Projektauftrag
Wer setzt was mit welchen Mitteln bis wann um?
Der Projektauftrag dient dazu, größere Teilprojekte näher zu spezifizieren und damit für Klarheit hinsichtlich der Aufgaben, Zielsetzungen und Hintergründe zu sorgen. Dies bietet sich besonders an, wenn diese an Personen delegiert werden, die nicht direkt in den Geschäftsmodellentwicklungsprozess integriert waren.
Schritt 1: Legen Sie fest, für welche Projekte ein dezidierter Projektauftrag Sinn ergibt und versehen Sie diese mit einem eindeutigen Projekttitel und gegebenenfalls einer Projektnummer.
Schritt 2: Machen Sie den Beitrag des Projektes zur Gesamtstrategie und seine strategische Bedeutung einschätzbar und für die Projektverantwortlichen nachvollziehbar.
Schritt 3: Spezifizieren Sie die Inhalte des Projekts, indem Sie die Projektdauer und die Projektziele, idealerweise in Form messbarer Ergebnisse, festlegen. Ermöglichen Sie eine Überprüfung und laufende Steuerung, indem Sie die Gesamtziele in Zwischenergebnisse unterteilen und bestimmen Sie, wann und in welchem Zusammenhang diese Ergebnisse einer Überprüfung unterzogen werden. Diese Meilensteine sollten sinnvoll mit den in der „Strategischen Roadmap“ definierten Strategiereview-Terminen verknüpft werden.
Schritt 4: Legen Sie den Projektverantwortlichen, das Projektteam sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen fest. Bestimmen Sie den Projektkunden, einen internen Ansprechpartner also, der die Leistung abnimmt und dem Projektleiter bei Fragen, Entscheidungen oder Abweichungen zur Verfügung steht.
Schritt 5: Bestimmen Sie soweit nötig und sinnvoll die organisatorischen Rahmenbedingungen, denen das Projekt gerecht werden muss. Ist eine bestimmte Arbeitsweise vorgesehen? Wie wird mit Abweichungen umgegangen? Welche Personen, Projekte oder Abteilungen sind in welcher Weise einzubeziehen?
Hinweise und Erfahrungswerte
Gerade Strategieprozesse in kleinen Unternehmen kommen meist ohne Projektauftrag aus. Dies liegt zum einen daran, dass die Projekte hier oft recht überschaubar und die Umsetzer mit an der Entwicklung beteiligt sind. Zum anderen haben sie in aller Regel das Einmaleins des Projektmanagements gut im Griff. Der Projektauftrag macht dann Sinn, wenn er Klarheit und Transparenz schafft und organisatorische Hürden auf dem Weg zur Umsetzung beseitigen hilft.