Der AvD Wirtschaftsdienst, gegründet 1899 und einer der renommiertesten Pannen- und Abschleppdienste Deutschlands, hat sich der Herausforderung gestellt, seine internen Prozesse zu digitalisieren. Das dreiköpfige Azubi-Team aus verschiedenen Fachbereichen beschreibt im Interview, wie sie gemeinsam den On- und Offboarding-Prozess modernisiert haben, um Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit zu steigern.
Der AvD Wirtschaftsdienst ist ein Unternehmen mit über 125 Jahren Geschichte. Wie kam es dazu, dass ihr einen solch traditionellen Prozess wie das On- und Offboarding digitalisieren wolltet?
Genau das war der spannende Punkt! Tradition ist bei uns ein zentraler Wert, aber auch die Anpassung an moderne Anforderungen ist essenziell. Wir haben gemerkt, dass unser On- und Offboarding-Prozess viel manuelle Arbeit beinhaltete, die fehleranfällig und zeitraubend war. Deshalb wollten wir eine Lösung finden, die sowohl effizient als auch nachhaltig ist. Die Digitalisierung schien der naheliegende Schritt, um diese Ziele zu erreichen.
Wie seid ihr bei der Optimierung des Prozesses vorgegangen?
Zuerst haben wir den gesamten Ablauf analysiert. Dabei fiel uns auf, dass viele Schritte unnötig kompliziert waren – zum Beispiel das mehrfache Ausdrucken und Wiedereinscannen von Dokumenten. Unser Ziel war es, diese manuellen Tätigkeiten zu minimieren. Dann haben wir uns in einem Brainstorming überlegt, wie wir den Prozess automatisieren könnten. Dabei haben wir nicht nur auf die Effizienz, sondern auch auf die Benutzerfreundlichkeit und Nachhaltigkeit geachtet.
Ihr habt euch schließlich für eine Forms-basierte Plattform entschieden. Wie kam es zu dieser Entscheidung?
Nach gründlicher Recherche und Feedback von verschiedenen Abteilungen, wie HR und IT, haben wir uns für die Plattform DocDomain entschieden. Sie ließ sich leicht in unsere bestehende IT-Landschaft integrieren und bot die Flexibilität, auch zukünftige Anforderungen zu erfüllen. Die Benutzerfreundlichkeit war für uns besonders wichtig, da auch Kolleginnen und Kollegen ohne technischen Hintergrund problemlos mit der Lösung arbeiten können.
Was hat euch an dem Projekt besonders Spaß gemacht?
Der Austausch im Team war ein großes Highlight. Wir kamen aus ganz unterschiedlichen Bereichen – von Büromanagement über Dialogmarketing bis hin zur Anwendungsentwicklung. Jede und jeder konnte seine Perspektive und Stärken einbringen, was das Projekt extrem bereichert hat. Besonders spannend war auch die enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und das gemeinsame Brainstorming, bei dem wir alle viel voneinander gelernt haben.
Welche Herausforderungen habt ihr während des Projekts gemeistert?
Eine große Herausforderung war es, die Anforderungen aller Beteiligten – von HR über IT bis hin zu den Fachabteilungen – unter einen Hut zu bringen. Gleichzeitig mussten wir darauf achten, dass die Lösung sowohl technisch machbar als auch für zukünftige Erweiterungen offen ist. Durch die regelmäßigen Meetings und den kontinuierlichen Austausch konnten wir diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen.
Was nehmt ihr aus diesem Digitalisierungsprojekt mit?
Wir haben erkannt, dass Digitalisierung mehr ist als nur der Einsatz neuer Technologien. Es erfordert ein tiefes Verständnis der internen Prozesse und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Zudem haben wir gelernt, wie wichtig es ist, klare, digitale Strukturen zu schaffen, die den Arbeitsalltag vereinfachen. Und es war toll zu sehen, wie unsere Ideen Schritt für Schritt Realität wurden – von der ersten Konzeptphase bis hin zur Implementierung der Lösung.
Vielen Dank für das Interview!