Digiscouts nehmen Kurs auf: Excel wird über Bord geschmissen und durch neues Programm ersetzt

„Wir sind motiviert an dieses Projekt herangegangen, da wir daran eigenständig arbeiten konnten und somit viel Verantwortung übertragen bekommen haben. Außerdem konnten wir uns von Anfang an sicher sein, dass unsere Betreuer jederzeit hilfsbereit sind“, berichtet Noah Lemke, Auszubildender zum Schifffahrtskaufmann im ersten Lehrjahr.

Und so schippert das Team los

Mit so einem motivierten Azubi-Team ist AUG. BOLTEN Wm. Miller's Nachfolger (GmbH & Co.) KG, eine Reederei mit Massengutschiffbetrieb, bei den Digiscouts an den Start gegangen. Bei einem Rundgang durch die Abteilungen haben die Azubis sich Vorschläge von den Mitarbeitenden eingeholt und Gespräche geführt. Anschließend ist ein Teamleiter von den Azubis bestimmt worden und nach und nach wurden gemeinsam Meilensteine formuliert. Jedem Azubi ist ein Aufgabenbereich zugeteilt worden und es konnten entsprechende Angebote von externen Dienstleistern eingeholt werden.

„Das entscheidende Auswahlkriterium für das Projekt waren die Zeitersparnis und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Diese Kriterien waren für unseren Geschäftsführer von besonderer Bedeutung“, erzählt Chantal Schröder, Auszubildende zur Schifffahrtskauffrau im zweiten Lehrjahr.

Auch bei rauer See einen kühlen Kopf bewahren

In der Schifffahrt wird unter der Liegezeit die vertraglich vereinbarte Zeit bezeichnet, die dem Befrachter eines Schiffes zum Be- und Entladen einer Fracht in einem Hafen zur Verfügung steht. Wenn das Be- und Entladen innerhalb dieser Zeit abgeschlossen wird, muss der Reeder dem Befrachter Eilgeld zahlen. Wird die Zeit jedoch überschritten, zahlt der Befrachter dem Reeder Überliegegeld. Um das Eil- und Überliegegeld zu ermitteln, wird eine Liegezeitkalkulation erstellt. Bisher wurde diese Kalkulation manuell mit Excel durchgeführt. Die Excel-Datei ist mit Formeln vorprogrammiert und errechnet so die Liegezeit. Dies ist ein aufwendiger und zeitintensiver Prozess gewesen, da es dabei öfters zu falschen Berechnungen durch die Vorprogrammierung kam. Und hier wurden die Azubis aktiv: um den Mitarbeitenden mehr Zeit für andere Aufgaben zu verschaffen, wird die Liegezeitberechnung ab sofort mit einem speziell dafür entwickelten Programm erstellt. Es ermöglicht eine schnellere, weniger fehleranfällige und effizientere Bearbeitung der Liegezeitkalkulation. Trotz schwieriger Terminfindungen und einigen Überarbeitungen des Programms ist das Digiscouts-Team rechtzeitig fertig geworden.

Im Hafen angekommen

„Es hat Spaß gemacht sich innerhalb der Arbeitszeit mit einem eigenverantwortlichen Projekt zu beschäftigen. Das Arbeiten im Team hat unsere Zusammenarbeit verbessert und wir konnten uns mit Themen auseinandersetzen, mit denen wir vorher noch nicht in Berührung gekommen sind“, sagt Tamara Prien, Auszubildende zur Schifffahrtskauffrau im zweiten Lehrjahr.

Die Betreuer sind sich einig: es ist ein rundum gelungenes Digiscouts-Projekt. Der unvoreingenommene Blick auf Arbeitsprozesse lässt Optimierungsmöglichkeiten gut erkennen. Die Azubis waren selbst aktiv und konnten sich persönlich weiterentwickeln.