Fachkräfte finden & binden – Vielfalt nutzen

Nun kennen Sie den Unterstützungsbedarf aller beteiligten Akteure – der neuen Fachkraft und ihrer Familie, der Führungskraft und des Teams. Entwickeln Sie jetzt ein Erfolgsrezept für eine gelingende Einarbeitung und Integration Ihrer neuen Fachkraft! Wählen Sie einfach die passenden Maßnahmen zur Unterstützung der Beteiligten aus. Darüber hinaus können Sie weitere Aktivitäten ergänzen – denn hier ist Kreativität gefragt.

Wenn Sie die richtigen Unterstützungsmaßnahmen gefunden haben, vergessen Sie nicht, einen Termin für deren Einführung und Umsetzung sowie Verantwortlichkeiten festzulegen. Das entsprechende Formular (siehe pdf-Dokument des Leitfadens) können Sie dafür nutzen!

Ob Sie nun internationale Fachkräfte, Menschen mit Zuwanderungsgeschichte oder Wiedereinsteigerinnen einstellen – alle Fachkräfte brauchen zunächst Unterstützung zur Orientierung. Im Folgenden finden Sie nützliche Maßnahmen für alle "Neuen", im Anschluss Anregungen für maßgeschneiderte Angebote für ausgewählte Fachkräftegruppen.

Begrüßungs- und Orientierungstreffen:

Kleine Sache mit großer Wirkung: Laden Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die neue Fachkraft auf ein kurzes Zusammentreffen ein. Stellen Sie die neue Fachkraft und ihr Aufgabengebiet vor. Geben Sie ihr dann einen kurzen Überblick über die Bereiche des Unternehmens und die jeweiligen Verantwortlichen. Abschließend heißen Sie die Fachkraft gemeinsam mit Ihrer Belegschaft herzlich willkommen. Das hinterlässt garantiert einen guten Eindruck!

Einarbeitungsplan:

Ein passgenauer Einarbeitungsplan ist schon die halbe Miete für einen guten Start: Jeder weiß, was wann zu tun ist, und keine Aufgabe gerät in Vergessenheit. Und so erstellen Sie einen Einarbeitungsplan in nur drei Schritten:

• Schritt 1: Planen Sie, worüber die neue Fachkraft informiert werden muss, wie z. B. Arbeitsort und -zeit, Verhaltensregeln, Organisationsstrukturen, Arbeitsprozesse, Aufgabenfeld, Zuständigkeiten und Vollmachten, einzelne Arbeitsabläufe, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner.
• Schritt 2: Mit welchen Personen muss die Fachkraft bekannt gemacht werden (z. B. mit Kolleginnen und Kollegen, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern)?
• Schritt 3: Planen Sie die konkrete Einarbeitung, indem sie einen Maßnahmenplan erstellen. Nutzen Sie hierfür den Maßnahmenplan. Vergessen Sie nicht, die zuständigen Ansprechpersonen zu benennen und verbindlich Termine zu vereinbaren.

Tipp:Wichtig ist, im Vorfeld zu klären, welche Aufgaben von wem an die neue Fachkraft delegiert werden dürfen.

Startbegleiterin bzw. Startbegleiter, auch Mentorin bzw. Mentor genannt:

Das ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Betriebes, die bzw. der die neue Fachkraft bei der sozialen und betrieblichen Integration unterstützt. Sie oder er begleitet die Fachkraft in den ersten Tagen, steht für Fragen zur Verfügung und vermittelt beispielsweise inoffizielle "Spielregeln".

Die Startbegleiterin bzw. der Startbegleiter sollte insbesondere in der Anfangsphase zeitlich verfügbar sein. Vorteilhaft ist es außerdem, wenn sich die Startbegleitung im Betrieb gut auskennt und daher schon etwas länger bei Ihnen beschäftigt ist. Im besten Fall gibt es auch Gemeinsamkeiten mit der neuen Fachkraft, wie z. B. ähnliche Erfahrungen und die gleiche hierarchische Ebene. So kann schnell Empathie aufgebaut und darüber hinaus verhindert werden, dass hierarchische Stufen den Informationsfluss blockieren. Grundsätzlich ist die Wahl der Startbegleiterin oder des Startbegleiters davon abhängig, ob auch fachliches Wissen, Kontakte oder weitere Informationen vermittelt werden sollen.

