Fachkräfte finden & binden – Vielfalt nutzen

Nachdem zahlreiche Bewerbungen bei Ihnen eingegangen sind, geht es nun um die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten. Wie gehen Sie am besten vor?

1. Sichtung und Beurteilung der Bewerberunterlagen
2. Vorstellungsgespräch
3. Auswahl der Fachkraft
4. Zu- und Absagen

Überprüfen Sie bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen, ob die im Anforderungsprofil festgelegten erforderlichen Abschlüsse, Kompetenzen und Erfahrungen schlüssig und ausreichend nachgewiesen werden. Behalten Sie im Auge, dass Kompetenzen und Erfahrungen auch durch Einarbeitung und Schulungen nachgeholt werden können. Notieren Sie sich Fragen, wo Nachweise fehlen oder Sie sich bei der Einschätzung unsicher sind.

Tipp: Es ist es ratsam, den Eingang der Bewerbungen zügig zu bestätigen. Damit hinterlassen Sie einen guten Eindruck bei Bewerberinnen und Bewerbern und stärken Ihr Image als Arbeitgeber.

Die Einladungen sind bereits verschickt, die Anwesenheit einer weiteren Kollegin bzw. eines weiteren Kollegen während des Bewerbergesprächs ist eingeplant und die Bewerbungsunterlagen gesichtet. Nun kann das erste Vorstellungsgespräch beginnen.

Gliedern Sie das Vorstellungsgespräch in acht Phasen:

1. Gesprächsbeginn
2. Selbstvorstellung der Bewerberin / des Bewerbers
3. freies Gespräch (z. B. Fragen zur Selbstvorstellung)
4. Abfrage praxisbezogenen Handlungswissens
5. Fragen zum Lebenslauf
6. Informationen zur Stelle
7. Fragen, die sich aus dem Gespräch ergeben
8. Gesprächsabschluss

Gesprächsbeginn und Gesprächsabschluss werden nicht bewertet, denn der Fokus soll auf der Passung – von Anforderungsprofil und vorhandenen Kompetenzen – liegen. Zum Gesprächsbeginn sollten Sie nach der Begrüßung kurz Ihr Unternehmen vorstellen. Danach sollte die Bewerberin bzw. der Bewerber die Gelegenheit erhalten, sich vorzustellen. Anschließend können Sie Fragen stellen und über die Stelle informieren. Nicht zuletzt sollten Sie offene Fragen der Bewerberin bzw. des Bewerbers beantworten.

Tipp: Geben Sie bei Ihrer Einladung zum Vorstellungsgespräch an, in welchem Umfang Sie für die Fahrtkosten und mögliche Übernachtungskosten aufkommen. Fehlt diese Angabe, entsteht ein Anspruch auf eine Kosten­ erstattung (§ 670 BGB). Durch eine Kostenübernahme können Sie im Vorfeld einen guten Eindruck hinterlassen und erhöhen Ihre Chancen auf eine ideale Stellen besetzung.

Tipp: Beugen Sie unterbewussten Fehleinschätzungen vor. Insbesondere Sympathie in Form geteilter Charakterzüge, Interessen oder äußerlicher Attraktivität kann die fachliche Eignung in den Hintergrund treten lassen. Ebenso kann es passieren, Bewerberinnen und Bewerbern auf­grund ihrer physischen Attraktivität mehr Kompetenzen zuzuschreiben. Nehmen Sie daher einen genauen Soll­-Ist-­Abgleich der Anforderungen und Kompetenzen vor – möglichst zu zweit oder zu dritt.

Im Anschluss an die Vorstellungsgespräche werten Sie alle Gespräche aus. Hierzu sollten Sie auch das Anforderungsprofil und die Bewerbungsunterlagen der engeren Auswahl noch einmal sichten und diskutieren. Wenn Sie das dazugehörige Formular verwenden, können Sie die Bewertungen direkt dort eintragen. Sie haben dann einen Überblick über alle Kandidatinnen und Kandidaten und können eine Entscheidung treffen.

Haben Sie die ideale Stellenbesetzung gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Teilen Sie ihr bzw. ihm Ihre Entscheidung am besten telefonisch mit. Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages sollten Sie zeitnah allen anderen Bewerberinnen und Bewerbern eine Absage zukommen lassen, damit diese sich anderweitig orientieren können.

