Azubis führen digitale Tourenplanung für Außendienstmitarbeitende ein

Ideen- und Entscheidungsfindung

Mit fünf Azubis haben wir uns auf den Weg in die IHK gemacht, um zu erfahren, worum es sich beim Digiscouts Projekt handelt – Digitalisierung im Unternehmen! Da bereits sehr viele Prozesse im Unternehmen digital sind, haben wir beschlossen durch alle Abteilungen zu gehen und unsere Kollegen, sowie unsere Außendienstkollegen, zu interviewen. Unter anderem fiel das Stichwort “Tourenplanung“. Da wir zu dem Thema nur gutes Feedback und Motivation zum Projekt aus der Leitungsebene erhalten haben, fiel uns die Entscheidung zwischen den vier favorisierten Themen nicht schwer.
Das Ziel ist es, für jeden Außendienstmitarbeiter die Planung der Routen im Voraus und vor Ort zu vereinfachen. Durch die Tourenplanung werden nicht nur Zeit und redundante Kosten eingespart, es ist zudem deutlich umweltschonender. Dies waren im Wesentlichen die entscheidenden Auswahlkriterien. Dennoch werden wir sicherlich als Unternehmen die nicht umgesetzten Ideen in Zukunft in die Wege leiten. In diesem Sinne – vielen Dank für den Ansporn!

Das Projekt – Ziel und Nutzen

Um zu verstehen, wie der Arbeitsprozess der Tourenplanung abläuft, skizzieren wir im folgendem Absatz den Arbeitsalltag unserer Kollegen im Außendienst:
-- Max (examinierter Krankenpfleger) druckt sich wie jeden Morgen eine Liste aus, in der seine tägliche Auflistung der Patienten stehen. Im Intervall von 4-6 Wochen werden bei den Patienten die Dauerkatheter gewechselt. Leider fährt Max beispielsweise nicht von A nach B nach C, sondern von B nach A nach C. Dies ist nicht seinem Orientierungssinn zu schulden, nur bleibt nicht immer die Zeit die Routen sinnvoll zu planen.
Daher unsere Projektidee: eine sinnvolle Tourenplanung! Wie wir dies umsetzen möchten? Portatour – ein Tourenplaner, dass extra für den Außendienst konzipiert wurde und auf dem PC, Tablet oder Smartphone genutzt werden kann. Dieses Tool hat uns sofort überzeugt, da es uns schon mit einem 2 Minuten Video, alle Funktionen, die wir uns wünschen, versprochen hat. Genau das brauchten wir: Mehr Patientenbesuche, weniger Kilometer und mehr Zeit.
Anschließend haben wir Portatour kontaktiert und einen Termin vereinbart, bei dem uns anhand eines Demo-Kunden das Tool Schritt für Schritt erklärt und vorgestellt wurde. Für unsere Kollegen im Außendienst ergeben sich durch das Tool folgende Vorteile:

• Alle täglichen Termine auf einem Blick in digitaler Form
• Keine lästige und fehleranfällige Eingabe ins Navigationssystem
• Direkt protokollierte Patientenakten
• Spontan hinzugefügte Termine können in sinnvoller Reihenfolge dazwischengeschoben werden
• Weniger Zeit im Auto durch sinnvolle Tourenplanung

Die Testphase und das weitere Vorgehen

Unsere mutigen Außendienstler: Ute, Kerstin und Andreas sind bereit als Piloten die neue Routenplanung anhand der Portatour App zu testen. Mit Ihrer Hilfe können zukünftige Probleme für Ihre Mit-Kollegen bereits im Voraus gelöst werden.

Wie wir das Projekt 2023 weiterführen: Unser Ziel ist es, ab Januar 2023 das Tool in die Abeitsprozesse der Außendienstmitarbeiter vollständig zu integrieren.

Unser Projektvideo...

Unser Fazit?

Wir sind sehr froh, dass wir uns entschieden haben gemeinsam mit dem RKW Kompetentzentrum dieses Projekt in unserem Unternehmen in Angriff genommen zu haben. Wir konnten dadurch vieles lernen, wie zum Beispiel Zeitmanagement oder wie die Hintergründe einer längerfristigen Projektarbeit sind.
Die Idee, die wir durch unsere Interviews aller Kollegen erhalten haben, konnten und werden wir optimistisch umsetzen. Außerdem war es uns durch das Digiscouts-Projekt möglich viele andere Ideen zu sammeln und eventuell in den nächsten Jahren umzusetzen!
Wir sind außerdem allen aus dem Unternehmen dankbar, dass sie uns so tatkräftig unterstützt haben. Sei es in unseren Interviews, Umfragen oder die Zeit und Kraft die sie für unsere Umsetzungsphase investiert haben.
Vielen Dank auch an Harm Wurthmann, unser Coach aus dem RKW Nord, der den langen Weg auf sich genommen hat, um uns hier im Norden zu besuchen und zu beraten.
In diesem Sinne: Wir freuen uns auf den weiteren und hoffentlich erfolgreichen Weg mit unserer Tourenplanung!

Digiscouts-Autoren:

Arushan Katharina, Sharin, Kenneth, Josh, Tom