Mit dem Ziel ein möglichst ganzheitliches Tool zu kreieren, wurden über die Kernfunktionen des Tools hinaus auch ein Veranstaltungskalender und eine Zeitschiene in DS2 integriert. Als Resultat ist eine umfassende Übersicht über die gesamten Termine, Aufgaben und Veranstaltungen verfügbar, sodass die Zeitplanung des Betriebsprojekts zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar ist. Abschließend vervollständigt noch eine Sektion für Fragebögen den Funktionsumfang des Tools, um im Nachhinein die Erfolge und Herausforderungen des jeweiligen Betriebsprojekts näher analysieren zu können. Hiervon profitiert nicht nur das Digiscouts®-Team des RKW, welches kontinuierlich daran arbeitet, die Rahmenbedingungen und Unterstützung für das Projekt Digiscouts® zu verbessern, sondern auch die Betriebe selbst, denn auch aus den Herausforderungen des Projekts lassen sich für die Zukunft Erkenntnisse gewinnen, welche das Unternehmen weiter voranbringen können.

Abschließend lässt sich bereits drei Monate nach Inbetriebnahme des Tools erkennen, dass sich DS2 mit seinem außerordentlichen Funktionsumfang bewährt hat. Während die Prozesse in der „alten Welt“ papierlastig und teilweise unübersichtlich waren, ermöglicht DS2 in der „neuen Welt“ transparente und effiziente Arbeitsprozesse.

Insgesamt lohnt es sich also die Digitalisierung als Chance zu betrachten und sich den Herausforderungen zu stellen!