Praxis-Report Bayern

Der Weg in eine passgenaue Digitalisierungsstrategie…

… in einzelnen Etappen
Im Herbst 2017 wurde die RAAB Baugesellschaft von der Bayerischen BauAkademie in Feuchtwangen als Pilotunternehmen im Rahmen der Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) „Mittelstand 4.0-Digitale Produktionsund Arbeitsprozesse“ ausgewählt. Das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk (KDH) koordinierte die Aktivitäten. Die Projektleitung wurde an einen Mitarbeiter des Bauunternehmens übertragen. Gisela Raab übernahm die Projektsteuerung, um die Teamtreffen zu moderieren, Stolpersteine zu überwinden und auch um Entscheidungen treffen zu können.
Im Dezember 2017 fand ein erstes Auftaktgespräch mit der Geschäftsführerin der BauAkademie, dem Projektleiter und Frau Raab statt. Es stellte sich schnell heraus, dass jemand in Vollzeit für diese umfassende Aufgabe benötigt wurde. Ein Mitarbeiter, der bis dahin in der Arbeitsvorbereitung tätig war, konnte die Stelle des hauptverantwortlichen IT-Mitarbeiters übernehmen. Seit Mai 2018 kümmert er sich nun ausschließlich um den Digitalisierungsprozess bei RAAB.

Im Februar 2018 fand schließlich die wichtige Take-Off Veranstaltung mit dem gesamten EDV-Team statt. Alle notwendigen Schritte für den Digitalisierungsprozess wurden in einem weiteren Brainstorming mit dem Team erarbeitet. Zusätzlich wurden zwölf Arbeitsbereiche für die Umsetzung eingerichtet, um das Thema allen Mitarbeitern näher zu bringen. Eine große Anzahl für ein Unternehmen, aber auch sehr notwendig, findet Gisela Raab.

Durch die Diskussionen im Brainstorming und die Einrichtung der Arbeitsgruppen hat die Bauunternehmung mitarbeiterorientiert eine Digitalisierungsstrategie entwickelt und Problemfelder identifiziert. Den Digitalisierungsprozess sieht die Geschäftsführerin aber damit noch nicht als abgeschlossen an, vielmehr sieht sie ihn als einen Prozess, der niemals endet.

Erste Erfolge und Nutzeneffekte sind erkennbar
Die beschriebene Vorgehensweise war für RAAB zeitintensiv, aber lohnend. Die professionelle Begleitung durch die Bayerische BauAkademie Feuchtwangen war dabei eine große Hilfe. Der Prozess wurde durch die Akademie nach einem Jahr in einem Workshop evaluiert. Es zeigt sich, dass heute die zu Beginn gesetzten Ziele weitestgehend abgeschlossen sind. Die Gefährdungsbeurteilung ist bereits digitalisiert und wird bei RAAB mittels einer Baustellen-App durchgeführt. Das spart Zeit und Papier. Auch die IT-Sicherheit konnte deutlich verbessert werden.

Mittlerweile hat RAAB sogar die ‚kritische Masse‘ erreicht und selbst die schwierigsten Prozesse zu 70 bis 80 Prozent digitalisiert. Aktuell geschieht dies im Bereich Personal; der Bereich Einkauf musste aufgrund eines Personalwechsels erst einmal zurückgestellt werden.

Mit der Einstellung von neuen, IT-affinen Mitarbeitern konnte ein Digitalisierungsteam gebildet werden. Dieses Team trifft sich regelmäßig und bringt das gesamte Unternehmen kontinuierlich auf den neusten Digitalisierungsstand.

„Ungemein wichtig ist es, den Nutzen der Digitalisierung für das Unternehmen zu definieren“, weiß Frau Raab und schildert verschiedene Mehrwerte: Die Digitalisierung bringt mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Sie führt zu Zeitersparnis durch die Nutzung intelligenter Programme, wie beispielsweise „123erfasst“. Keine Arbeit wird zweimal gemacht. Dokumente werden schneller gefunden. Es kommt zu einem umfassenden Informationsaustausch, denn das Wissen wird dokumentiert und ist reproduzierbar. Ein weiterer Zusatznutzen: Die Arbeitgeberattraktivität, insbesondere bei Nachwuchskräften, wurde deutlich gesteigert.

So funktioniert die Einbindung von Mitarbeitern

Die Mitarbeiter bei RAAB sollen mit- und selbstbestimmt arbeiten. Durch die Strategietreffen „Büro“ und „Lagerpoliere und Werkstatt“ werden die Mitarbeiter traditionell in alle Entwicklungsund Veränderungsprozesse eingebunden. So kann schnell festgestellt werden: Wer sind die Treiber? Wer ist interessiert? Wer ist EDV-affin? Dann bilden sich betriebsinterne Gruppen und es werden Workshops veranstaltet. Leitfragen sind hier: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? Ziel ist auch, einen Umsetzungsweg zu skizzieren und dann zu formulieren. Der Betriebsrat ist ein wichtiger Sparrings-Partner. Die Geschäftsführung arbeitet stetig und intensiv mit ihm zusammen, schließlich ist er das Sprachrohr der Mitarbeiter. „Fordern und fördern“ heißt die Devise bei RAAB. Deshalb werden regelmäßig mit dem Betriebsrat zusammen „Zukunftskonferenzen“ organisiert, in die alle Mitarbeiter aktiv einbezogen werden, auch beim Thema Digitalisierung. Die nächste findet 2020 unter dem Motto „Gemeinsam die Zukunft gestalten“ statt.

Zum Schutz der Mitarbeiter und zum reibungslosen Umgang mit den Daten wurden individuelle Datenschutzvereinbarungen getroffen. Der Datenschutzbeauftragte der Handwerkskammer hat hier unterstützt.

Das sind die Tipps für andere Bauunternehmen

„Es ist ganz wichtig, den Digitalisierungsprozess von ‚Chefseite‘ zu begleiten und zu moderieren“, so Gisela Raab. Zudem ist es unerlässlich, sich professionelle Unterstützung zu holen.

Die Vernetzung ist ein weiteres zentrales Element der Digitalisierung. Den Erfahrungsaustausch mit anderen Firmeninhabern findet die Geschäftsführerin ungemein fruchtbar und möchte ihn nicht missen. RAAB ist deshalb bei der Qualitätsinitiative „Bauen mit IQ (Innungsqualität)“ engagiert. Die Initiative ist ein Qualitätssicherungs-Verfahren auf Basis von anerkannten Qualitätsmanagement(QM)-Systemen, wie die DIN EN ISO 9001, speziell für mittelständische Bauunternehmen unterschiedlicher Gewerke. Auch hier spielt die Digitalisierung eine zunehmend bedeutendere Rolle, und es wurde jüngst ein „Digitales Handbuch“ eingeführt.

Gisela Raab rät anderen Bauunternehmen, sich auch frühzeitig um eine geregelte Unternehmensnachfolge zu kümmern. Die nachfolgenden Generationen sind schon in einer digitalisierten Gesellschaft aufgewachsen und was für den ein oder anderen Neuland ist, ist für sie Alltag. Darum freut sich Frau Raab nicht nur, dass ihre beiden Kinder bereits eine Baukarriere eingeschlagen haben, sondern sie ihnen auch einen digitalisierten Betrieb übergeben kann. So kann das Unternehmen entspannt in die Zukunft gehen.