Praxis-Report Bayern

Mobile Zeiterfassung
Auch die Arbeitszeit der fünf Mitarbeiter wird inzwischen digital erfasst. Die mobile Zeiterfassung registriert nicht nur alle ihre geleisteten Stunden, sondern dokumentiert auch ihre Tätigkeiten, beispielsweise das Hochdruckstrahlen im Zeitraum von 9:00 bis 11:00 Uhr. Die digitale Zeiterfassung bietet somit Erleichterung nicht nur für die Dokumentationspflichten, sondern auch für die Rechnungsstellung.

Digitales Dokumenten-Managementsystem
Zusätzlich setzt die Malerwerkstatt Hölzel seit kurzem auch ein digitales Dokumenten-Managementsystems (GoBD-konform) ein, mit dem bei Einhaltung des Datenschutzes auch eine Echtzeitdokumentation möglich ist. Daneben wird bereits seit 2011 der GAEB-Dokumentenaustausch (GAEB = Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) genutzt. Der GAEB-Datenaustausch ist standardisiert und ermöglicht Bauinformationen über eine Schnittstelle in die Firmensoftware einzulesen.

Digitale Bauakte
Über eine digitale Bauakte haben die Mitarbeiter der Malerwerkstatt Zugriff auf sämtliche Pläne, Fotos und wichtige Daten für die Baustelle. Auch wird bei Hölzel ein rechtssicherer dokumentierender Nachrichtendienst verwendet, den die Branchensoftware WinWorker auch bietet.

Weitere digitale Werkzeuge für Verwaltungsaufgaben
Eine digitale Geräteverwaltung mittels RFID-Chip, ein mobiler Formular-Austausch, mit dem beispielweise Rapport-Zettel direkt beim Kunden ausgefüllt, unterschrieben und anschließend direkt ins Büro weitergeleitet werden können, ein GoBD-konformer „Baustellen-Chat“, der ähnlich wie WhatsApp funktioniert, und ein Workflow-Management-System ergänzen das Spektrum der digitalen Werkzeuge der Malerwerkstatt Hölzel. Aber auch die Kommunikation nach außen wurde digitalisiert. Social Media wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING oder Instagram-Stories werden seit 2013 für Imagewerbung und Online-Marketing eingesetzt.

Impulsgeber und erste Erfolge

Initiator der digitalen Entwicklungsschritte war der Enkel des Firmengründers Hans-Christian Hölzel selbst, der sich als „Digital Native" versteht. Prozessbegleitung, -beratung und -unterstützung fand und nimmt er auch weiterhin beim Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Süd in Anspruch. Der Einsatz der digitalen Werkzeuge führte bei Hölzel dazu, dass die internen Geschäftsprozesse optimiert werden konnten und eine Verdichtung der Kalkulationsdaten und des Marketings ermöglicht wurde. Die unternehmensinterne Zusammenarbeit sowie die mit Projektpartnern sind darüber hinaus transparenter geworden. Zudem stehen allen Mitarbeitern über den GoBD-konformen Chat alle Informationen zu den Projekten zur Verfügung. Die nächste Entwicklungsstufe der Digitalisierung des Bau-Handwerkes ist die Einführung von BIM. Dadurch erhofft sich der Malerbetrieb im Wesentlichen Wettbewerbsvorteile, Effizienzsteigerung, Verbesserung der Planung und Planungsqualität sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Hemmschwellen bei der Einführung von BIM

Für den Kleinstbetrieb sind bisher fehlende allgemeingültige BIM-Prozesse und der hohe zeitliche Aufwand für die Einführung von BIM ein großes Hindernis. Zusätzliche Hemmschwellen werden von dem Unternehmen bei der Auswahl der richtigen, für das Unternehmen passgenauen, Software gesehen. Das Angebot an Software ist zu unübersichtlich und die Anforderungen der Software an die bestehende Hardware zu hoch. Auch die anfallenden Kosten für die Anschaffung von Hardund Software sind aktuell ein wesentliches Hemmnis für das Unternehmen. Ähnliches trifft auch auf die BIM-Angebote zur Ausund Weiterbildung zu. Das Schulungsangebot ist aus Sicht des Malerbetriebs zu unübersichtlich und nicht unternehmensspezifisch an die konkreten Bedarfe einer Malerwerkstatt angepasst.

Einbindung der Mitarbeiter in den Transformationsprozess

Die Mitarbeiter wurden direkt in die neuen Kommunikationskanälen und -formen, die ihnen via GoBD-konformen Chats zur Verfügung stehen, eingebunden. Regelmäßige informelle Mitarbeitergespräche haben die Entwicklungsschritte der Malerwerkstatt zur Digitalisierung begleitet. Die Mitarbeiter können aber auch an Informationsveranstaltungen der Kammern, der Bauverbände und des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk Süd zum Thema Digitalisierung und speziell zu BIM sowie zu innovativen und zukunftsfähigen Entwicklungen im Bereich digitaler Produkte und Werkzeuge teilnehmen. Alle Fortbildungen, seien sie digital oder analog, werden immer gemeinsam im Team besucht, federführend ist hier jedoch Hans-Christian Hölzel.

Tipps für andere Bauunternehmen

Erste digitale Werkzeuge haben den Arbeitsalltag der Mitarbeiter in dem kleinen Handwerksunternehmen bereits erleichtern können. Da ist es ganz selbstverständlich, dass auch hier eine Weiterentwicklung stattfinden wird. Die Kollegen erfahren selbst im Alltag und in Veranstaltungen, welche Hilfe digitale Werkzeuge zu bieten haben: Das motiviert sie hier weiter am Ball zu bleiben. Nächste Schritte sind dann absehbar, sodass auch dieser kleine Betrieb langfristig mit der Methode BIM Aufträge ausführen kann. „Die Softwareschmieden arbeiten momentan mit Hochdruck an der Umsetzung von BIM für Malerbetriebe. Hier stehen wir gerne mit unserem Wissen und unserer bisherigen Erfahrung zur Seite. Gerne geben wir auch interessierten Betrieben Hilfestellungen und Tipps für die Umsetzung der Digitalisierung im eigenen kleinen Betrieb“ – so Hans-Christian Hölzel.