Mitarbeitende sollten sich möglichst freiwillig für die Aufgabe melden. Informieren Sie im Vorfeld, welche Aufgaben die Startbegleitung übernehmen kann und über welchen Zeitraum sich die Tätigkeit erstrecken soll. In diesem Zusammenhang ist auch eine Entlastung von anderen Aufgaben ratsam, damit genug Zeit für die Unterstützung bleibt. Ansonsten können Sie auch Regelungen zum Ausgleich der anfallenden Überstunden treffen.

Tipp:Planen Sie in der Anfangszeit ausreichend Zeit für Gespräche ein. Damit bauen Sie eine gute Beziehung zu der neuen Fachkraft auf. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation, Leistungsfähigkeit und Bindung aus.

Willkommensmappe:

Mit einer Willkommensmappe punkten Sie sicher bei Ihrer neuen Fachkraft. Denn gerade in der Anfangszeit prasseln zahlreiche Informationen auf die Fachkraft ein, die sie nicht alle in Erinnerung behalten kann. Stellen Sie mit einer Willkommensmappe sicher, dass die neue Fachkraft auf die wichtigsten Informationen zurückgreifen kann. Beispiele und Anregungen für den Inhalt einer solchen Willkommensmappe können dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnommen werden.

Sie wollen Ihre neue Fachkraft mit maßgeschneiderten Angeboten unterstützen, damit sie sich in Ihrem Betrieb wohlfühlt und sich schnellstmöglich einarbeitet? Hier finden Sie zahlreiche Anregungen für ausgewählte Fachkräftegruppen.

Menschen mit Migrations geschichte und internationale Fachkräfte

Fachkräfte mit ausländischen Wurzeln machen Ihre Belegschaft vielfältiger. Sie bringen neue Perspektiven und Fertigkeiten in Ihr Unternehmen und erhöhen damit das Leistungsund Innovationspotenzial Ihrer Belegschaft. Möglicherweise können Ihnen diese Fachkräfte auch den Zugang zu neuer Kundschaft und zu neuen Märkten erleichtern. Mit einer gelebten Willkommenskultur helfen Sie ihnen, sich schnell einzuarbeiten und wohlzufühlen.

Bei diesen Fachkräften handelt es sich allerdings um eine ausgesprochen vielfältige Gruppe. Denn damit verbunden ist eine große Bandbreite unterschiedlicher Herkünfte mit all ihren kulturellen Charakteristika, Regeln, Bräuchen und Gepflogenheiten. Das bedeutet auch, dass die einzelnen Biographien sehr unterschiedlich sein können. Man denke allein an zugewanderte Fachkräfte aus dem Ausland, internationale Studienabsolventinnen und -absolventen deutscher Hochschulen, Flüchtlinge oder auch an in Deutschland geborene Fachkräfte, deren Eltern oder Großeltern nach Deutschland zugewandert sind.

So unterschiedlich wie die Fachkräfte selbst können auch ihre jeweiligen Unterstützungsbedarfe sein. Besprechen Sie daher mit Ihrer neuen Fachkraft, welche Angebote infrage kommen. Im Folgenden finden Sie ausgewählte Beispiele. Einige dieser Angebote sind übrigens genauso geeignet für Fachkräfte mit deutschen Wurzeln – beispielsweise für jene, die innerhalb Deutschlands für den Job in Ihrem Betrieb in Ihre Region ziehen.

