Die Borgers GmbH aus Stadtlohn ist ein mittelständisches Generalbauunternehmen mit über 110 Beschäftigten, das sich auf die deutschlandweite Realisierung von Immobilienprojekten im industriellen und gewerblichen Sektor spezialisiert hat. Im Rahmen des Projekt Digiscouts hat das vierköpfige Azubi-Team den Planungsprozess für ein Digitalisierungsprojekt in den Fokus genommen. Im folgenden Praxisbeispiel berichten sie über ihre umgesetzte Projektidee.
In der Planungsabteilung unseres Unternehmens standen wir Azubis vor der Herausforderung, ein Projekt zu finden, das nicht nur uns, sondern auch der gesamten Abteilung einen spürbaren Mehrwert bietet. Da wir tagtäglich mit Besprechungssituationen und Planungsprozessen konfrontiert sind, war schnell klar, dass wir einen dieser Prozesse digitalisieren wollen, um unsere Arbeit effizienter zu gestalten.
Ideenfindung und Projektplanung
Zu Beginn sammelten wir unsere Projektideen in einer Liste, um eine grobe Planung für jedes potenzielle Projekt vorzunehmen. Nach Recherchen und Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen kristallisierten sich drei vielversprechende Ideen heraus, die wir schließlich der Geschäftsleitung präsentierten. Gemeinsam einigten wir uns auf ein Projekt, das den größten Nutzen für uns Azubis und die gesamte Planungsabteilung versprach.
Optimierung von Besprechungen: Der Einsatz eines Tablet-PCs
Besprechungen sind ein zentraler Bestandteil unseres Arbeitsalltags, doch die bisherige Handhabung mit ausgedruckten Plänen war oft unübersichtlich und zeitaufwendig. Unser Projektziel war es, diesen Prozess zu optimieren, indem wir die Nutzung eines Tablet-PCs in den Besprechungen einführten.
Mit dem Tablet-PC können Eintragungen nun direkt digital während der Besprechung vorgenommen werden. Es ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Pläne, und Änderungen sind sofort digital verfügbar. Über die Verbindung mit einem Bildschirm wird zudem der häufige Konflikt gelöst, dass Pläne von einigen falsch herum gelesen werden müssen. Auch einzelne Planausschnitte können so vergrößert dargestellt werden. Der Tablet-PC macht Besprechungen flexibler, da er an verschiedenen Besprechungsorten eingesetzt werden kann.
Einbindung aller Mitarbeitenden: Schulungen und Akzeptanz
Obwohl unser Unternehmen viele junge Beschäftigte hat, war es uns wichtig, auch langjährige Kolleginnen und Kollegen in die Umsetzung des Projekts einzubeziehen. Unser Ziel war es, mögliche Barrieren gegenüber der digitalen Arbeitsweise abzubauen. Durch gezielte Schulungen und die aktive Einbindung in die Nutzung des Tablet-PCs konnten wir eine breite Akzeptanz für die neue Methode schaffen. Die positiven Rückmeldungen von Seiten der Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung bestärkte uns in unserem Vorhaben.
Projektorganisation: Klare Absprachen und erfolgreiche Zusammenarbeit
Um unser Projektziel erfolgreich innerhalb des gegebenen Zeitrahmens zu erreichen, erstellten wir zu Beginn einen detaillierten Zeitplan, der die Abwesenheiten aller Azubis berücksichtigte. Auf dieser Basis verteilten wir die Aufgaben im Team, wobei wir zwischen organisatorischen Aufgaben und der digitalen Umsetzung unterschieden. Klare Absprachen und die gemeinsame Zielsetzung erleichterten die Zusammenarbeit erheblich.
Fazit: Ein erfolgreiches Azubi-Projekt
Für uns Azubis war es besonders spannend und bereichernd, gemeinsam an diesem Projekt zu arbeiten und den positiven Einfluss auf die Abteilung zu beobachten. Die Digitalisierung der Besprechungsprozesse hat nicht nur unsere Arbeit erleichtert, sondern auch die Effizienz und Flexibilität in der gesamten Planungsabteilung erhöht. Das Projekt hat uns gezeigt, wie wichtig Teamarbeit und klare Kommunikation für den Erfolg eines Projekts sind, und es hat uns die Chance gegeben, aktiv zur Verbesserung der Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen beizutragen.
Digiscouts®-Autoren: Niklas, Lea-Marie, Tim, Jannah
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