Digitalisierungsfortschritt und Kompetenzgewinn

Die Truck Center Ducke GmbH & Co. KG aus Hamm hat 30 Beschäftigte. Das Unternehmen betreibt Handel mit Lastkraftwagen und führt zudem Instandhaltungs- und Reparaturdienstleistungen an den Nutzfahrzeugen durch.

Das maßgeblich von einem kaufmännischen Auszubildenden durchgeführte Digitalisierungsprojekt bestand in der Einführung eines digitalen Rechnungswesens und neuer Serviceangebote für die Kundschaft. Es erbrachte eine sprunghafte Erhöhung des Digitalisierungsniveaus im Unternehmen.

Ausgangspunkt und Durchführung des Projekts

Die Erwartung, die die Geschäftsführung ursprünglich mit der Beteiligung seines Unternehmens am Digiscouts®-Projekt verband, war gar nicht so sehr mit Fortschritten auf dem Gebiet der Digitalisierung verbunden. Ihm ging es vor allem um Kompetenzentwicklung des Auszubildenden. Die Förderung sozialer Kompetenzen und von Kompetenzen im Projektmanagement standen im Mittelpunkt, und, so das Statement des Geschäftsführers, „die Möglichkeit etwas ausprobieren zu können und den Azubi selbständig an etwas arbeiten zu lassen“.

Der mit dem Projekt betraute Auszubildende, der sich im ersten Lehrjahr zum Automobilkaufmann befand, führte seine Suche nach Digitalisierungsmöglichkeiten mit Unterstützung des RKW-Tools DiScover durch: Anhand des digitalen Karteikartensatzes mit Leitfragen untersuchte er die drei Bereiche Buchhaltung, Autohaus und Werkstatt und sprach ausführlich mit Beschäftigten über ihren Arbeitsalltag. Dies bot ihm die Gelegenheit, den eigenen Ausbildungsbetrieb noch besser kennen zu lernen. So betonte er rückblickend: „Auf Erkundungstour im eigenen Unternehmen zu gehen, ist etwas ganz anderes. Es ist etwas Neues und Besonderes“. Bei den bereichsübergreifenden Recherchen zu den Abläufen im Betrieb stieß der Azubi auf ein großes, noch nicht erschlossenes Digitalisierungspotenzial: den analogen Briefversand von Rechnungen an die Kundinnen und Kunden. Im gesamten Betrieb war man sich darüber einig, dass das analoge Rechnungswesen nicht mehr zeitgemäß war und weder den Anforderungen an Wirtschaftlichkeit noch an Ressourceneinsparung entsprach. Die Projektidee, die diese Schwachstellen beheben sollte, lief auf eine Digitalisierung der Ausgangsrechnungen und der TÜV-Termine hinaus und bezog damit Prozesse und Kanäle in das Projekt ein.

Die Digitalisierungsidee wurde von der Geschäftsführung zur Realisierung freigegeben. Für die Umsetzung der neuen Lösung sprachen nicht nur wirtschaftliche Argumente. Zeitgleich zum Digiscouts-Projekt stand die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, beim Truck Center Ducke auf der Tagesordnung. Das Familienunternehmen sah in dem Digitalisierungsvorschlag die Gelegenheit, die Abläufe entsprechend des neuen Rechts zu gestalten. Die Firma aktualisierte im Zuge der Umstellung auf die digitale Rechnung die Datenbank der Bestandskunden. Das Digiscouts®-Projekt und Datenschutz gingen somit Hand in Hand. Die Auseinandersetzung mit dem Thema Datenschutz empfand der Azubi als sehr gewinnbringend. Er betonte: „Ohne das Digiscouts®-Projekt hätte ich wohl nie so viel über Datenschutz und Datensicherheit gelernt. Ich fand es sogar interessant! Das hätte ich nicht gedacht“.

Das Digiscouts®-Projekt war zum Ende der offiziellen Projektlaufzeit noch nicht beendet und wurde daher von dem Auszubildenden noch fortgeführt. Grund für Verzögerungen war das Erfordernis, externe Dienstleistende für die Umsetzung der Lösung heranzuziehen. Gerade im konkreten Fall des Truck Centers Ducke ist ein Sachverhalt hervorzuheben, der für einige andere Digiscouts®-Projekte in ähnlichem Maße auch gilt: Verzögerungen im Projekt und die Weiterführung von Maßnahmen über das ursprünglich geplante Projektende hinaus sind keineswegs zwangsläufig ein Indikator für Reibungsverluste oder gar Fehlschläge von Azubiprojekten. Sie können auch auf Erfolg, Reichweite und Nachhaltigkeit der Projekttätigkeiten hinweisen. Dies gilt dann, wenn es in den Projekten gelingt, perspektivisch weitreichende und umfassende Digitalisierungsoptionen für die gesamte betriebliche Organisation aufzuschließen, die eben nicht in einem halben Jahr zu realisieren sind.

Bewertung

So kann das Digiscouts-Projekt im Truck Center Ducke auf ganzer Linie als Erfolgsprojekt bezeichnet werden. Die Projektziele wurden laut Geschäftsführung vollständig erreicht. In der Wahrnehmung des Unternehmens wurde das Feld der Digitalisierung nahezu neu erschlossen. Im Hinblick auf die Nutzung digitaler Technologien und Dienste, die digitale Durchdringung unternehmensinterner Prozesse und schließlich den Einfluss der Digitalisierung auf den Geschäftserfolg ging mit dem Projekt ein regelrechter Digitalisierungsschub einher, und zwar sowohl aus Sicht der Unternehmensleitung als auch des Coaches.

Ganz konkret konnte dem Projekt ein sehr günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis bescheinigt werden: Porto- und Papierkosten fielen weg und der Personalaufwand wurde reduziert. Die Beschäftigten waren aufgrund besserer Abläufe zufriedener als zuvor. Über Verbesserung in den Prozessen hinaus wurden durch den besseren Service die Kundenbindungen gestärkt. Die Prokuristin und Ausbilderin hob resümierend hervor: „Unsere Kunden waren von dem Digiscouts-Projekt – sprich der Umstellung auf die digitale Rechnung – begeistert. Wir hätten nie damit gerechnet, dass Digitalisierung und Veränderung bei Kunden so gut ankommen.“