Mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäfte nicht an ihrer Personalsituation vorbei entwickeln möchten, profitieren oft erheblich von einer strategischen Personalplanung und einer daraus abgeleiteten Personalarbeit. Strategische Personalplanung ist einer der besten Wege, sich auch als kleines oder mittleres Unternehmen auf den Fachkräftemangel einzustellen.
Was ist eine strategische Personalplanung?
Krisen und deren Vorboten legen den Finger immer auch auf die strategischen Versäumnisse von gestern. Bezogen auf die Personalstrategie eines mittelständischen Unternehmens bedeutet dies: Fachkräfteengpässe, Probleme beim Finden, Binden und Entwickeln von Fach- und Führungskräften, können in einem nicht unerheblichen Ausmaß schon im Vorfeld minimiert, verhindert oder zumindest sehenden Auges in Kauf genommen werden. Dies setzt allerdings voraus, dass ein Unternehmen sich ausreichend Vorlaufzeit dafür verschafft.
Strategische Personalplanung – also eine an den Geschäftsprozessen orientierte Planung von Personalressourcen und deren Bewirtschaftung – gibt somit belastbare und verbindliche Antworten auf die Kernfrage: Was müssen wir personalwirtschaftlich HEUTE entscheiden und beginnen, damit wir MORGEN geschäftlich erfolgreich sind? Nicht mehr und nicht weniger.
Welchen Nutzen verspricht eine strategische Personalplanung?
Eine strategische Personalplanung verschafft Zeit, um Vorsorge zu treffen und Personalressourcen sorgsam zu entwickeln. Wer etwa heute weiß, dass morgen nicht mehr kundenindividuell, sondern standardisiert und preisorientiert gefertigt wird, kann heute beginnen zu reagieren: Man kann mit der Entwicklung von Standardisierungskompetenzen anfangen, Einarbeitungskonzepte anpassen, sich sozialverträglich von unpassenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern trennen und auch langfristige Personalentwicklungsmaßnahmen gewinnbringend zum Einsatz bringen.
Entscheidend ist dabei nicht nur das Ergebnis, also die Personalstrategie des Unternehmens, sondern vielmehr, dass Entscheiderinnen und Entscheider lernen, Spielräume zur Personalbewirtschaftung mit Spielräumen zu Geschäftsentwicklung übereinzubringen. Die Durchführung einer strategischen Personalplanung nach unserem Muster sorgt oft dafür, dass Personalverantwortliche und Geschäftsführung sich damit auseinandersetzen, welche Rolle Geschäftsziele und deren Bearbeitung bei der Personalstrategie haben..
Ist eine strategische Personalplanung gleichbedeutend mit einer Personalstrategie?
Nein. Während die strategische Personalplanung den Prozess beschreibt, personalwirtschaftliche Aktivitäten auf die Unternehmensziele hin auszurichten, bezeichnet die Personalstrategie das Ergebnis dieses Prozesses. Beides sind im Grunde Hilfsmittel, um in einen strukturierten Auseinandersetzungsprozess zwischen geschäftlichen und personalwirtschaftlichen Gestaltungsspielräumen zu gehen.
Weder das Stück Papier, auf dem verabredete Maßnahmen stehen, noch der Planungsprozess an sich, der dem Stück Papier meist vorausgeht, machen einen nachhaltigen Unterschied aus. Vielmehr geht es zum einen darum, Personalprozesse ebenso professionell zu gestalten, wie Unternehmen es von ihren marktbezogenen Aktivitäten her kennen. Zum anderen geht es um die kontinuierliche Verbindung absatzmarktbezogener und personalwirtschaftlicher Überlegungen. Letztlich ist entscheidend, dass die richtigen Menschen zur rechten Zeit über die relevanten Inhalte sprechen, aus Plänen Taten werden und man dabei akzeptiert, dass es trotzdem immer anders kommt. Eine strategische Personalplanung verändert, wovon man sich überraschen lassen kann und worauf gestaltend Einfluss genommen wird.
Wie kann eine strategische Personalplanung gelingen?
Die Durchführung einer strategischen Personalplanung nach RKW-Muster ist einfach, schnell und oft leicht selbst gemacht. Im Rahmen von sechs standardisierten Schritten werden Stellencluster gebildet, sogenannte Jobfamilien, und mit Blick auf die strategische Entwicklung des Unternehmens bewertet. Daraus ergibt sich eine Risikobetrachtung für alle strategisch prioritären Jobfamilien und die Verabredung strategischer Maßnahmen. Damit der Gesamtprozess gelingen kann, braucht es pro Geschäftsfeld etwa einen halben Tag Zeit, die Teilnahme von Personalverantwortlicher/ Personalverantwortlichem, der Geschäftsführung sowie der wichtigsten Führungskräfte und ein wenig konzeptionelles Hintergrundwissen, das Sie in unseren Leitfäden nachlesen können.
Auf einen Blick: Strategische Personalplanung in sechs Schritten
1. Jobfamilien erstellen
– Sämtliche weiteren Strukturen, Abteilungen und Hierarchiestufen werden außer Acht gelassen: Sie bündeln Positionen mit vergleichbaren oder annähernd ähnlichen Anforderungen zu sogenannten Jobfamilien, wie beispielsweise Konstrukteure, Vertriebsmitarbeiter oder Einkäufer. In mittelständischen Betrieben beläuft sich die Zahl solcher Jobfamilien erfahrungsgemäß auf höchstens zwölf, oft sogar weniger.
2. Jobfamilien priorisieren
– Andere Jobfamilien werden nicht berücksichtigt: Sie beginnen nun mit der eigentlichen Personalplanung, indem Sie die Jobfamilien nach deren Relevanz für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens priorisieren. In der Regel sind das in mittelständischen Unternehmen nicht mehr als sechs. In einem Unternehmen, in dem die Kostenstruktur entscheidend ist, könnte eine priorisierte Jobfamilie etwa die Gruppe der „Einkäufer“ sein.
3. Strategische Treiber definieren
– Weitere Unternehmensdaten werden vernachlässigt: Sie leiten aus den Zielen für Markt, Innovation und Produktivität Ihres Unternehmens die Treiber für den künftigen Personalbedarf ab. Beispiele hierfür wären Wachstumsziele, die Erschließung neuer Märkte oder geplante technologische Entwicklungen.
4. Analyse der strategischen Betroffenheit der priorisierten Jobfamilien
– Andere Merkmale der priorisierten Jobfamilien werden nicht berücksichtigt: Sie analysieren die Auswirkungen der strategischen Treiber des Personalbedarfs auf die priorisierten Jobfamilien. Dieser Schritt stellt das zentrale Element der strategischen Personalplanung dar, da hier die Unternehmensstrategie mit der Personalplanung verknüpft wird. So könnten Sie beispielsweise erkennen: Das prognostizierte Umsatzwachstum von fünf Prozent im Maschinenbausegment wird unseren Bedarf an Konstrukteuren stark beeinflussen, während die Auswirkungen auf die Einkäufer geringer sein dürften.
5. Risikoprofile für die priorisierten Jobfamilien erstellen
– Andere Szenarien bleiben außen vor. Sie prüfen die Betroffenheit der priorisierten Jobfamilien in Bezug auf die zentralen personalwirtschaftlichen Risiken: Altersstruktur, Kapazitäten, Kompetenzen und Personalbeschaffung. Zum Beispiel könnte sich herausstellen: Bei den Außendienstmitarbeitern ist mit altersbedingten Ausfällen zu rechnen (Altersrisiko), und gleichzeitig sind diese auf dem Arbeitsmarkt schwer zu finden (Beschaffungsrisiko).
