Azubis digitalisieren ihren Betrieb: App für Bestellung von Verbrauchsmaterialien

Die stahlotec GmbH ist ein mittelständischer, weltweit agierender Schweißfachbetrieb und Spezialist im Bereich Metallfügetechnik und steht seit seiner Gründung vor 20 Jahren für höchste Standards. Das Qualitätsbewusstsein und Streben nach stetiger Verbesserung teilen auch die Azubis des Betriebs und beschlossen im Rahmen des Digiscouts-Projekts das interne Bestellwesen von Verbrauchsmaterialien zu digitalisieren und zu optimieren.

Die Ideensuche und Ausgangssituation

Um Ansatzpunkte zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse zu finden, suchte das Azubi-Team den direkten Austausch mit den Mitarbeitenden. Während eines Rundgangs befragten die Azubis sie zu Verbesserungsvorschlägen, wobei sich der Bestellprozess für Verbrauchsmaterialien schnell als zentrales Thema herauskristallisierte. Wiederholt wurden dabei Probleme mit dem aktuellen Bestellverfahren angesprochen: Händisch ausgefüllte Bestellformulare waren oft schwer lesbar oder gingen verloren. Häufig wurden Bestellungen mündlich weitergegeben, was oft zu Vergessen oder Missverständnissen führte. Zudem wurden die Mitarbeitenden aus der Logistik dadurch aus ihren aktuellen Aufgaben gerissen und abgelenkt. Nach diesem deutlichen Feedback entschieden sich die Azubis ein digitales System zu entwickeln, das den papierbasierten Prozess ersetzt und die Kommunikation zwischen Produktion und Logistik optimiert.

Die digitale Lösung: eine eigens erstellte App

Mit dem Ziel, den Bestellprozess transparenter, schneller und effizienter zu gestalten, entschieden sich die Azubis mithilfe von Microsoft 365-Anwendungen ein digitales Bestellsystem einzuführen. Das neue digitale System basiert auf einer Kombination von SharePoint, PowerApps, PowerAutomate und Teams. Zunächst erfassten die Azubis eine Bestandsliste in SharePoint und ergänzten diese mit Fotos und Artikelbeschreibungen aller benötigten Materialien. Mithilfe von PowerApps entwickelten sie eine benutzerfreundliche App, die sie mittels PowerAutomate in Microsoft Teams implementierten.

Diese App bietet eine klare Übersicht mit Artikelbezeichnungen, Fotos und kurzen Produktbeschreibungen, was das Verständnis erleichtert und Fehler durch Verwechslungen reduziert. Nach einer Bestellung wird im Teams-Kanal der Logistikabteilung automatisch eine Benachrichtigung mit allen relevanten Informationen erstellt. Diese beinhaltet die bestellten Artikel, Menge und Anlieferort. Die Logistikmitarbeitenden sammeln die eingegangenen Bestellungen, kommissionieren sie und liefern sie dann zu festgelegten Uhrzeiten an die jeweiligen Anlieferorten für alle Abteilungen aus. Zusammengefasst reduziert das System Fehler, spart Zeit und steigert die Produktivität. Ökologisch überzeugt das Projekt durch einen geringeren Papierverbrauch und sozial durch stressfreieres Arbeiten. Die verbesserte Kommunikation steigert außerdem die Zufriedenheit im Team.

Aufgabenverteilung, Erfolge und Herausforderungen

Die Aufgaben wurden teilweise entsprechend des Ausbildungshintergrunds zugeteilt, um von spezifischem Fachwissen zu profitieren und für ein besseres Verständnis der Aufgabenbereiche und ein höheres Maß von Effizienz im Projekt zu sorgen. Insgesamt zeichnete sich die Teamarbeit durch eine hohe gegenseitige Hilfsbereitschaft, einen kreativen Austausch und das Einbringen individueller Ideen aus. Besonders anerkennenswert ist, dass die Azubis das Digitalisierungsprojekt trotz begrenzter Erfahrung in der App-Entwicklung schneller abschließen konnten als ursprünglich erwartet.

Dennoch hatten die Azubis auch mit einigen Herausforderungen zu kämpfen. Insbesondere das Zeitmanagement stellte aufgrund von unterschiedlichen Berufsschultagen und Urlaubszeiten ein Problem dar. Aber auch das Erlernen der Microsoft 365-Anwendungen PowerApps und PowerAutomate forderte von den Azubis großen Einsatz, da sie sich die notwendigen Kenntnisse eigenständig mithilfe von Tutorials und Erklärvideos aneignen mussten. Diese Herausforderung konnten die Azubis allerdings durch eine gute Planung und zielstrebige Mitarbeit meistern.

Fazit

Besonders freute uns der sichtbare Fortschritt und die Möglichkeit, unser Wissen im Umgang mit Microsoft 365-Programmen zu vertiefen. Wir konnten ein gutes Verständnis für digitale Prozesse entwickeln und neue Fähigkeiten erlangen, die auch über das Projekt hinaus nützlich sind. Neben der Anwendung von Microsoft 365-Programmen haben wir auch ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kolleginnen und Kollegen in der Logistik und Produktion gewonnen. Die enge Teamarbeit hat uns viel Spaß bereitet und uns geholfen, das Verhältnis unter den Azubis zu stärken. Unser Projekt zeigt, dass selbst kleine Veränderungen große Vorteile bringen können. Auch in Zukunft möchten wir weiter an der Optimierung unserer Prozesse arbeiten und weitere Digitalisierungsprojekte umsetzen.

Lara, Alina, Bjorn und Kevin