Digiscouts digitalisieren Spesenabrechnung – mit Erfolg
„Man könnte meinen, dass in einem IT-Haus bereits alles digitalisiert ist, doch als Betreuer wurde ich eines Besseren belehrt. Die gesamte Vorbereitung zur Präsentation, die Auswahl aus den verschiedenen Anbietern sowie die Abstimmung für die Implementierung im Hause verlief reibungslos. Ich bin optimistisch, dass die Lösung der Kollegschaft gut gefallen wird. Die Einführung bei den Mitarbeitenden an den verschiedenen Standorten bedeutet jetzt noch Aufwand, aber ich bin mir sicher, dass die Digiscouts mit der Lösung offene Türen einrennen werden“, berichtet Marc Hasenbein, Bereichsleiter Vertrieb und Digiscouts-Betreuer.
Projektvorbereitung ist sehr wichtig
Zuerst haben die drei Auszubildenden von der dbh Logistics IT AG aus Bremen, einem Entwickler von Softwarelösungen für Spedition und Logistik, die Bereiche mit dem größten Digitalisierungspotenzial identifiziert. In einem internen Kick-Off haben sie Interviews über mögliche Digitalisierungs- und Automatisierungsprozesse mit den Mitarbeitenden geführt und dazu noch einen Fragebogen vorbereitet. Alle fanden es gut, gemeinsam an diesem Projekt zu arbeiten. Die Auswahlkriterien für das Projekt waren der Nutzen für den Betrieb, die Beständigkeit und Nachhaltigkeit sowie der Kostenfaktor. Weitere Punkte waren die Breitenwirkung und die Umsetzbarkeit.
„Die Vorteile unseres Projekts sind: Zeitersparnis, Druckerkosten sparen, effizientere Archivierung, und eine bessere Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Buchhaltung. Alle profitieren auch von dem Projekt, das war uns wichtig“, erzählt Christian Bröhl, Auszubildender zum IT-Systemkaufmann im zweiten Lehrjahr.
Der Weg von der Idee zum Ziel
Dadurch, dass die Kundschaft in ganz Deutschland verteilt ist, müssen die Außendienstmitarbeitenden und Business Consultants viel herumreisen. Vor dem Projekt wurde die Spesenabrechnung mithilfe von Excel-Vorlagen abgebildet. Wenn ein Mitarbeitender auf Dienstreise fährt, dann bewahrt er alle seine Belege bis zum Monatsende auf und trägt erst dann all die Kosten in die Excel-Vorlage am PC ein. Anschließend wird die Vorlage ausgedruckt und vom Mitarbeitenden und der Teamleitung unterschrieben. Daraufhin wurden die unterschriebene Vorlage und die Belege per Post an die Buchhaltung geschickt. Erst zu diesem Zeitpunkt konnte die Buchhaltung mit der Spesenabrechnung beginnen. Sie wurde erst auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, ggf. handschriftlich korrigiert und dann abgerechnet.
„Heute loggt sich der Außendienstmitarbeitende einfach über das Internet in das System ein und wird über eine Eingabemaske durch das Programm geführt. Es ist sehr einfach und intuitiv. Es ist nicht unbedingt zeitsparender für die Außendienstmitarbeitenden, aber die Buchhaltung spart enorm viel Zeit ein“, berichtet Felix Struck, Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration im zweiten Lehrjahr.
Außendienstmitarbeitende und die Buchhaltung haben das Programm schon einige Zeit getestet und die Testphase läuft noch bis Mitte April. Danach werden alle Mitarbeitenden von den drei Azubis geschult.
„Wir wollen noch eine App programmieren lassen, sodass wir wirklich von überall aus auf das Spesenabrechnungsprogramm zugreifen können“, erklärt Patrick Wehrheim, Auszubildender zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung im zweiten Lehrjahr.