Behörden- und Verwaltungsformalitäten:

Wohnsitzanmeldung, Krankenversicherung, Kontoeröffnung – speziell Fachkräfte aus dem Ausland müssen in den ersten Wochen in Deutschland vieles erledigen. Doch woher sollen sie wissen, was das alles ist? Helfen Sie Ihrer neuen Fachkraft! Auf Make it in Germany können Sie nach lesen, welche Formalitäten notwendig sind. Besprechen Sie die erforderlichen Schritte und Wege gemeinsam mit Ihrer internationalen Fachkraft. Begleiten Sie sie zu den jeweiligen Institutionen und helfen Sie ihr beim Ausfüllen von Formularen. Diese Aufgabe kann auch eine Startbegleiterin bzw. ein Startbegleiter übernehmen. In der nachfolgenden Liste können Sie sich vermerken, wobei Sie Ihre Fachkraft unterstützen wollen.

Familie:

Nicht selten scheitern Berufskarrieren von Fachkräften, die eigens für einen neuen Job zugewandert sind, an familiären Problemen – selbst dann, wenn die Familie mitgezogen ist. Die Partnerin oder der Partner findet keinen Job, die Wahlheimat ist zu fremd, das Heimweh nach Familie und Freunden zu groß. Wenn Sie also zugewanderte Fachkräfte integrieren und langfristig binden wollen, lohnt es sich, auch deren Familie zu unterstützen. Beispielsweise können Sie zu gemeinsamen Treffen einladen, Sprachkurse vermitteln, Familien mitgliedern bei der Jobsuche helfen, Hinweise zur Alltagsbewältigung und Informationen über Kindergärten, Schulen und Vereine geben.

Feiertage:

Wenn Sie Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit Migrationsgeschichte beschäftigen, dann zeigen Sie Ihnen Ihre Wertschätzung, indem Sie kulturspezifische Feiertage berücksichtigen – sei es durch Glück wünsche, Urlaubsgenehmigungen oder Sonderurlaub. Zur Orientierung bietet es sich an, einen inter kulturellen Kalender aufzuhängen, der die wichtigsten Feiertage der relevanten Gruppen enthält. Einen aktuellen interkulturellen Kalender bietet beispielsweise das Bundesministerium für Migration und Flüchtlinge. Sprechen Sie jedoch Ihre Fachkraft direkt auf ihre bevorzugten Feiertage an – denn nicht für jeden haben Feiertage die gleiche Bedeutung.

Freizeitangebote:

Ihre Fachkraft ist extra für den neuen Job in Ihre Region gezogen? Dann muss sie sich auch neu orientieren, welche Freizeitmöglichkeiten wo zu finden sind. Denn Freizeitaktivitäten tragen zum Wohlfühlen bei und helfen, neue Kontakte aufzubauen und Heimweh zu verhindern. Machen Sie Ihre Fachkraft deshalb auf Freizeitangebote und Vereine in Ihrer Region aufmerksam oder initiieren Sie selbst gemeinsame Aktivitäten. Diese Unterstützungsmaßnahme kann auch die Startbegleiterin bzw. der Startbegleiter übernehmen.

Internet und Handy:

Bieten Sie Ihrer kürzlich aus dem Ausland zugewanderten Fachkraft einen Prepaid-Internetstick und eine Prepaid-SIM-Karte für das Handy an. So hat sie Zeit, in Ruhe nach passenden Internet- und Telefonverträgen zu suchen, und kann dennoch beispielsweise mit Familie, Freunden und Behörden telefonieren.

Interkulturelle Trainings:

Das sind Qualifizierungen, die sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit und ohne Migrationsgeschichte richten. Ziel ist es, (interkulturelle) Handlungskompetenz zur erfolgreichen Zusammenarbeit zu entwickeln. Dazu setzen sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit eigenen und fremden Vorstellungen, Handlungen und Werten auseinander. Darüber hinaus bekommen sie z. B. Wissen über Arbeitsmigration vermittelt. Für Führungskräfte gibt es übrigens spezielle Trainingsangebote, in denen es um Kompetenzen zur Führung interkultureller Teams geht.

