Die RAISA eG wurde 1918 von 21 Landwirten gegründet, um gemeinschaftlich Vorteile bei der Zucht, dem Einkauf und dem Vertrieb von Pflanzkartoffeln zu generieren. Mittlerweile zählt die Genossenschaft mehr als 3.000 Mitglieder und ist heutzutage in den Agrarbereichen Foods und Seeds, Pflanzenbau und Düngemittel, Futtermittel und Agrarerzeugnisse tätig. Neben dem Ausbau der vielfältigen Sparten des Agrargeschäfts, entwickelte die Genossenschaft die zusätzlichen Geschäftsfelder Energie, Einzelhandel und Logistik. Mit der Teilnahme am Digiscouts-Projekt, nahm die Genossenschaft auch das Thema Digitalisierung in den Blick und profitiert, dank des dreiköpfigen Azubi-Teams nun von einem digitalen Prozess für das On-, Off- und Crossboarding.
Ideenfindung
Im Rahmen des Digiscouts-Projekts gingen die Azubis auf die Suche nach möglichen Projektideen für ein Digitalisierungsprojekt, das einen deutlichen Mehrwert für die Firma bedeuten würde. Das individuelle Brainstorming stellte dabei den ersten Schritt dar, bevor sich das Team als solches zusammensetzte und die gesammelten Ideen diskutierte und evaluierte. Die beiden favorisierten Ideen „digitale Werkstattberichte“ und „On-, Off- und Crossboarding“ stellten sie anschließend ihrer IT-Abteilung vor. Letztere Idee hatte die IT-Abteilung gemeinsam mit der Personalabteilung bereits abseits des Digiscouts-Projekts thematisiert. Die Entscheidung, zur Digitalisierung des On-, Off- und Crossboardings fiel daher schnell.
Nutzen
Ziel des Projekts war es, den On-, Off- und Crossboarding-Prozess durch digitalisierte Abläufe zu vereinfachen und den aufwändigeren manuellen Prozess zu ersetzen. Dieser sah zuvor wie folgt aus: Bei Arbeitsantritt eines neuen oder Austritt aus dem Unternehmen eines bestehenden Mitarbeitenden, wurden alle notwendigen Vorkehrungen in einer Excel-Checkliste aufgelistet und nach Erledigung abgehakt. Die betroffenen Abteilungen schickten die Liste zur Bearbeitung per E-Mail hin und her. Wechselten die Azubis die Abteilung, wurden alle zu ändernden Einstellungen ebenfalls in Excel dokumentiert. Dieser Ablauf war unübersichtlich und führte oft zu zeitlichen Verzögerungen.
Digitaler Prozess im Mitarbeiterportal
Dank des Azubi-Teams ist es nun möglich, die On-, Off- und Crossboarding-Abläufe über das Mitarbeiterportal abzubilden. Jeder zuständige Mitarbeitende erhält eine Zuweisung der Aufgaben mit Fälligkeitsterminen und Erinnerungen. So kann jeder seine Aufgaben sehen und zeitgerecht bearbeiten.
Herausforderungen und Erfolge
Beim aktuellen Status Quo des Prozesses sehen die Azubis aber noch Potenzial nach oben. Insbesondere die Abbildung der Prozesse im Mitarbeiterportal hätten sich die Azubis noch automatisierter gewünscht. Ideal wäre, ihrer Meinung nach, die direkte technische Verknüpfung zwischen den Aufgaben und den technischen Prozessen bzw. Programmen gewesen. Es ist gelungen, die Checkliste im Portal zu integrieren, jedoch müssen die Aufgaben manuell abgearbeitet werden.
Ein weiteres Problem stellte die zeitliche Abstimmung innerhalb des Teams dar, da die drei Azubis an verschiedenen Standorten im Betrieb eingesetzt waren. Durch digitale Meetings konnten sie dieses Problem allerdings umgehen und sich mithilfe von regelmäßigen Besprechungen über den aktuellen Projektstand austauschen und anstehende Aufgaben verteilen bzw. direkt erledigen.
Ebenso positiv hob das Azubi-Team auch die Absprachen der Personal- und IT-Abteilung hervor. Ihre Unterstützung trug einen entscheidenden Teil zum Erfolg des Projekts bei.
Fazit der Azubis
Wir haben gelernt uns miteinander abzustimmen, einen Projektablauf zu organisieren und auf ein Ergebnis hinzuarbeiten. Unser Projekt befindet sich aktuell in einem Testdurchlauf und soll sich stetig weiterentwickeln und übernommen werden.
Den nächsten Digiscouts-Azubis möchten wir noch mit auf den Weg geben: Kommuniziert mit den Kollegen und Abteilungen, um das Projekt besser umsetzen zu können.- Sina, Lara und Joost
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