Die Tücken eines handschriftlichen Tankbuches sind ausgemerzt!

Die Kundinnen und Kunden des Autohaus Wilhelm Jesinger KG in Esslingen bekommen als Ersatzfahrzeug z. B. einen von dreißig smarts. Bei Rückgabe erfolgt ein Sicherheits-Check unter anderem mit einer Sichtprüfung auf Schäden an Karosserie und Reifen. Darüber hinaus wird das Fahrzeug wieder vollgetankt. Handschriftlich wurden die Ergebnisse des Sicherheits-Checks und die Betankungsdaten einschließlich Kilometerstand in einem dem Fahrzeug zugeordneten Fahrtenbuch dokumentiert. In der Buchhaltung mussten diese Daten anschließend händisch erfasst und mit Tankbelegen abgeglichen werden.

Das Digiscouts®-Team - eine Kauffrau für Büromanagement im 3. Lehrjahr und ein Kfz-Mechatroniker im 2. Lehrjahr - überlegten gemeinsam mit der Geschäftsführung, wie sich das Fuhrparkmanagement optimieren ließe. Ziele waren größere Übersichtlichkeit, weniger Übertragungsfehler, Zeit- und Kostenersparnis - also mehr Effizienz.

Die gefundene Lösung konnten die beiden Auszubildenden selbst umsetzen, denn sie baut auf Excel auf. Die Stammdaten jedes Ersatzfahrzeugs werden in einer Maske erfasst, die Laufleistungstabelle mit den Angaben zum Tanken sind an das Kennzeichen gekoppelt, somit für die Buchhaltung direkt zuzuordnen und viel leichter auf Plausibilität zu prüfen. Ergebnisse des Sicherheits-Checks und die Tankdaten werden direkt in die Excel-Tabelle auf einem Tablet eingetragen. Die Verknüpfung von Tablet zur Software der Buchhaltung erfolgt über eine Cloud. Unterstützt wurden die beiden Auszubildenden von einem IT-affinen Mitarbeiter, von ihren Ausbildenden und der Geschäftsführung, die auch gerne die Mittel für die Anschaffung des Tablets freigab.

In der Testphase zeigten sich zwei Herausforderungen: Die für den Prozess verantwortlichen Mitarbeitenden hatten eine geringe Affinität zu digitalen Endgeräten. Und die Akzeptanz für die Prozessänderung bei den Mitarbeitenden war zu erreichen.

Ausführliche und intensive Schulungen in Workshops waren deshalb notwendig und wurden vom Digiscouts®-Team durchgeführt. Zusätzlich erforderte ein Programmierfehler und Optimierungspotenzial in der Darstellung eine zweite Testphase. Durch die unterschiedlichen Präsenzzeiten der Auszubildenden während der Sommerferien verzögerte sich das Projekt, was wenig förderlich war für die Motivation. In Summe sind sich aber Auszubildende und Geschäftsführung einig, dass das Digiscouts®-Projekt 'Fuhrparkmanagement digital' auf der einen Seite für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Mehrwert bedeutet und andererseits die Attraktivität als Ausbildungsfirma dadurch gesteigert wird.

Ein solches Projekt gelingt allerdings nur, wenn die Unterstützung der Auszubildenden durch die Geschäftsleitung gewährleistet ist. Die geschäftsführende Gesellschafterin Elli Roderburg-Schnierle ist der Überzeugung, dass solche Projekte dazu dienen, neue Wege zur Gewinnung von Auszubildenden aufzuzeigen, Auszubildende an Digitalisierung heranzuführen sowie Teamgeist und Eigenverantwortlichkeit zu fördern.