Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitale Rechnungsfreigabe

Team Kipp Marketing-Service ist eine Full-Service-Agentur und hat ihren Standort in Sulz am Neckar. Wir sind ein Kleinunternehmen mit sieben Beschäftigten und bieten von Webdesign über Werbeartikel, Fotografie, Printmaterialien bis hin zum Online-Marketing alles an! Für das Digiscouts®-Projekt haben wir uns dazu entschieden, die digitale Rechnungsfreigabe umzusetzen, um unsere Abläufe zu optimieren. Mithilfe einer Agentursoftware erfolgt die Freigabe des verantwortlichen Mitarbeitenden durch eine digitale Signatur und einem digitalen Stempel. Arbeitsvorgänge laufen so strukturierter und schneller ab.

Die Ausgangssituation

Die Idee der „digitalen Rechnungsfreigabe“ existierte bereits und wurde in Gesprächen mit Mitarbeitenden am häufigsten als Wunsch geäußert. Da unser Unternehmen bereits stark digitalisiert ist, gab es nur begrenzte Alternativen. Die häufigen Rechnungseingänge und der hohe Zeitaufwand des bisherigen Ablaufs machten die Umsetzung dieses Projekts naheliegend.

Zurzeit müssen bei uns Eingangsrechnungen von Lieferanten ausgedruckt werden, anschließend von der Rechnungsstelle mit dem Buchhaltungsstempel versehen und dem Besteller zur Prüfung vorgelegt werden. Wenn alles passt, wird die Rechnung vom Besteller abgezeichnet. Die Rechnungsstelle füllt dann die erforderlichen Felder des Stempels aus und scannt die Rechnung wieder ein. Zum Schluss muss diese noch digital in den passenden Ordner abgelegt werden.

Die digitale Lösung

Es war schnell klar, dass die optimale Lösung die Programmierung einer Agentursoftware ist, in welcher die digitale Rechnungsfreigabe eingebunden wird. Die Agentursoftware fasst wichtige kaufmännische Prozesse wie die Zeiterfassung, Projekte, Planung und Rechnungsfreigabe zusammen und erleichtert unseren Alltag durch einen optimierten Ablauf. Durch den digitalen Rechnungsfreigabeprozess sparen wir Papier und viel Zeit, da unser bisheriger Ablauf sehr zeitaufwändig und mit viel Arbeit verbunden ist. Ein durchgängiger digitaler Prozess ohne Medienbrüche wird somit durch den neuen Ablauf ermöglicht.

Die Umsetzung und ihre Herausforderungen

Das Projekt ist derzeit noch nicht umgesetzt. Die Software wird im Laufe des Jahres von einem externen Partner programmiert und voraussichtlich Ende Dezember fertig sein. Für das Projekt habe ich deshalb in dem Programm "XD" einen Click-Dummy erstellt. Hierfür musste ich erst einmal ein grobes Konzept erstellen und überlegen, wie die Freigabe digital erfolgen soll. Die Rechnungsstelle hat mir dabei geholfen, unseren jetzigen Ablauf zu dokumentieren und anhand dieser Vorlage konnte ich den digitalen Ablauf konzipieren. Da ich nicht genau wusste, welche Schritte in der Software wichtig sein würden und wie sie aufgebaut sein sollte, durfte ich einen Tag beim externen Partner mit den Programmierern verbringen. Diese haben mein bis dahin erstelltes Konzept und Screendesign mit mir zusammen überarbeitet und ich konnte anschließend den Click-Dummy fertigstellen.

Fazit

Das Projekt war definitiv eine Herausforderung für mich und besonders in der Anfangsphase wusste ich nicht, wie ich es umsetzen sollte. Dadurch, dass ich die einzige Auszubildende in meinem Betrieb bin, hatte ich keine Teammitglieder, mit denen ich das Projekt gemeinsam durchführen konnte und musste alles selbstständig meistern. Trotzdem war das Projekt eine gute Übung und ich habe dadurch wichtige Kompetenzen wie Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein erworben.