Datenschutzkonform in der Cloud

Ein Kloster auf der einen Seite, auf der anderen Seite zwei Etagen in einem Bürogebäude ein paar Straßen weiter. Und mittendrin das Problem mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Nein, zeitgemäß war es nicht, sondern zeitfressend, dass beim Austausch von personenbezogenen Daten zwischen den beiden Standorten Dokumente ausgedruckt oder auf den USB-Stick übertragen und hinübergebracht werden mussten. Da auch noch der alte Server an seine Kapazitätsgrenzen gelangte, war die Zeit reif für Veränderungen.

Das Digiscouts®-Projekt im Landkreis Harz war Anlass genug, diese Veränderungen anzugehen. Die Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement übernahm die Verantwortung für ihr eigenes Projekt. Und so versteht sich auch die Aussage von Detlef Rutzen, Geschäftsführer der AWZ GmbH, die Digiscouts® wären eine Art Katalysator für dieses notwendige interne Projekt gewesen. Die Auszubildende wurde von der Kollegschaft unterstützt, mit einem Projektplan und Meilensteinen behielten alle Mitglieder Zeit und Aufgaben im Blick.

Die Anforderungen an eine Cloud sind andere als an einen normalen Server, daher wurde eine Fachinformatikerin zusätzlich ins Team geholt, um der Auszubildenden bei den technischen Herausforderungen helfend zur Seite zu stehen. Die Lösung war schnell gefunden. Ein sogenannter cloud-fähiger NAS-Server (ein Server für netzwerkgebundenen Speicher) sollte es sein, weil dieser sowohl den Anforderungen Rechnung trug als auch das Budget nicht unnötig in die Höhe trieb. Über einen Webzugang lassen sich nun vom Administrator freigegebene Ordner und Inhalte problemlos von beiden Standorten aus abrufen. Die Implementierung an sich brachte keine Probleme mit sich und der Zeitplan wurde minutiös, aber mit nicht zu unterschätzendem zeitlichem Aufwand eingehalten.

Das Digiscouts®-Projekt ist für unsere Auszubildende eine tolle Ergänzung zur Ausbildung. Aber auch das AWZ hat profitiert, über den konnkreten Nutzen für das Geschäft hinaus: Das Digiscouts®-Projekt hat uns diszipliniert, einen Projektplan mit einem Projektteam aufzustellen. Das hat den Ablauf deutlich vereinfacht, weil jeder über jeden Schritt informiert war.

(Detlef Rutzen)

Gab es Herausforderungen? Und was brachte das Projekt insbesondere der Auszubildenden? Vom alten Server auf den neuen während des laufenden Betriebs umzuziehen war die größte Herausforderung. Das führte dazu, dass Mitarbeitende zeitweise keinen Zugriff auf Daten hatten. Doch mit regelmäßiger Kommunikation und Informationsaustausch stellte die Umstellung auch im Betriebsablauf kein Problem dar. Die Auszubildende hatte anfangs großen Respekt vor dem eigenen Projekt. „Rückblickend ist das Projekt Digiscouts® eine gute Möglichkeit gewesen, um sich selbst zu testen, sich mit Themen außerhalb der Ausbildung auseinanderzusetzen und neue Erfahrungen zu sammeln“, resümiert sie jedoch. Der Schlüssel zum Erfolg war das gemeinsame Arbeiten am Projekt.

Sie selbst ebenso wie ihre Ausbilderin sehen einen Kompetenzgewinn im Umgang mit digitalen Medien, in der Selbstorganisation, beim Verständnis von Prozessen und Abläufen sowie der Interaktionsfähigkeit. So gewinnt das Unternehmen genauso wie die Auszubildende.