Digitalisierungsfortschritt und Kompetenzgewinn

Die Firma Griebsch & Rochol stellt Druckerzeugnisse wie Zeitschriften, Broschüren und Kataloge in Print- und Onlineversionen her. Darüber hinaus bietet sie Dienstleistungen auf den Gebieten Datenmanagement und -verwaltung an. Die Firma ist in Hamm ansässig und hat 160 Beschäftigte. Das Digiscouts®- Projekt wurde von drei Auszubildenden des Unternehmens durchgeführt und setzte an dem bereits vorhandenen hohen Digitalisierungsniveau an. Die Prozesse der Mensch-Maschine-Kommunikation wurden optimiert.

Ausgangspunkt und Durchführung des Projekts

Griebsch & Rochol Druck war durch den regionalen Partner auf das Projekt Digiscouts® aufmerksam geworden. Dass die Geschäftsführung sich zur Teilnahme am Projekt entschloss, hatte mehrere Gründe. Man wollte den Auszubildenden eine eigenständige Aufgabe geben aber auch neue Formen der Zusammenarbeit ausprobieren. Als weiteres Motiv nannte die Geschäftsführung das Anliegen, den „Weitblick der Jugendlichen zu nutzen“.

Das Feld der Digitalisierung musste im Unternehmen nicht erst erschlossen werden. Das Unternehmen schätzte sich bei einem Niveau von 80 Prozent ein. Maschinen und Menschen waren in den Geschäftsprozessen bereits weitgehend digital untereinander vernetzt.

Insofern ging es dem Azubi-Team, zwei angehenden Fachinformatikern sowie einer Auszubildenden auf dem Gebiet der Medientechnologie und Mediengestaltung, weniger um ein Mehr an digitaler Technik als um eine bessere Nutzung der vorhandenen Potenziale. Entschlossen, diese Potenziale aufzuspüren, machten sich die Auszubildenden mit dem RKW-DiScover auf den Weg durch die einzelnen Fachabteilungen. Sie sprachen mit Kolleginnen und Kollegen aus der Offset- und Digital-Druckerei und nahmen Schnittstellen zur Logistik und Konfektionierung unter die Lupe. Dadurch lernten sie das Zusammenspiel der Unternehmensprozesse auf eine neue Weise kennen. Sie erfuhren von laufenden Digitalisierungsprojekten und erkannten auch, dass Mitarbeitenden, bei denen die neuen technischen Lösungen eingesetzt werden sollen, in den Prozess mit einbezogen werden müssen, wenn die Umsetzung gelingen soll.

Im Zuge ihrer Recherchen und Gespräche in den Unternehmensbereichen fiel den Azubis auf, dass in den Druckereien Rücksprachen zu Aufträgen persönlich stattfanden. Die analoge Kommunikation führte dazu, dass bei Nachfragen und Fehlern der Prozess unterbrochen werden musste, Maschinen stillstanden und in dieser Zeit deshalb kein Umsatz erwirtschaftet wurde. Telefonische Rückfragen schieden aus, weil der Geräuschpegel an den Maschinen zu hoch ist. Um solche Probleme bei der Steuerung der Abläufe zu beseitigen, entwickelten die Auszubildenden eine interne Chatfunktion, die alle Fachabteilungen mit den Maschinen verbindet. Ein neues Kommunikations-Tool sollte es den Mitarbeitenden an den Druckmaschinen ermöglichen, direkt mit den Fachbereichen zu kommunizieren und zusätzlich Dateien oder Links zu versenden.

Die Projektidee war für die Geschäftsführung so überzeugend, dass sie die Azubis mit der Umsetzung der Idee beauftragten. Für die Azubis hatte ihre Arbeit an der neuen Lösung einen besonderen, zusätzlichen Charme: Mit der Umsetzung des Kommunikationstools ließen sich Anforderungen des Ausbildungsplans der Fachinformatiker erfüllen: Das Erlernen einer Programmiersprache. Diese war für das Erstellen des Kommunikations-Tools erforderlich.

Die Geschäftsführung schuf gute Rahmenbedingungen zur Realisierung der Lösung. Sie stellte die Auszubildenden für diese Aufgabe bis zu 20 Wochenstunden frei. Bis zum Ende der Projektlaufzeit war das Tool an einigen Druckmaschinen bereits installiert, mit guten Ergebnissen hinsichtlich verbesserter Kommunikation und Steuerfähigkeit. Die Digiscouts® begleiteten die Testphase nach dem Ende der offiziellen Laufzeit des Projekts weiter.

Bewertung des Projekts

Die Resonanz auf das Projekt fiel bei den Beteiligten einhellig positiv aus, und zwar sowohl im Hinblick auf den Ertrag für das Unternehmen als auch für die Kompetenzentwicklung der Azubis. So hob der Ausbildungsverantwortliche von Griebsch & Rochol Druck hervor, dass das interdisziplinäre Zusammenarbeiten von Azubis und Mitarbeitenden eine besondere Erfahrung war. Durch das Fokussieren auf Schnittstellen im Unternehmen hätten die Azubis ein neues Verständnis für die laufenden Arbeitsprozesse gewonnen. Bemerkenswert war für ihn die eigenständige und zielstrebige Arbeitsweise der drei Azubis, mit der sie ihr Projekt zum Erfolg führten. In der Einschätzung des Unternehmens wurden die Ziele des Projekts vollständig erreicht.

Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ist der Mehrwert für das Unternehmen durch die Vermeidung von Prozessunterbrechungen zu betonen, der, so der Coach in seinem Statement zum Projekterfolg, überdies von den Digiscouts® auch gut kalkuliert worden war. Vor diesem Hintergrund war die Aussage des Unternehmens, dass das Projekt mit den Azubis noch nicht abgeschlossen sei, als Ankündigung zu verstehen, hinsichtlich der Azubiidee weiter am Ball bleiben zu wollen.