Der Grundstein für digitalen Fortschritt ist gelegt

Im oberbayerischen Mammendorf suchten drei Azubis nach Digitalisierungspotenzial und nahmen dabei die täglichen Arbeitsprozesse des Familienunternehmens MIPM GmbH genauer unter die Lupe. Einem Entwickler und Produzent von Patientenüberwachungsmonitore Tesla^DUO und Tesla^M3 sowie Zubehör, das auch unter extremen Bedingungen eines Kernspintomographen zuverlässig Vitalparameter wie etwa Blutdruck, Elektrokardiogramm, Sauerstoffsättigung etc. misst und anzeigt.

Das Ziel hinter der Projektidee „Digitalisierung der Auftragsbearbeitung“

Zentrales Ziel des Projektvorhabens war die vollständige Digitalisierung des Dokumententenmanagements. Dokumente, wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Packzettel, Rechnung usw. sollten zukünftig nicht mehr ausgedruckt und im Haus „umherwandern“, sondern mithilfe einer DMS-Softwarelösung verwaltet werden.

Das Team MIPM-Digiscouts

Johanna, Auszubildende zur Elektronikerin für Geräte und Systeme, übernahm die Projektleitung im Team und wurde dabei von Lukas, Auszubildender zum Groß- und Außenhandelskaufmann unterstützt. Hannes, als Auszubildender zum Fachinformatiker, war der Ansprechpartner rund um das Gebiet „IT“. Phillip Gröbl, Büroleiter bei der MIPM GmbH, unterstützte seinen Azubi-Nachwuchs in den abteilungsübergreifenden Absprachen und Abstimmungen.

Das analoge Dokumentenmanagement am Beispiel der Auftragsbearbeitung von Bestellungen

Die Auftragsbestätigung: Mit dem Bestellungseingang beginnt die Auftragsbearbeitung. Das heißt, eine Auftragsbestätigung wird von einer Sachbearbeiterin oder einem Sachbearbeiter, die am Empfang arbeiten erstellt, ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und an die zuständigen Kollegen aus der Administration zur Freigabe des Bestellungsauftrags weitergegeben – diese erfolgt dann in Form einer zweiten Unterschrift. Geprüft und unterschrieben wandert die Auftragsbestätigung wieder zurück in die Hände des Sachbearbeitenden und die Kundin bzw. der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung per Mail. Ist die Auftragsbestätigung jedoch fehlerhaft, wird diese vernichtet und der Vorgang mit einer korrigierten Version erneut gestartet. Kommissionierung versus Produktionsauftrag: Nach dem die Auftragsbestätigung an die Kundin bzw. den Kunden verschickt wurde, wird die Bestellung in die Produktion gebracht, direkt kommissioniert oder als Produktionsauftrag aufgenommen. Kommissioniert wird, wenn es sich um die Bestellung vorrätiger Artikel handelt, wie beispielsweise Fingeradapter. Der Produktionsauftrag erfolgt, wenn MRT-taugliche Geräte bestellt werden – die erst produziert werden müssen, wie zum Beispiel ein Tesla ^M3.Im Falle einer Kommissionierung, holt die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter die Artikel direkt aus dem Regal, schreibt den Lieferschein (Papierform) und übergibt die Bestellung an das Team aus dem Warenausgang. Sobald die Bestellung versendet ist, werden alle Dokumente (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Packzettel usw.) eingescannt und abgeheftet. Handelt es sich umeinen Produktionsauftrag von MRT-tauglichen Geräten erhält das Produktionsteam die Auftragsbestätigung, indem die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter diese in das Fach „Neue Aufträge“ legt. Das Produktionsteam prüft die vereinbarten Zahlungskondition auf der Auftragsbestätigung und legt diese physisch ab – entsprechend dem Fach Rechnung oder Vorkasse. Ist die Zahlung eingetroffen geht eine Kollegin oder ein Kollege aus der Buchhaltung in die Produktion, sucht sich die Auftragsbestätigung raus, stempelt diese mit „Bezahlt“ und gibt damit dem Team vom Warenausgang den Versand frei.

Das Projekt „Digitalisierung der Auftragsbearbeitung“

Im Zuge des Azubi-Projekts wurde die interne Ablauforganisation (die Verbindung von Einkauf, Produktion und Verkauf) sowie der Customer Contract Process“ (Vertragsmanagement) überarbeitet. Zweifellos stellte diese „Umstrukturierung“ die MIPM-Digiscouts und die Belegschaft vor viele Herausforderungen, doch hatte sie letztlich auch zu mehr Transparenz und Effizienz beigetragen. „Das Projekt vereinfacht die internen Abläufe ungemein und als netter Nebeneffekt wird durch den geringeren Verbrauch an Papier die Umwelt auch noch geschützt. Aktuelle befindet sich der Aufbau des DMS noch in den Startlöchern, doch es werden noch viele digitale Projekte – mit den Azubis – folgen“, so Phillip Gröbl, Büroleiter und Betreuer.

