Die Ostseefjord Schlei GmbH ist eine lokale Tourismusorganisation, die sich für die Entwicklung und Förderung der Urlaubsregion rund um die Schlei-Ostsee-Region einsetzt. Im Rahmen des Projekts Digiscouts hat sich das vierköpfige Azubi-Team mit der Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung in ihrem Unternehmen beschäftigt. Die Idee war, das bisherige Programm zur Dienstplanerstellung „Smartplan“ um eine Funktion zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erweitern.
Ideensuche und Entscheidungsfindung
Die Ideensuche für das Projekt begann mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Situation im Unternehmen. Zunächst wurde dabei hinterfragt, in welchen Bereichen die Digitalisierung unterstützend wirken könnte und wo noch analoge oder ineffiziente Prozesse bestehen. Der Austausch mit verschiedenen Abteilungen erwies sich als besonders hilfreich. Schnell fiel den Azubis auf, dass die Arbeitszeiterfassung ein Bereich war, der Optimierungspotenzial bot. Bislang erfolgte diese Erfassung manuell über Excel-Tabellen, was nicht nur fehleranfällig, sondern für die Abteilungsleitungen auch zeitaufwendig war. Nach Abwägen von Kriterien wie Umsetzbarkeit, Nutzen und Zeitaufwand, fiel die Entscheidung auf die Erweiterung der bestehenden Software „Smartplan“ zur digitalen Zeiterfassung.
Projektidee und deren Nutzen
Die Projektidee, Smartplan nicht nur zur Dienstplanerstellung, sondern auch zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen, bietet zahlreiche Vorteile. Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten entweder über eine digitale Stempeluhr an den Standorten in Schleswig und Kappeln oder bequem über die Smartplan-App erfassen. Insbesondere die Webanwendung und App eröffnen den Mitarbeitenden die Flexibilität, ihre Zeiten auch mobil erfassen zu können.
Doch auch die Buchhaltung und das Sekretariat profitieren vom neuen System. Sie erhalten direkten Zugriff auf die erfassten Zeiten und können diese effizienter verarbeiten. Der manuelle Aufwand entfällt und Fehler werden minimiert. Dies reduziert den Zeitaufwand für das Sekretariat, die Buchhaltung und die Abteilungsleitungen, sodass ihnen mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung steht.
Organisation, Erfolge und Herausforderungen
Um alle Mitmitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand zu halten, traf sich das Team von Anfang an regelmäßig und besprach den Projektfortschritt. Im Zuge dessen definierten sie klare Rollen innerhalb des Projekts, verteilten die Aufgaben entsprechend und stellten letztendlich eine effiziente Arbeitsweise sicher.
Eine der größten Herausforderungen bestand im Zeitmanagement, da das Team das Projekt parallel zu ihren regulären Ausbildungsinhalten bearbeitete und auch die Berufsschulblöcke berücksichtigen musste. Diese Herausforderung konnten sie durch klar definierte Deadlines und die Aufteilung der Aufgaben in machbare Schritte meistern.
Reaktionen der Geschäftsführung und des Kollegiums
Die Geschäftsführung zeigte sich von Anfang an überzeugt von der Projektidee. Besonders positiv wurde bewertet, dass nicht nur eine technische Lösung entwickelt, sondern auch der Mehrwert für den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden berücksichtigt wurde. Auch die Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen standen dem Projekt aufgeschlossen gegenüber und begrüßten die Erleichterungen, die die digitale Zeiterfassung mit sich bringt.
Spaß, Freude und Lernzuwachs
Besonders viel Freude bereitete die Zusammenarbeit im Team. Diese stärkte nicht nur den Teamgeist, sondern trug auch zur fachlichen Weiterentwicklung bei. Durch das Projekt erwarb das Team wertvolle Kenntnisse über die Strukturierung und erfolgreiche Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts von der Ideenfindung bis zur Implementierung. Die intensive Auseinandersetzung mit dem Thema digitale Zeiterfassung machte die Teammitglieder zu echten Experten auf diesem Gebiet.
Fazit
Unser Projekt war ein voller Erfolg, und wir sind stolz darauf, dass unsere Idee im gesamten Unternehmen ab 2025 umgesetzt wird. Durch die Einführung der digitalen Zeiterfassung leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Modernisierung der Arbeitsprozesse in unserem Betrieb.
Marie Luise, Tia Marie, Niklas, Rahul