Ausgetauscht! Papierakten werden digital

„Unsere Mieterakten bestehen aus bis zu 100 Blatt Papier pro Akte. Bei rund 7.000 Akten ist das eine Menge Papier. Außerdem sollen Fehlerquellen mit der digitalisierten Akte minimiert werden“, erzählt Caspar Reimers, Auszubildender zum Immobilienkaufmann im zweiten Lehrjahr.

Ein mühsames Hin- und Her von Papier

Bei derKarl Gladigau GmbH, ein Immobilienmakler aus Hamburg, müssen alle Wohnungen bei Auszug der Mietenden auf Mängel überprüft werden. Dies übernehmen Technikerinnen und Techniker, die das Prüfprotokoll/Mängelprotokoll handschriftlich ausfüllen. Anschließend erhält es das Sekretariat. Dort übertragen Mitarbeitende das Protokoll in das System. Die Handschrift der Technikerinnen und Techniker ist aber nicht immer leserlich und deshalb muss das Sekretariat öfter nachfragen, was gemeint ist. Erst danach verschickt das Sekretariat das Protokoll an den Mietenden. Fünf bis zehn Prüfungen finden in der Woche statt und die jeweiligen schweren Papierakten müssen dafür immer mitgenommen werden.

Digitale Mieterakten lösen Papiermengen ab

Zwei Azubis haben sich für das Digiscouts-Projekt begeistert und sind durch ein Brainstorming auf ihre Idee gekommen. Aus insgesamt fünf Ideen hat der Geschäftsführer sich für eine entschieden: digitale Mieterakten. Trotz anfänglichen Schwierigkeiten mit der Organisation des Projekts sind die beiden gut vorangekommen und die Belegschaft hat sie unterstützt.

Die Papierakte wird nun abgeschafft und durch eine digitale Akte ersetzt. Der Nutzen: der Papierverbrauch sinkt, nachhaltigeres Arbeiten ist möglich und es profitiert vor allem das Sekretariat und die Technikerinnen und Techniker von der digitalen Mieterakte. Der Informationsablauf ist besser und die Fehlerquote sinkt. Ein passendes Programm dafür zu finden war für die beiden Azubis allerdings schwierig, da viele Angebote zu umfangreich waren. Nachdem aber etwas Passendes gefunden wurde, konnte es von Technikerinnen und Techniker getestet werden. Die beiden Azubis sind auch mit ihnen zu Wohnungsüberprüfungen gegangen, um selbst das Programm testen zu können. Die Reaktionen der Technikerinnen und Techniker sind unterschiedlich. Die Älteren wollen nicht auf den Tablets „rumtippen“, die Jüngeren finden es in Ordnung. Alle müssen es aber ab sofort nutzen und ihre Eingaben vor Ort machen. Jeder der sieben soll sein eigenes Tablet bekommen. Die Kosten für das Unternehmen bleiben bei einem Tabletpreis von ca. 450 Euro pro Stück im Rahmen.

Azubis sind stolz auf digitale Mieterakte 

Heute erhalten neue Mietende sofort eine digitale und kein Papierakte mehr. Ihnen werden alle wichtigen Dokumente sofort per Mail übermittelt. Die Dokumente müssen trotzdem noch ihren Weg von der Verwaltung an die Technikerinnen und Techniker, von ihnen an das Sekretariat und von dort aus an die Vermietungsabteilung gehen.

„Wir sind stolz darauf, dass wir selbstständig etwas Wichtiges für unseren Betrieb erarbeiten konnten, allerdings ist es nun auch unsere Aufgabe, die 7.000 Akten nach und nach zu digitalisieren“, berichtet Niklas Berkau schmunzelnd, Auszubildender zum Immobilienkaufmann im zweiten Lehrjahr.