Statements aus dem Team über ihre Erfahrungen im Digiscouts^®-Projekt

Wir hatten sofort viele Ideen...

Johanna: Wir hatten sofort viele Ideen, an welchen Stellen in unserer Firma noch Digitalisierungspotential besteht. Deshalb haben wir der Geschäftsführung mehrere Projekte vorgestellt. Auch die Zusammenarbeit im Team ist hervorragend gelaufen. Wir haben uns alle drei super verstanden und jeder ist seinen auferlegten Aufgaben zeitnahe nachgekommen.

Die größten Herausforderungen hat die aktuelle Corona-Krise mit sich gebracht.

Lukas: Die größten Herausforderungen hat die aktuelle Corona-Krise mit sich gebracht. Zum Schutz der Mitarbeitenden wurden die einzelnen Bereiche getrennt, sodass kein direkter Austausch mehr stattfinden konnte. Ganz „digital“ verlief die Kommunikation über Textnachrichten oder Sprachanrufe. Da öfters von zu Hause aus an dem Projekt gearbeitet wurde, ging eine gewisse Flexibilität verloren. Mal schnell nach nebenan gehen und etwas fragen, war nicht möglich. Aufgrund des Schichtmodells waren wir zu unterschiedlichen Zeiten in der Firma bzw. im Homeoffice, das war ebenfalls ein Hindernis.

Was am meisten Spaß gemacht hat, ist schwer zu sagen. Es waren viele Dinge.

Hannes: Was am meisten Spaß gemacht hat, ist schwer zu sagen. Es waren viele Dinge. Wie etwa, dass wir Azubis bereichsübergreifend an einem gemeinsamen Projekt arbeiten konnten. So lernten wir uns noch besser kennen – ein sehr positiver Nebeneffekt. Es hat Spaß gemacht sich intensiv mit den täglichen Arbeitsabläufen zu beschäftigen und diese genauer unter die Lupe zu nehmen. Wir sind jetzt mit Arbeitsabläufen vertraut, die uns vorher unbekannt waren. Der hohe Anteil an Selbstständigkeit, also als Azubis komplett frei zu agieren.    

Durch das Projekt haben wir unser Wissen im Projektmanagement erweitert.

Lukas: Durch das Projekt haben wir unser Wissen im Projektmanagement erweitert. In der Ausbildung selbst ist man wenig, so konkret, in Projekte integriert. Durch Digiscouts^® wurde uns die Möglichkeit gegeben, selbst ein Projekt zu planen und durchzuführen – was uns viel Freude bereitet hat. Dabei merkten wir auch, wie anspruchsvoll es ist ein Projekt zielführend zu planen und welchen Herausforderungen man sich stellen muss. Dank der intensiven Beschäftigung mit dem Thema Digitalisierung und der Projektarbeit haben wir gelernt, wie wir sinnhaft Problemen begegnen sowie dafür bestmögliche Lösungen erarbeiten und umsetzen können. Diese neue Erfahrung bringt uns Vorteile in unserer weiteren beruflichen Laufbahn.

Man kann sagen, wir sind jetzt Experten in der Auftragsbearbeitung.

Johanna: Zu Beginn des Projektes war nur Lukas mit der Auftragsabwicklung vertraut. Hannes und ich mussten uns erst in den komplexen Ablauf der Auftragsbearbeitung einarbeiten. Wenn man uns heute nach dem Ablauf fragt, können wir diesen selbstsicher erklären. Bei der Einarbeitung hat uns der Austausch mit der Belegschaft sehr geholfen. Man kann sagen, wir sind jetzt Experten in der Auftragsbearbeitung. Außerdem sind wir alle drei Experten im DMS geworden. Innerhalb des Projektes ist uns aufgefallen, dass das DMS mehr Möglichkeiten bietet, als zuerst vermutet. Dadurch ergab sich mehr Spielraum für die zukünftige digitale Ausgestaltung unseres DMS.

Wir hätten am liebsten gleich mehrere Projekte in Auftrag gegeben. Das ein oder andere Projekt wird vielleicht in Zukunft außerhalb des Digiscouts®-Projekt auch noch umgesetzt.

Phillip Gröbl, Büroleiter und Betreuer: Unsere Digiscouts hatten von Anfang an viele interessante und gute Ideen. Wir hätten am liebsten gleich mehrere Projekte in Auftrag gegeben. Das ein oder andere Projekt wird vielleicht in Zukunft außerhalb des Digiscouts®-Projekt noch umgesetzt. Unsere Auszubildenden haben in dieser Zeit viel über das Leiten und Arbeiten in einem Projektteam gelernt was Ihnen – und auch der Firma – in Zukunft noch viel nutzen wird.