Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Entwicklung eines Gestellkonfigurators

Die Jürgen Emptmeyer GmbH steht seit ihrer Gründung im Jahr 1987 für Qualität, Innovationskraft und die Fähigkeit, individuelle Lösungen für ihre Kundschaft zu entwickeln. Das Unternehmen bietet ein breites Sortiment an Lackierhaken, Gestellen, Maskierungen und Hilfsmitteln an und hat sich durch seine maßgeschneiderten Sonderlösungen etabliert. Genau diese Innovationskultur hat auch das zweiköpfige Azubi-Team dazu inspiriert, ein Digitalisierungsprojekt zu starten, das einen Mehrwert für alle Beteiligten schafft. Das Resultat war die Einführung des Gestellkonfigurators.

Die Ideensuche und Ausgangssituation

Der erste Schritt des Projekts war die Ideensammlung. Dazu tauschten sich die Azubis intensiv mit ihren Kolleginnen und Kollegen sowie den Teamleitenden aus verschiedenen Abteilungen aus. Ein besonders fruchtbarer Austausch fand mit dem Teamleiter der Konstruktion und des Gestellbaus statt. Er lenkte die Aufmerksamkeit der Azubis auf ein wiederkehrendes Problem:

Bislang mussten Anfragen per E-Mail oder über den Außendienst bearbeitet werden. Kundinnen und Kunden reichten oft nur Katalogskizzen oder textbasierte Beschreibungen ein, die anschließend manuell überarbeitet werden mussten. Diese Bearbeitung umfasste die Kalkulation, die Erstellung von Zeichnungen und einen hohen Konstruktionsaufwand – ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess.

Der Gestellkonfigurator

Mit dem Ziel, die Arbeitsprozesse sowohl für die Mitarbeitenden als auch die Kundschaft effizienter zu gestalten, entschieden sich die Azubis für die Entwicklung eines Gestellkonfigurators. Dieser wird es der Kundschaft zukünftig ermöglichen, ihre gewünschten Gestelle direkt online zu gestalten und in einer interaktiven 3D-Ansicht individuell anzupassen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis für alle Beteiligten, da der manuelle Abstimmungsaufwand entfällt und Missverständnisse vermieden werden. Außerdem können sowohl Kunden- als auch Fertigungszeichnungen automatisch erstellt werden, was den gesamten Prozess weiter beschleunigt.

Die Umsetzung

Für die Projektumsetzung definierten die Azubis zunächst ihre Ziele: Fehlerminimierung, Kostenersparnis und Zeitersparnis. Diese Ziele behielten die Azubis auch bei der Planung ihrer Meilensteine im Blick. Die Projektmanagement-Plattform DS2 des RKW Kompetenzzentrums erwies sich hierbei als wertvolle Orientierungshilfe, da sie ihnen einen Entwurf für relevante Aufgaben und Meilensteine mit passender Zeitplanung bereitstellte.

Die wöchentlich stattfindenden Meetings boten zudem eine Möglichkeit, regelmäßig die Projektfortschritte zu besprechen, offene Fragen zu klären und neue Aufgaben zu verteilen. Die klare und effektive Kommunikation innerhalb des Teams trug wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts bei.

Herausforderungen

Wie in jedem Projekt gab es auch bei den Azubis von Jürgen Emptmeyer gewisse Herausforderungen. Eine der größten war das Zeitmanagement. Krankheits- und urlaubsbedingte Ausfälle erschwerten den Azubis die Planung gegen Ende der Projektlaufzeit. Doch das flexible Anpassen an die neuen Umstände ermöglichte es den Azubis, trotz der Hindernisse alle Meilensteine zu erreichen. Eine weitere Herausforderung war die Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen. Da der Gestellkonfigurator mehrere Bereiche des Unternehmens betraf, mussten die Azubis sicherstellen, dass alle Beteiligten eingebunden und informiert waren. Dies gelang ihnen durch regelmäßige Meetings und einen offenen Austausch innerhalb der Kollegenschaft.

Schlussendlich überwanden die Azubis diese Hürden und lösten bei ihren Mitarbeitenden und der Geschäftsführung Begeisterung über ihre Leistung aus. Entsprechend groß war die Begeisterung und das Lob seitens der Mitarbeitenden und der Geschäftsführung über die Leistung der Azubis.

Fazit der Azubis

Dieses Projekt war eine wertvolle Erfahrung für uns. Die Zusammenarbeit im Team hat uns viel Freude bereitet und uns gezeigt, wie wichtig Teamarbeit, Zeitmanagement und klare Zielsetzungen in einem Projekt sind. Es hat nicht nur unsere fachlichen Kompetenzen erweitert, sondern uns auch gezeigt, wie wir durch digitale Lösungen Arbeitsprozesse verbessern können.

Medine und Lukas

Fazit der Betreuerin

Durch ihren Einsatz konnten wir einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung machen. Der entwickelte Gestellkonfigurator wird in unserem neuen Online-Shop integriert und trägt zur Verbesserung der User Experience bei. Dies ist eine Win-Win-Situation für unsere Kundschaft und uns: Die Kundinnen und Kunden können ihre Anfragen schneller und einfacher übermitteln, während wir in der Lage sind, diese effizienter zu bearbeiten. Wir freuen uns auf die weiteren positiven Entwicklungen, die dieses Projekt mit sich bringt.

Nancy Reiswich