Kantine:

Wenn Sie eine Kantine haben, können Sie das Speisen- und Getränkeangebot ernährungs- und kultursensibel gestalten. Wie lässt sich das umsetzen? Fragen Sie Ihre gesamte Belegschaft, welche Speisen oder Getränke tabu sind. Dafür können Sie Alternativen in Ihrer Kantine anbieten. Bieten Sie möglichst immer auch ein vegetarisches Essen an und machen Sie die Zutaten der Speisen sowie deren Herkunft erkennbar. Wenn Sie keine Kantine haben, können Sie auf verschiedene Lieferdienste aufmerksam machen.

Kinderbetreuung:

Öffentliche und private Kindergärten, Krabbelstuben, Kinderläden, Kindertagesmütter und -väter – in Deutschlands Kinderbetreuungslandschaft gibt es unterschiedliche Konzepte, Formen und Leitlinien. Da verlieren nicht nur Fachkräfte den Durchblick, die gerade erst nach Deutschland gekommen sind. Kindern eine gute Erziehungs- und Betreuungsmöglichkeit zu bieten, hat für Eltern eine übergeordnete Bedeutung. Unterstützen Sie daher Ihre neue Fachkraft – wenn sie dies wünscht – mit Informationen zu Betreuungsmöglichkeiten in Ihrer Region.

Rechtliche Rahmenbedingungen:

Für Zuwanderungsinteressierte aus Drittstaaten (Staaten, die nicht zu den EU-Ländern und dem europäischen Wirtschaftsraum zählen) stellt sich in den meisten Fällen bereits vor der Einreise nach Deutschland die Frage nach dem Aufenthaltstitel und der damit einhergehenden Arbeitserlaubnis. Informieren Sie über Anlaufstellen und Fördermöglichkeiten, damit Ihre Fachkraft aus dem Ausland schnell ihre Arbeit in Ihrem Betrieb aufnehmen kann. Verweisen Sie z. B. auf die Internetseite oder beauftragen Sie einen Relocation Service.

Schulen:

Schulsysteme unterscheiden sich – weltweit und auch innerhalb Deutschlands. Daher ist es ratsam, ins besondere gerade erst zugewanderte Fachkräfte mit schulpflichtigen Kindern bei der Wahl der richtigen Schule zu unterstützen. So können Sie internationale Fachkräfte über das Schulsystem informieren: Auf der Website der Kultusministerkonferenz finden Sie eine Übersicht über die Grundstruktur des deutschen Schulwesens. Zudem können Sie auch auf das zuständige Kultusministerium verweisen, wenn es um die Anerkennung ausländischer Schulabschlüsse geht. Geben Sie Ihrer Fachkraft auch Hinweise zu (internationalen) Schulen in Ihrer Region.

Sprachkurse:

Zum einen gibt es zahlreiche Deutschangebote für Alltag und Freizeit, etwa beim Goethe-Institut. Zum anderen gibt es berufsbezogene Sprachkurse. Diese werden für Zuwanderinnen und Zuwanderer vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge koordiniert und aus dem Europäischen Sozialfonds finanziert. Als Arbeitgeber brauchen Sie die Fachkraft nur während der Kurszeit von ihrer Arbeit freizustellen, weitere Kosten entstehen für Sie nicht. Nähere Informationen erhalten Sie bei der Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer und bei der Bundesagentur für Arbeit.

Sprachtandem:

Bei dieser Sprachlernmethode können sich zwei Personen mit unterschiedlichen Muttersprachen jeweils gegenseitig in der fremden Sprache unterrichten. Dabei können sich die Beteiligten persönlich treffen oder auch über E-Mails und (Internet)Telefonie in Kontakt treten. So gelingt das Lernen einer Fremdsprache schnell und kostengünstig. Fragen Sie Ihre Beschäftigten und Ihre neue Fachkraft mit ausländischen Wurzeln, ob sie Interesse an einem Sprachtandem haben, und bieten Sie ihnen Raum und Zeit für den Austausch. Eine Vermittlung von Tandempartnern bieten auch viele Hochschulen und die Plattform.