6. Planung strategisch relevanter Maßnahmen
– Weitere Beweggründe werden außer Acht gelassen: Nun können Sie genau festlegen, welche kurz-, mittel- und langfristigen personalwirtschaftlichen Maßnahmen strategisch erforderlich sind und diese planen. Beispiele hierfür wären die detaillierte Identifizierung geeigneter Arbeitsmärkte für Außendienstmitarbeiter oder die Etablierung interner Rekrutierungsstrategien für diese Jobfamilien.
Strategische Personalplanung und Personalarbeit: Welche Anleitungen, Informationen und Tools hat das RKW Kompetenzzentrum zu bieten?
Die im RKW im Projekt "Wettbewerbsfähig mit Personalstrategie" entwickelten Konzepte sind in mittelständischen Unternehmen erprobt und einfach anwendbar – (weitgehend) unabhängig von Branche und Mitarbeiterzahl. Die Darstellung erfolgt in der Regel als leicht nachvollziehbare Schrittfolge einschließlich passender Tools. Damit bietet das RKW Orientierung und lässt gleichzeitig genug Raum für die individuelle Situation eines Unternehmens.
Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen: Der Leitfaden zu strategischer Personalplanung bildet gewissermaßen den Ausgangspunkt für alle weiteren Handlungsfelder und Produkte. Er unterstützt mit einfacher Methodik die Entwicklung einer Personalstrategie. Einfacher geht es noch mit der Web-App, mit deren Hilfe der gesamte Prozess digital abgebildet und nachgehalten werden kann.
Strategisches Personalmarketing: Ausgehend von einer strategischen Personalplanung zeigt dieser Leitfaden einen Weg auf, wie sich ein Unternehmen aufbauend auf der eigenen Identität attraktiv für die wichtigsten Mitarbeiterpotenziale macht.
Strategisches Weiterbildungsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen: Weiterbildungsaktivitäten dienen meist einem Zweck, der mit dem Output eines Arbeitssystems zusammenhängt. Solche Investitionen können betriebswirtschaftlich und strategisch eingeordnet und beurteilt werden. Dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei.
Fachlaufbahnen in mittelständischen Unternehmen: Anreize für gute Leistungen und eine systematischere Personalentwicklung versprechen Fachlaufbahnen. Dieser Leitfaden zeigt, was dabei zu brachten ist und wie die Einführung gelingen kann.
Jobfamilien: Stellencluster können als zentrales Arbeits- und Organisationsmittel für effektive Personalplanung und Personalentwicklung dienen. Hier erfahren Sie die wichtigsten Hintergründe.
Strategie für kleine Unternehmen: In kleinen Unternehmen (unter zehn Mitarbeitende) ist Personalarbeit und Strategieentwicklung – meist im Kopf der Chefin oder des Chefs – personell und sachlich eng verknüpft. Dieser Leitfaden unterstützt dabei, genau diesen Zusammenhang zu bearbeiten und Personalarbeit bewusst in die strategische Planung zu integrieren.
Strategien gegen den Fachkräftemangel: Nicht nur klassische Personalarbeit gibt Mittel an die Hand, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Richtig eingesetzt bieten etwa Digitalisierung und KI viele Möglichkeiten, Abläufe effizienter zu gestalten oder zu automatisieren, Kompetenzanforderungen zu senken oder die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen. Unser Workbook unterstützt dabei, Lösungen auf Ebene der Geschäftsprozesse und des Geschäftsmodells zu finden.
Personalstrategien und strategische Personalplanung in Ihrem Unternehmen: Interesse an einer Zusammenarbeit?
Das RKW-Netzwerk beschäftigt sich seit mehreren Jahren unternehmensnah mit Fragen strategischer Personalarbeit. Das RKW Baden-Württemberg befasst sich aktuell im Rahmen des geförderten Projektes QualiDigi beispielsweise mit der Frage, wie Personalarbeit in Zeiten der Digitalisierung gelingen kann. Das RKW-Kompetenzzentrum bearbeitet diese Themen in den kommenden Jahren integriert in neue Projekte und Programmbereiche. Interesse an Austausch oder unseren aktuellen Aktivitäten? Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.
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