Digital Ordering – Bestellung per Klick

Die beiden Azubis kommen von der Daume GmbH, die technische Gebäudeausrüstungen und den Rohrleitungsbau vornimmt. Ein Azubi befindet sich im zweiten und der andere im dritten Lehrjahr. 

Digitalisierung des Bestellvorgangs

„Wir haben vor den Digiscouts® noch keine Projektarbeit gemacht und somit mussten wir Teamarbeit noch lernen“, erzählt Leon Gürntke, Auszubildender zum Industriekaufmann.  Wie an so einem Projekt dann gearbeitet wird, war auch noch unklar.

„Unsere Aufgabengebiete haben wir uns selbst aufgeteilt und dann eigenständig bearbeitet. Bei den Besprechungsterminen haben wir die Ergebnisse dann vorgestellt und weiter ausgearbeitet“, berichtet Gürntke.

„Trotz aller aus der Komplexität dieser Projektarbeit resultierenden Problematiken ist es uns gut gelungen, unsere gesetzten Meilensteine einzuhalten und umzusetzen“, berichtet Aljoscha Burchard, Auszubildender zum Industriekaufmann.

Bei der Projektvorstellung vor der Geschäftsführung kam die Idee direkt gut an und die vielen gestellten Fragen haben Klarheit in das Projekt und die weitere Vorgehensweise gebracht. Es wurde bewusst, dass die Prozesskosten durch das Projekt gesenkt werden können.

Das Projekt „Digital Ordering“

Früher wurde das Bestellformular händisch ausgefüllt und per Smartphone als Foto an den Einkäufer gemailt. Dieser druckte das Formular aus und überprüfte, ob die Bestellung mögliche Lagerware beinhaltete, bevor er das Formular digital ans Lager weiterleitete. Hier wurde es anschließend für die Bestandsprüfung erneut ausgedruckt. Im Anschluss an diese Prüfung scannte der Lagerist den Beleg und leitete ihn per E-Mail an den Einkäufer weiter. Dieser druckte das Formular erneut aus und bestellte händisch alle restlichen Positionen beim jeweiligen Lieferanten.

Mit der neuen Software kann der Bestellvorgang ausschließlich auf digitalem Wege abgewickelt werden. Im ersten Schritt wird das Bestellformular mit der Auswahl von Datanorm-Artikeln ausgefüllt und automatisch in das Bestellwesen eingetragen. Der Einkäufer prüft anschließend den Lagerbestand auf die Artikel und schickt eine entsprechende Information mit der Belegnummer zum Packen an das Lager. Im finalen Schritt bestellt der Einkäufer den Rest der benötigten Artikel beim jeweiligen Lieferanten.

Stand des Projektes und Ausblick

Das ursprüngliche Projektziel, die Einführung des Digital Ordering, konnte noch nicht erreicht werden, da im Moment ein Unternehmensweites Projekt „Mobiler Monteur“ läuft. Das Digital Ordering soll nachher Bestandteil des „Mobilen Monteurs“ werden. Daher wurde das Projekt mit der Erstellung des Lasten-Pflichtenheftes abgeschlossen. 

„Das Projekt wurde von Seiten der Geschäftsführung sehr positiv aufgenommen und wird definitiv in den Mobilen Monteur integriert. Die Azubis sollen dann zusammen mit der IT ein Handbuch über das neue System schreiben und der erste Ansprechpartner für die Belegschaft sein. Schulungen für das „Digital Ordering“ werden sie dann auch übernehmen. Wir möchten auch die anderen Ideen der Digiscouts® mit neuen Azubi-Teams weiterführen und das am liebsten in einem weiteren begleitetem Projekt“, so Niklas Gonzales, Personalreferent und Projektbetreuer.