Relocation Service

Ein Relocation Service ist ein (kostenpflichtiges) Dienstleistungsangebot, bei dem internationale Fachkräfte und deren Familie bei der Verlegung ihres Lebensmittelpunktes unterstützt werden. Das Angebotsspektrum reicht von Hilfen bei der Suche nach einer Wohnung oder einer Schule über die Organisation des Umzugs und der Unterstützung bei Behördenangelegenheiten bis hin zur Vermittlung von Sprachkursen und von Informationen über das neue Lebensumfeld. Die neue Fachkraft und ihre Familie werden von Organisationsarbeiten entlastet und können sich schneller in der neuen Heimat einleben.

Umzug:

Jeder, der bereits umgezogen ist, weiß, wie aufwändig das ist. Ein Umzug in ein neues Land ist weitaus aufwändiger. Helfen Sie deshalb Ihrer neuen Fachkraft und ihrer Familie dabei, ihren Lebensmittelpunkt zu verlagern. Unterstützen Sie die Fachkraft finanziell beim Umzug, beauftragen Sie einen Relocation Service oder helfen Sie ihr bei der Wohnungssuche.

Urlaubsplanung:

Wenn Ihre Fachkraft mit Migrationsgeschichte Urlaub hat, will sie vielleicht Familie oder Freunde im Ausland besuchen. Fragen Sie sie, wie viele aufeinanderfolgende Tage bzw. Wochen sie dafür benötigt. Die Bedarfe können sich in Abhängigkeit von der Reiselänge und den anfallenden Reisekosten unterscheiden.

Willkommensmappe:

Neu zugewanderte Fachkräfte sind Ihnen besonders dankbar für Hinweise zur neuen Heimat, zur Region, zu Schulen, Kinderbetreuungseinrichtungen, Ämtern, Vereinen und natürlich zu Ihrem Unternehmen. Was Sie alles in Ihre Willkommensmappe packen können, finden Sie im entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens.

Wohnungssuche:

Eine Studie des Planerladens (2007) ergab, dass 46 % der Vermieterinnen und Vermieter nur auf Anfragen von Bewerbenden mit deutsch klingendem Namen antworten. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, eine Fachkraft mit ausländischen Wurzeln bei der Wohnungssuche zu unterstützen. Sie oder die Startbegleiterin bzw. der Startbegleiter können die Fachkraft bei Wohnungsbesichtigungen begleiten, eine Maklerin bzw. einen Makler beauftragen, die Kaution bzw. Bürgschaft übernehmen oder auch übergangsweise eine Unterkunft anbieten, bis eine Wohnung gefunden ist.

Sie möchten sich weiter über Unterstützungsmöglichkeiten für Fachkräfte mit ausländischen Wurzeln informieren? Dann schauen Sie hier rein:

• Leitfaden "Willkommenskultur" vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
• "Willkommenskultur – ein Leitfaden für Unternehmen" der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeber
• Zu Make it in Germany 

Menschen mit Einschränkungen sind unter den richtigen Arbeitsbedingungen häufig genauso leistungsfähig wie Menschen ohne Behinderungen. Hier finden Sie Anregungen, wie Sie Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration schaffen können:

Arbeitsassistenzkraft:

Falls Fachkräfte aufgrund ihrer Behinderung bestimmte Aufgaben nur mit Assistenz übernehmen können, ist es möglich, eine Arbeitsassistenzkraft zu engagieren. Z. B. können Gebärdendolmetscher für gehörlose Menschen oder auch eine Vorlesekraft für sehbehinderte Menschen hinzugezogen werden. Die Finanzierung übernimmt üblicherweise das Integrationsamt.

Barrierefreier Arbeitsplatz:

Finden Sie mit Ihrer neuen Fachkraft heraus, welche Barrieren bestehen. Prüfen Sie, ob Hilfsmittel erforderlich sind oder z. B. auch die Arbeitsumgebung angepasst werden muss. Lassen Sie sich vom Integrationsamt in Ihrer Nähe beraten, welche Fördermöglichkeiten bestehen.

