Digitale Dokumentation von Beladungs-Lieferscheinen

Wie können wir Azubis es schaffen die Zukunft in der Arbeitswelt in unserem Unternehmen digitaler zu gestalten?

Diese Frage haben wir uns gestellt und mit Unterstützung des RKW Kompetenzzentrum und den entsprechenden Fachleuten ein digitales Projekt umgesetzt.

Unser Unternehmen

Die SCHOTT AG ist ein internationales Unternehmen und spezialisiert sich auf die Herstellung von Glas und Glaskeramik. An unserem Standort Grünenplan werden ca. 400 Mitarbeiter beschäftigt. Hier wird das dünnste Glas auf dem Markt produziert, das eine große Vielfalt in verschiedenen Glasarten und optischen Materialien mit einer Dicke von nur 25 Mikrometer bietet.

Projektablauf

Am Anfang des Projektes haben wir uns in den jeweiligen Bereichen bei unseren Kollegen informiert, wo entsprechendes Potential gesehen und gewünscht wird. Unsere Ergebnisse haben wir in einer wöchentlichen Routine zusammengetragen und haben uns auf das Thema „Digitale Dokumentation der Lieferscheine für die Beladung“ geeinigt. In der Projektzeit haben wir jeweils Rücksprache mit unserem Abteilungsleiter der Versandlogistik/unserer Ausbildungsleiterin gehalten und diese über den aktuellen Stand informiert.

Ausgangslage - Vergangenheit

In Grünenplan/Eschershausen werden bei uns die Spediteure in allen drei Werken nach einem ausgedruckten Lieferschein beladen. Nach der Beladung wird vom Lieferanten schriftlich auf dem Lieferschein in dreifacher Form unterschrieben. Zusätzlich wird für die Dokumentation ein Foto von der Beladung mit einer Kamera aufgenommen. Die Lieferscheine werden in der Versandlogistik archiviert und die Fotos müssen manuell auf einem Laufwerk abgelegt werden.

Worum geht es in diesem Projekt?

Zur Zielerreichung möchten wir als Hilfsmittel ein Tablet einführen, in dem über eine App gleichzeitig unterschrieben und fotografiert werden kann. Diese Daten sollen automatisch mit der abgehandelten Beladung verknüpft und bei Abschluss im SAP-System archiviert werden. Dazu gibt es an einem anderen Standort schon eine vorhandene Lösung, die auf unseren Standort zugeschnitten werden muss. Dazu haben wir uns mit der IT-Zentrale in Verbindung gesetzt und für die spätere Umsetzung die Anforderungen für unseren Standort definiert.

Um die Dokumentation der Beladung über die App laufen zu lassen sind leichte Anpassungen im Prozessablauf erforderlich, die bei der Umsetzung mit der Leitung der Versandlogistik besprochen werden müssen. Der Papierverbrauch wird durch die Digitalisierung deutlich verringert. So haben wir den unterschriebenen Lieferschein in digitaler Variante und können dies automatisiert in unser SAP einpflegen. Dieser Prozess spart zusätzlich viele Arbeits- und Wegzeiten ein.

Weiteres Vorgehen

Im Verlauf des Projekts haben wir erfahren, dass unser SAP-System umgestellt wird und Änderungen oder Anpassungen an dem vorhandenen System daher nicht mehr umgesetzt werden. Wir haben deshalb die nötigen Schritte zur Anpassung und Implementierung definiert, damit die Umsetzung beim Umstieg auf das neue System mit eingepflegt werden können.

Fazit

Durch eine weltweite SCHOTT Systemänderung ist das Projekt derzeit noch in der Durchführungsphase. Wir haben erkannt, dass einige Herausforderungen im Verlauf der Projektarbeit auftreten und deshalb Meilensteine nicht immer einfach zu erreichen sind. Durch eine vorausschauende Planung konnten wir den Bereich Urlaubsplanung und Abwesenheit der Berufsschultage und Hochschule gut bewältigen, allerdings war die zeitliche Planung des eigentlichen Projektablaufs durch auftretende Probleme nicht immer einzuhalten.

Besonders spannend war es in der Zeit viele neue Prozesse aus den verschiedenen Bereichen kennenzulernen und neue Erfahrungswerte zu sammeln. So konnte jeder einzelne sein Wissen teilen und alle gemeinsam davon profitieren.

"Teamarbeit ist ein grundlegender Schritt, gemeinsam Meilensteine zu bewältigen und etwas Großes im Unternehmen zu bewirken."

Digiscouts®-AutorInnen:

Marlene, Daniel, Carlos