Azubis ab jetzt digital unterwegs

Hero – Group. Hero – Glas, Hero – Fire, Yachtglass. Ein Familienunternehmen, welches Glas seit Jahrzehnten veredelt. Das Projekt „Hero-Azubi“ ist von unseren Auszubildenden Miguel Schmock von Ohr, Markus Schuchart und Anneke Kofoet erarbeitet worden. Unser Ziel ist die Implementierung eines Ausbildungsmanagement-Systems, kurz AmS.

Das Projekt

Auszubildende erhalten bei uns zu Ausbildungsbeginn einen Ordner voller wichtiger Dokumente. Dieser ist sehr hilfreich, aber auch schwer und unhandlich. Unsere Idee war es diesen Ordner zu digitalisieren, sodass jeder Azubi online darauf Zugriff hat. Ebenso wollten wir für die verschiedenen Abteilungen Arbeitsschritte erleichtern und somit den Papierverbrauch reduzieren.

Unser Ziel war es den Informationsaustausch zwischen Ausbildenden und Auszubildenden zu verbessern. Dies soll durch einen gemeinsamen Kalender geschehen. Zudem sollte auch ein strukturierterer Ablauf des Azubi-Onboardings entstehen, sodass jede zuständige Abteilung weiß, wie die Prozessabfolge ist und wann Fälligkeiten anstehen.

Der Nutzen

Aber was genau ist der Nutzen? Die Ausbildenden sollten immer genau wissen, wo ihre Azubis sind und welche Aufgaben dieses auch von anderen Abteilungen erhalten haben. Dadurch ist eine genauere Einschätzung der Fähigkeiten möglich und Aufgaben können besser auf den Azubi angepasst werden.

Auch die Informationsbeschaffung ist einfacher, Kosten können eingespart werden und der gesamte Prozess wird ökologischer.

Die Umsetzung

Aller Anfang ist schwer, auch bei uns. Wir hatten anfangs unsere Startschwierigkeiten und mussten hohes organisatorisches Talent beweisen. Zudem hat Corona die Kommunikation im Unternehmen erschwert. Wir haben Kontakt mit Partnerunternehmen aufgenommen und konnten so gewisse Synergie-Effekte live miterleben.

Wir haben Workflows zu verschiedenen Prozessen erstellt und konnten so das Onboarding von Auszubildenden, das Beantragen von Urlaubsanträgen und Feedbackgespräche visualisieren. Diese Prozesse konnten wir leicht mithilfe des Office 365 Programms digitalisieren. Anfangs wussten wir nicht, welches Programm am besten für die Visualisierung der Workflows geeignet ist. Somit haben wir eine Reihe von Programmen ausprobiert. Wir konnten uns mit dem Programm „Miro“ am besten anfreunden, da hier die gleichzeitige Bearbeitung an einem Workflow möglich war. Dies spart Zeit und es macht Spaß gemeinsam Dinge zu entwickeln.

Zum Schluss konnten wir das Projekt trotz zeitlicher Schwierigkeiten gut durchführen und kleine Arbeitsschritte erleichtern.

Ausblick in die Zukunft

Und wie geht es weiter bei uns? Wir wollen kontinuierlich an dem Projekt weiterarbeiten, die Prozesse weiterhin optimieren und andere Prozesse digitalisieren. Somit weiten wir unser Projekt zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen auf weitere Abteilungen aus und freuen uns auf die zukünftigen Herausforderungen.

Digiscouts® AutorInnen: Miguel Schmock von Ohr, Markus Schuchart und Anneke Kofoet