Den Arbeitsalltag mit digitalen Techniken effizienter gestalten

Initiator der digitalen Entwicklungsschritte war der Enkel des Firmengründers Hans-Christian Hölzel selbst, der sich als Digital Native versteht. Prozessbegleitung, -beratung und -unterstützung fand und nimmt er auch weiterhin beim Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Süd in Anspruch. Der Einsatz der digitalen Werkzeuge führte bei Hölzel dazu, dass die internen Geschäftsprozesse optimiert werden konnten und eine Verdichtung der Kalkulationsdaten und des Marketings ermöglicht wurde. Die unternehmensinterne Zusammenarbeit sowie die mit Projektpartnern sind darüber hinaus transparenter geworden. Zudem stehen allen Mitarbeitern über den GoBD-konformen Chat alle Informationen zu den Projekten zur Verfügung. Die nächste Entwicklungsstufe der Digitalisierung des Bau-Handwerkes ist die Einführung von Building Information Modeling (BIM). Dadurch erhofft sich der Malerbetrieb im Wesentlichen Wettbewerbsvorteile, Effizienzsteigerung, Verbesserung der Planung und Planungsqualität sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Folgende Prozesse des Unternehmens werden bisher mit digitalen Werkzeugen unterstützt:

Digitales Aufmaß im Innen- und Außenbereich

Seit dem Frühjahr 2014 wird das Aufmaß im Innen- und Außenbereich mittels Apps und einem digitalen Laser-Messgerät aufgenommen. Damit werden Wandflächen schnell und fehlerfrei berechnet. Die Software WinWorker bietet in Verbindung mit einem Messgerät, das per Bluetooth mit einem Tablet verbunden ist, diese Leistung. Die spezielle Branchensoftware kann dann die erhobenen Daten weiterverarbeiten. Diese Möglichkeit ist für die Angebotserstellung, für die Arbeitsvorbereitung und letztendlich auch für die Rechnungsstellung ideal geeignet und entspricht den Zielen des Malerbetriebs. Eine weitere App für mobiles Fotoaufmaß kann zum Beispiel ein Foto von einer Außenfassade mit einem Tablet aufnehmen. Unterstützt von zwei Referenzmaßen rechnet das Programm die zu streichende Fläche aus. Der Datenaustausch ermöglicht, dass mit den Werten im Büro unmittelbar weitergearbeitet werden kann.

Mobile Zeiterfassung

Auch die Arbeitszeit der fünf Mitarbeiter wird inzwischen digital erfasst. Die mobile Zeiterfassung registriert nicht nur alle ihre geleisteten Stunden, sondern dokumentiert auch ihre Tätigkeiten, beispielsweise das Hochdruckstrahlen im Zeitraum von 9:00 bis 11:00 Uhr. Die digitale Zeiterfassung bietet somit Erleichterung nicht nur für die Dokumentationspflichten, sondern auch für die Rechnungsstellung.

Digitales Dokumenten-Managementsystem (DMS)

Zusätzlich setzt die Malerwerkstatt Hölzel seit kurzem auch ein digitales Dokumenten-Managementsystems (GoBD-konform) ein, mit dem bei Einhaltung des Datenschutzes auch eine Echtzeitdokumentation möglich ist.

Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB)

Daneben wird bereits seit 2011 der GAEB-Dokumentenaustausch genutzt (GAEB = Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen). Der GAEB-Datenaustausch ist standardisiert und ermöglicht es, Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Angebote oder Rechnungen über eine Schnittstelle in die Firmensoftware einzulesen.

Digitale Bauakte

Über eine digitale Bauakte haben die Mitarbeiter der Malerwerkstatt Zugriff auf sämtliche Pläne, Fotos und wichtige Daten für die Baustelle. Auch wird bei Hölzel ein rechtssicherer dokumentierender Nachrichtendienst verwendet, den die Branchensoftware WinWorker auch bietet. Social Media wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING oder Instagram-Stories werden seit 2013 natürlich auch für Imagewerbung und Online-Marketing eingesetzt.

Weitere digitale Werkzeuge für Verwaltungsaufgaben

Eine digitale Geräteverwaltung mittels RFID-Chip, ein mobiler Formular-Austausch, mit dem beispielweise Rapport-Zettel direkt beim Kunden ausgefüllt, unterschrieben und anschließend direkt ins Büro weitergeleitet werden können, ein GoBD-konformer „Baustellen-Chat“, der ähnlich wie WhatsApp funktioniert, und ein Workflow-Management-System ergänzen das Spektrum der digitalen Werkzeuge der Malerwerkstatt Hölzel.

Die Mitarbeiter werden direkt in die neuen Kommunikationskanälen und 
-formen, die ihnen via GoBD-konformen Chats zur Verfügung stehen, eingebunden. Regelmäßige informelle Mitarbeitergespräche haben die Entwicklungsschritte der Malerwerkstatt zur Digitalisierung begleitet.
Die Mitarbeiter können aber auch an Informationsveranstaltungen der Kammern, der Bauverbände und des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk Süd zum Thema Digitalisierung und speziell zu BIM sowie zu innovativen und zukunftsfähigen Entwicklungen im Bereich digitaler Produkte und Werkzeuge teilnehmen. Alle Fortbildungen, seien sie digital oder analog, werden immer gemeinsam im Team besucht, federführend ist hier jedoch Hans-Christian Hölzel.

Weitere Informationen zu digitalen Leuchtturm-Unternehmen der Bauwirtschaft  erhalten Sie in unserem Praxis-Report.