Jobfamilien definieren
Management und Personalverantwortliche fassen Stellen mit gleichen oder sehr ähnlichen Aufgaben zu Jobfamilien zusammen. Entscheidender dafür, ob eine Stelle zu einer Jobfamilie gehört, ist die Frage: Ähneln sich die Aufgaben so stark, dass sich die Stelleninhaber gegenseitig (mit geringem Aufwand) vertreten könnten? Weniger entscheidend ist, ob sie in dem gleichen Kästchen im Organigramm stehen.
Ein sinnvoller Einsatz von Jobfamilien ist in aller Regel dadurch gekennzeichnet, dass Abteilungsund Teamgrenzen überschritten werden, auch zwischen Hierarchiestufen bleiben zunächst unberücksichtigt. Der Jobfamilien-Ansatz ergänzt die formale Aufbauorganisation vielmehr durch eine Strukturierung derStellen nach den jeweils anfallenden Aufgaben. So kann die Stelle des Personaladministrators womöglich eher der Jobfamilie „IT“ oder „Verwaltung“ zugeschlagen werden als der der „Personalreferenten“. Bei Führungspositionen handelt es sich (zumindest in kleinen und mittleren Unternehmen) um eine spezifische Mischung aus Fach- und Managementaufgaben, bei denen sich besonders die fachlichen Anteile unterscheiden. Deshalb ist eine Jobfamilie „Führungskräfte“ im Grunde unsinnig.
Konkret bedeutet dies: Es werden alle anderen Strukturen, Abteilungen, Hierarchieebenen etc. beiseite gelassen und Jobs mit gleichen oder sehr ähnlichen Anforderungsprofilen zu Jobfamilien zusammengefasst (beispielsweise Konstrukteure, Außendienstmitarbeiter oder Einkäufer). Sind anschließend eindeutige Bezeichnungen gefunden, werden diese festgehalten.
In mittelständischen Unternehmen sind dies erfahrungsgemäß nicht mehr als zwölf, eher weniger. Ein Personalverantwortlicher kann diesen Schritt vorbereiten oder unmittelbar mit dem Führungskreis durchführen. Wichtig ist, dass der Führungskreis „das letzte Wort“ hat.
Bei der Schlicht und Einfach GmbH werden in einem Workshop mit Personalverantwortlichen, Geschäftsführer und Abteilungsleitern folgende Jobfamilien gebildet: Konstrukteure, Vertrieb Maschinen, Vertrieb Profile, Produktion Maschinen, Produktion Profile, Verwaltung, Materialwirtschaft und Fertigungsplanung/-steuerung.