Auf einen Blick – Verträge digital verwalten

Vom analogen zum digitalen Verwaltungsmanagement

Nachdem die Onlinebefragung zum Thema „Digitalisierungspotential im Unternehmen“ bei den Stadtwerken Esslingen GmbH & Co.KG aus den verschiedenen Abteilungen ausgewertet war, stand fest, dass die Vertragsverwaltung digitalisiert werden soll. Der Geschäftsführer war begeistert von dieser Idee und unterstützte die Azubis in ihrem Vorhaben.

Früher wurden Verträge in Ordnern abgelegt und es gab keinen klaren Überblick über die laufenden Verträge in den verschiedenen Abteilungen. Dadurch wurden Verträge doppelt abgeschlossen oder es wurde vergessen sie fristgerecht zu kündigen. Aus diesem Grund führte das Digiscouts®-Team eine Verwaltungssoftware für die Vertragsverwaltung ein. Künftig können die Mitarbeitenden auf alle Vertragsdaten jederzeit zugreifen. Sie sind nun klar strukturiert und leicht auffindbar. Durch das Azubi-Projekt erhält das Unternehmen weitere Vorteile, wie z.B. die Kontrolle über die Verträge und zuständige Personen erhalten Erinnerungen, wenn eine Vertragskündigung, -verlängerung oder -bezahlung näher rückt. Zudem sind Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Abteilungen und Verträgen nun sichtbar zu erkennen, wodurch doppelte Zahlungen der Vergangenheit angehören. Auch Papier und Platz durch die freien Ablageplätze spart der Energieversorger damit ein.

„Wir haben den Hut auf!“

Die Auszubildenden haben während der Projektumsetzung gelernt, wie bedeutungsvoll die Rollen- und Arbeitsverteilung in einem Projekt ist. Eine Projektleitung wird bestimmt, die den Überblick über das gesamte Projekt hat. Die Teammitglieder bearbeiten ihre zugeteilten Aufgaben verantwortungsvoll. Die Azubis haben an unterschiedlichen Tagen Berufsschule. Aus diesem Grund war es nicht möglich, dass alle immer bei den Meetings dabei sein konnten. Wichtig war im Anschluss, alle über den aktuellen Stand zu informieren.

Isabella Palmieri, Projektleiterin und Auszubildende zur Industriekauffrau im dritten Ausbildungsjahr, berichtet: „Durch das Digiscouts®-Projekt haben wir auch gelernt, wie wir selbstständig verschiedene Softwareangebote einholen können, wie man diese untereinander vergleicht und herausfindet, welches Angebot das richtige für unser Unternehmen ist.“

Ihre Kollegin Nicole Jordan, Auszubildende zur Industriekauffrau im zweiten Ausbildungsjahr, ergänzt: „Es hat uns viel Freude bereitet, diesen Prozess zu organisieren und eine neue Software zu erlernen. Wir sind stolz darauf, dass wir einen so nützlichen digitalen Beitrag für unser Unternehmen leisten konnten und freuen uns darauf, den Abteilungsleitenden das Vertragsverwaltungssystem zu erklären. Denn auf diesem Gebiet sind wir die Expertinnen und Experten!“