Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitales Bautagebuch

Das Digiscouts-Team der Stadtwerke Eschwege GmbH

Wir sind Valentin und Radoslaw, Auszubildende zum Fachinformatiker für Systemintegration bei der Stadtwerke Eschwege GmbH im dritten Lehrjahr. Die Stadtwerke sind einer der größten Energieversorger Nordhessens. Täglich versorgen wir 50.000 Menschen zuverlässig und umweltschonend mit Strom, Erdgas, Trinkwasser, Wärme und den dazugehörigen Dienstleistungen. 

Ideensuche und Entscheidungsfindung

Unser Unternehmen ist bereits sehr stark digitalisiert, daher war es für uns am Anfang gar nicht so einfach, weitere Potenziale für ein Digitalisierungsprojekt zu finden. Wir haben uns im Team zusammengesetzt und nach intensivem Brainstorming, einigen Gesprächen mit Kollegen und unseren Vorgesetzten einige mögliche Projekte gefunden. Aus diesen Ideen haben wir die drei besten ausgewählt, ausgearbeitet und der Geschäftsführung vorgestellt:

1) Bautagebuch: Dokumentation des Baufortschritts unserer Baustellen im Bereich Strom, Gas und Wasser

2) Materialbestellung: Automatisierte Bestellung von unterschiedlichen Arbeitsmaterialien zur Verwendung im eigenen Haus

3) Störmeldesystem: Internes Dashboard für aktuelle Störungen im Versorgungsgebiet der Stadtwerke Eschwege GmbH

Im Gespräch mit der Geschäftsleitung wurden die Vor- und Nachteile der Ideen für das Unternehmen diskutiert. Auch die Umsetzbarkeit spielte eine große Rolle. Schließlich haben wir uns gemeinsam mit der Geschäftsleitung für die Einführung eines Bautagebuchs entschieden.

Das Projekt Bautagebuch

Die Idee zum Bautagebuch kam von einem Kollegen. Schon vor einigen Jahren kam der Wunsch nach einem einheitlichen Bautagebuch auf, mit dem die Arbeit auf den Baustellen dokumentiert werden kann. Damit können Bauleitende den Baufortschritt besser überwachen und bei Mängeln eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung gewährleisten.

Vor der Einführung des Bautagebuchs wurden die Nachweise über die geleisteten Tätigkeiten über unser Stundenbuchungssystem oder Outlook geführt. Dort konnten jedoch nur grobe Informationen über die ausgeführten Tätigkeiten erfasst werden, die nicht weiter verarbeitet wurden.

Also begannen wir, Angebote für Apps und Software einzuholen und zu vergleichen. Im Unternehmen gab es bereits eine mögliche Anwendung, die wir an unsere Bedürfnisse anpassen konnten. Nun mussten wir die Anwendung in unser System implementieren, konfigurieren, testen und das Bautagebuch erstellen. Nachdem die technischen Variablen geklärt waren und die Anwendung fehlerfrei lief, begannen wir mit der Schulung der Mitarbeitenden und der offiziellen Einführung des Systems.

Ziel und Nutzen des digitalen Bautagebuch

Ziel unseres Bautagebuchs war es, unter einem Arbeitsauftrag mehrere kleine Tagesberichte bestehend aus Beschreibung, Bildern und anwesenden Personen zu hinterlegen. Die Monteure erfassen die Informationen über die App auf der Baustelle und diese werden automatisch synchronisiert in das Bautagebuch eingetragen.

Mit dem Bautagebuch bzw. der App mit Softwareanbindung konnten wir den gesamten Prozess digitalisieren, vereinfachen und somit nachvollziehbarer, einheitlicher und genauer gestalten.

Unser Fazit

Zu Beginn haben wir den Projektaufwand unterschätzt, weshalb wir zeitlich etwas von unserer Planung abweichen mussten. Insgesamt sind wir mit unserer Arbeit und dem Endergebnis zufrieden, haben aber schon Pläne, wie wir das Bautagebuch in Zukunft noch verbessern und erweitern können. Wir fanden es toll, dass wir so viel Unterstützung und Vertrauen von unserer Geschäftsleitung bekommen haben, um ein solches Projekt selbst durchzuführen. Durch das Bautagebuch haben wir gelernt, worauf es im Projektmanagement wirklich ankommt, wie zum Beispiel gute Kommunikation.

Digiscouts®-Autoren: Valentin und Radoslaw