Tipp: Formulieren Sie eine Absage mit Bedacht, denn diese sagt etwas über Sie als Arbeitgeber aus. Nutzen Sie daher die Chance, auch hier einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Über den üblichen Ablauf eines Vorstellungsgesprächs hinaus, sollten folgende Themen mit Fachkräften aus dem Ausland besprochen werden:

• Realistische Informationen über Arbeit und Leben am Arbeitsort, gegebenenfalls auch Bilder
• Aufenthaltstitel (bei Drittstaatsangehörigen)
• Bildungsabschlüsse
• Insbesondere bei reglementierten Berufen: Anerkennungsverfahren ausländischer Berufsabschlüsse in Deutschland (Ansprechpartner, Dauer, Kostenübernahme)
• Weitere Voraussetzungen: zum Beispiel deutsche Sprachkenntnisse
• Evtl. Familiennachzug
• Unterstützungsangebote (zum Beispiel Wohnung, Reisekosten, Sprachkurse)

Manchmal lässt es sich nicht einrichten, Vorstellungsgespräche mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern vor Ort zu führen. Alternativ können Sie zunächst ein Gespräch über Internettelefonie (zum Beispiel Skype) führen. Dies ermöglicht Ihnen einen ersten Eindruck, spart Zeit und Kosten. Kommt die Kandidatin bzw. der Kandidat in Betracht, dann können Sie anschließend ein persönliches Vorstellungsgespräch führen.

Grundsätzlich gelten bei Online-Bewerbergesprächen ein und dieselben Verhaltensregeln wie bei Bewerbungsgesprächen vor Ort. Für einen professionellen Ablauf sollten Sie folgendes gewährleisten:

• Funktionierende Technik: Führen Sie am besten vorher einen Testdurchlauf mit einer Kollegin oder einem Kollegen durch. Verwenden Sie ein Headset sowie eine Webkamera und gewährleisten Sie eine ausreichende Internetgeschwindigkeit.
• Ruhiger Raum: Vermeiden Sie störende Hintergrundgeräusche (z. B. Anrufe auf dem Handy)
• Passender Termin: Kommt der Anruf aus dem Ausland, sollten Zeitzonen beachtet werden. Weisen Sie bei der Terminvereinbarung darauf hin, um welche Zeitzone es sich handelt. Einen schnellen Überblick erhalten Sie mit einem Zeitzonenkonferenzplaner.
• Professionelles Erscheinungsbild: Am besten sitzen Sie eine Armlänge von der Kamera entfernt. Die Augen sollten sich im obersten Drittel des Bildes befinden. Schauen Sie während des Gesprächs direkt in die Kamera und benutzen Sie nicht Ihren eigenen Bildausschnitt als Spiegelbild. Auf diese Weise werden Bewerberinnen und Bewerber direkt angeblickt, so dass sich der Eindruck einer echten Gesprächssituation verstärkt. Zugunsten einer guten Bildqualität sitzen Sie idealerweise vor einem dunklen Hintergrund (zum Beispiel Bücherregal) und leuchten Ihr Gesicht mit einer Lampe gut aus.
• Inhaltliche Vorbereitung: Bereiten Sie das Bewerbergespräch genauso gut vor wie ein Bewerbergespräch vor Ort.

Sie möchten sich weiter informieren? In diesem Video berichtet ein Personaldienstleister von seinen Erfahrungen mit Online-Bewerbergesprächen.

Das entsprechende Formular, welches Sie dem entsprechenden pdf-Dokument des Leitfadens entnehmen können, hilft Ihnen in allen Phasen der Kandidatenauswahl, wichtige Informationen festzuhalten und den Überblick zu bewahren! Ergänzen Sie zuerst die erforderlichen Anforderungen der Stelle laut Anforderungsprofil sowie Fragen, die sich gegebenenfalls aus den Bewerbungsunterlagen ergeben. Während eines Vorstellungsgesprächs können Sie das Formular als Orientierung und als Gedankenstütze für Fragen nutzen. Im Bemerkungsfeld können Sie Ihre persönlichen Eindrücke und Ergänzungen eintragen. Direkt nach dem Gespräch sollten Sie die Bewertung vornehmen.