Eingliederungszuschüsse:

Informieren Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit, ob Sie für die Einstellung Ihrer Fachkraft einen Eingliederungszuschuss erhalten können. Für besonders betroffene schwerbehinderte Menschen sind spezifische Eingliederungszuschüsse vorgesehen.

Umgang:

Manche Behinderungen sind für Außen stehende nicht erkennbar. Klären Sie mit Ihrer Fachkraft vor Arbeitsbeginn, ob Kolleginnen und Kollegen von der Behinderung in Kenntnis gesetzt werden dürfen oder nicht.

Eine Schwerbehindertenvertretung dient dazu, die Interessen schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Beschäftigter wahrzunehmen. Haben Sie mindestens fünf schwerbehinderte Menschen nicht nur vorübergehend beschäftigt, wird neben der Schwerbehindertenvertretung (Vertrauensperson) mindestens ein stellvertretendes Mitglied gewählt (§ 94 Abs.1 SGB IX). Weitere Informationen.

Arbeitslosigkeit kann jeden treffen – trotzdem finden sich zahlreiche Vorurteile gegenüber arbeitslosen Fachkräften. Geben Sie diesen Vorurteilen keine Chance. Unterstützen Sie vormals arbeitslose Fachkräfte bei der Einarbeitung und Integration und überzeugen Sie sich von ihren Stärken. Sie können mit einem überdurchschnittlichen Engagement und mit einer hohen Loyalität rechnen.

Anpassungsqualifizierungen:

Arbeitssuchende Bewerberinnen und Bewerber können bei der Bundesagentur für Arbeit Zuschüsse oder die Kostenübernahme von Bildungsmaßnahmen beantragen, wenn diese die Kenntnisse oder Fertigkeiten für einen bestimmten Job vermitteln. Helfen Sie Bewerberinnen und Bewerbern, die passenden Maßnahmen zu identifizieren – gemeinsam mit der Bundesagentur für Arbeit oder in der Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums.

Eingliederungszuschüsse:

Informieren Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit, ob Sie für die Einstellung einer bzw. eines (Langzeit)Arbeitslosen einen Eingliederungszuschuss erhalten können.

Studien zeigen: In Deutschland sind Mütter mehrerer Kinder seltener berufstätig als in den europäischen Nachbarländern. Auch die Zahl der Väter, die eine berufliche Auszeit für ihre Kinder nehmen, wächst. Aus diesem Grund zählen auch zunehmend Männer zu den Wiedereinsteigern.

Ein Hemmnis des beruflichen Wiedereinstiegs stellt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf dar. Als Arbeitgeber können Sie dafür sorgen, die Barrieren des Wiedereinstiegs zu verringern.

Auffrischungskurse:

Unterstützen Sie Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger durch Schulungen. Möglicherweise eignen sich Teile des Einarbeitungsprogramms dafür. Sie können aber auch Schulungen von externen Dienstleistern nutzen. Hierzu gibt es ggf. finanzielle Förderungsmöglichkeiten für Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger. Informieren Sie sich bei der Bundesagentur für Arbeit und in der Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Eingliederungszuschüsse:

Fragen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit nach, ob Sie für die Einstellung einer Wiedereinsteigerin bzw. eines Wiedereinsteigers einen Eingliederungszuschuss erhalten können.

Familientag:

Initiieren Sie einen Ausflug, zu dem alle Betriebsangehörigen auch ihre Familienangehörigen mitbringen können.

Mitarbeiterorientierte Arbeitszeiten:

Hierzu finden Sie viele Anregungen unter dem Punkt Flexible Arbeitszeitmodelle.

Speise- und Sitzmöglichkeiten für Kinder in der Kantine:

Falls Sie im Betrieb eine Kantine haben, bieten Sie günstige Preise für Kinderportionen an und stellen Sie Kinderstühle in der Kantine bereit. Damit stärken sie kostengünstig auch Ihr Image als familienfreundlicher Arbeitgeber.

Vereinbarkeit von Familie und Beruf:

Hierzu finden Sie viele Tipps unter dem Punkt Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Weitere Informationen zu Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteigern.