Nachhaltiger Digitalisierungsschub für Verwaltungen?

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Verwaltungen und Behörden berichteten zu Beginn der Diskussion, dass der Verwaltungsapparat durch die Corona-Pandemie einen immensen Digitalisierungsschub erlebt hat: Innerhalb kürzester Zeit haben die vornehmlich analog organisierten Behörden digitale Wege gefunden, um ihre Handlungsfähigkeit sicherzustellen. Doch was passiert mit diesen Lösungen nach der Corona-Pandemie? Wie können sie nachhaltig in den Verwaltungsalltag integriert werden? Und werden Verwaltungen nun insgesamt „digitaler“ oder endet der Digitalisierungstrend mit der Pandemie? Diese Fragen haben wir mit Mitarbeitenden aus Verwaltungen, Wirtschaftsförderungen sowie Beratungen diskutiert:

Zu Beginn der Pandemie hat sich auch in der Verwaltung Arbeit vornehmlich ins Home Office verlagert und viele Prozesse mussten nun digital abgewickelt werden. Dadurch sei die Akzeptanz von e Government enorm gestiegen. Außerdem zeigte sich, dass Vieles, was vor der Pandemie als nicht digitalisierbar galt, eben doch online funktioniert. Diese positive Erfahrung will man sich nun zunutze machen und die digitale Verwaltung nachhaltig vorantreiben.

Allerdings berichteten die Teilnehmenden auch, dass mit Einzug der „neuen Normalität“ auch wieder viele altbekannte Digitalisierungs-Hürden aufkommen: Die Entscheidungswege sind beispielsweise wieder länger, die Angst vor Fehlern hemmt die Experimentierlust und die föderale Kooperation birgt ihre eigenen Tücken. Was also tun, um die Digitalisierungslust zu erhalten?

Hier ist der Denkansatz entscheidend: Mit dem Fokus auf die Kunden statt auf Probleme entwickelt man nutzerfreundliche, digitale Lösung. Außerdem muss natürlich grundlegend der Wille da sein, die Verwaltung umzukrempeln. Fehler müssen dabei erlaubt sein, denn nur so lernt man. Digitalisierung funktioniert nur, wenn sie Hand in Hand geht mit einem kulturellen Wandel.

Natürlich müssen auch die Rahmenbedingungen stimmen: Nur wenn Digitalisierung und Nutzerfreundlichkeit schon bei der Gesetzgebung mitgedacht werden, können Lösungen entstehen, die das Potenzial der Digitalisierung voll ausschöpfen.  Darüber hinaus stellt der Personalmangel die Verwaltungen vor große Herausforderungen. Ohne Personal kann kein Digitalisierungsvorhaben umgesetzt werden. Dabei könnte die Verwaltungsdigitalisierung auch als Anreiz für Bewerberinnen und Bewerber eingesetzt werden, denn sie bietet die Möglichkeit, das eigene Arbeitsumfeld aktiv zu gestalten!

Daraus ergab sich zum Abschluss der Diskussion auch die Antwort auf die wichtige Frage auf, wen es eigentlich für eine erfolgreiche Digitalisierung braucht. Wer muss oder sollte das Mammut-Projekt „Digitalisierung“ vorantreiben?  Die Teilnehmenden kamen schnell überein: Zwar sei ein Digitalisierungsbestreben „von unten nach oben“ denkbar, doch besser ist es, wenn Digitalisierung „von oberster Stelle“ gewünscht, von der mittleren Führungsebene gewollt ist, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Digitalisierung erfolgreich gestalten können.

Das RKW Kompetenzzentrum bedankt sich herzlich bei den Teilnehmenden für die spannende Diskussion und wünscht viel Erfolg bei ihren Digitalisierungsvorhaben. Natürlich steht das Team von „Gründung digital“ Ihnen dabei unterstützend zur Seite.