Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Fachberichte zur Warenkunde

Die Eisen Trabandt GmbH ist ein traditionsreiches Unternehmen mit Sitz in Stade und weiteren drei Standorten, an denen insgesamt rund 130 Mitarbeitende beschäftigt sind. Als Produktionsverbindungshandel bietet der Betrieb ein breites Sortiment an Waren und Dienstleistungen für die Industrie, öffentliche Betriebe und das Handwerk. Die Schwerpunkte liegen auf Beratung, Beschaffung, Lagerung und Lieferung – stets mit dem Ziel, der Kundschaft den bestmöglichen Service zu bieten. Dieses Streben nach Verbesserung teilt das vierköpfige Azubi-Team und nahm im Rahmen des Digiscouts-Projekts die monatlichen Fachberichte in den Fokus.

Der Ursprung der Projektidee

Mit dem Ziel, ein Digitalisierungsprojekt umzusetzen, das den digitalen Fortschritt und den Arbeitsalltag im Unternehmen sinnvoll miteinander verbindet, tauschte sich das Team zunächst intensiv untereinander und anschließend mit verschiedenen Abteilungen sowie Azubi-Kolleginnen und -kollegen aus. Im Gespräch mit Letzteren identifizierte das Azubi-Team schnell ein Digitalisierungspotenzial: die monatliche Warenkunde. Während sich diese zwar mit spannenden Inhalten befasst, erfolgt die schriftliche Aufarbeitung oft aufwendig und unstrukturiert. Nach Bewertung der Projektidee hinsichtlich Umsetzbarkeit, Nutzen für alle Beteiligten und Nachhaltigkeit entschied sich das Azubi-Team, den Prozess der Erstellung und Speicherung von Fachberichten zu digitalisieren.

Organisation im Team

Nachdem die Projektidee feststand, nahmen die Azubis im ersten Schritt die Aufgabenverteilung in Angriff, sodass die Zuständigkeiten klar definiert waren. Regelmäßige Meetings stellten den zuverlässigen Projektfortschritt sicher, indem die Azubis im stetigen Austausch blieben und so sicherstellten, dass alle Beteiligten den Überblick über die relevanten Aspekte des Projekts behielten und Probleme frühzeitig erkennen sowie gemeinsam Lösungen entwickeln konnten.

Der Nutzen der digitalen Fachberichte

Zuvor waren die handschriftlichen Fachberichte individuell abgelegt worden, was nicht nur zeitaufwändig war, sondern auch oft zu Unklarheiten bei der Ablage führte. Ein Austausch über die Berichte zwischen den Azubis war nur eingeschränkt möglich. Die Digitalisierung der Fachberichte erhöhte die Schnelligkeit sowie Effizienz dieses Prozesses. Dank der Bereitstellung einer Vorlage für die Anfertigung der Berichte in OneDrive, kann die Struktur der Berichte zukünftig vereinheitlicht und die Qualität verbessert werden. Ziel war es, die Berichte auf einer zentralen Plattform langfristig für Azubis und Ausbildende zugängig zu machen.

Dies erreichten die Azubis durch die Integration von Microsoft-Anwendungen. Zukünftig verfassen die Azubis ihre Fachberichte in Word, speichern sie im persönlichen OneDrive zwischen und geben sie schließend in SharePoint ab. Mittels PowerAutomate wird der Zugriff beschränkt. Der jeweilige Ausbildende erhält eine automatisierte Benachrichtigung über den Eingang des neuen Berichts und kann ihn nun sichten und bewerten. Der Auszubildende wird anschließend per E-Mail über die erfolgte Bewertung benachrichtigt.

Herausforderungen und Erfolge

Als Herausforderung stellte sich die technische Umsetzung heraus, da nicht alle Azubis des Teams die teilweise notwendigen digitalen Vorkenntnisse vorweisen konnten. Es dauerte daher eine Weile, bis sich das Team auf eine benutzerfreundliche Plattform geeinigt hatte. Mit Schulungen und Testläufen konnten sie diese Hürde jedoch überwinden und ihr Projekt weiterhin erfolgreich umsetzen.

Ein großer Erfolg war im Zuge dessen die positive Resonanz aus dem Kollegium. Zahlreiche Mitarbeitende waren beeindruckt von der Idee der Fachberichte und ihrer schnellen Umsetzung. Elementar wir hierbei auch die Unterstützung durch die Geschäftsführung, die den Azubis die nötigen Ressourcen bereitstellte und Freiheiten gab. Als Resultat, konnten die Azubis ein Projekt vorweisen, dass nicht nur ihren Azubi-Alltag, sondern auch den der zukünftigen Azubis erleichtern wird.

Lernen und Spaß am Projekt

Das Projekt hat uns nicht nur fachlich, sondern auch persönlich weitergebracht. Wir haben gelernt, als Team zu arbeiten, Projekte zu planen und umzusetzen und uns neuen Herausforderungen zu stellen. Besonders spannend war es, das Feedback aus dem Kollegium zu hören und zu sehen, wie unsere Arbeit einen Unterschied macht. Wir sind stolz darauf, als Azubis einen echten Mehrwert geschaffen zu haben, und freuen uns darauf, unsere Erfahrungen weiterzugeben.

Chiara, Leonard, Louis und Torge