Digitale Fahrtennachweise schaffen Ordnung

Die Bauunternehmung GLÖCKLE Holding GmbH aus Schweinfurt steht für Qualität und Service aus einer Hand. Als Familienunternehmen mit 115 Jahren Geschichte ist GLÖCKLE ein erfahrener und kompetenter Ansprechpartner für architektonische Ideen jeglicher Art. Als einer der führenden Komplettanbieter für Bau und Baudienstleistungen ist Perfektion, von der Planung bis zur Fertigstellung, eine Selbstverständlichkeit für das Unternehmen der Familie Glöckle. Jede Vision wird dabei marktgerecht und zukunftssicher realisiert, denn GLÖCKLE plant und baut für zukünftige Generationen.

Diesen Anspruch an Zukunftsorientierung und moderne Standards teilt auch das dreiköpfige Azubi-Team – bestehend aus Cecile, Chaiwat und Niklas – und digitalisierte kurzum die Fahrtennachweise des Unternehmens.

Die Ausgangssituation

Nach einem teaminternen Brainstorming und Gesprächen mit verschiedenen Mitarbeitenden, stand für die Azubis schnell fest, welcher Prozess das größte Digitalisierungspotential besaß: die Fahrtennachweise.

Mitarbeitenden ohne eigenen Firmenwagen stehen jederzeit Firmenfahrzeuge zur Verfügung, wenn sie während der Arbeitszeit beispielsweise zu Baustellen oder anderen Einsatzorten fahren müssen. Um eine genaue Dokumentation darüber zu führen, wer das Fahrzeug zu welcher Zeit gefahren hat und wie viele Kilometer zurückgelegt wurden, müssen die Mitarbeitenden diese Informationen in einem Fahrtenbuch festhalten. Darüber hinaus ist die Angabe der zugehörigen Kostenstelle erforderlich. Zu guter Letzt muss der Mitarbeitende noch unterschreiben. Da der gesamte Prozess manuelle erfolgt, ist er von Natur aus fehleranfällig. Oft sind die Einträge unleserlich oder sie fehlen ganz, wenn ein Stift oder das Fahrtenbuch selbst nicht auffindbar waren.

Die digitale Lösung

Ein digitales Fahrtenbuch in Form einer eigens entwickelten App stellt die Lösung zu diesem Problem dar. Mit einem beliebigen internetfähigen Smartphone können die Mitarbeitenden den QR-Code scannen, der in jedem Poolfahrzeug auf einem Duftbaum angebracht ist. Dieser QR-Code leitet die Mitarbeitenden direkt zur App weiter, in der alle relevanten Daten eintragen werden können.

Der genaue Ablauf ist dabei wie folgt: Bei Beginn der Dienstfahrt öffnet der Mitarbeitende die App und überprüft, ob der im System hinterlegte Kilometerstand korrekt ist. Ist dies der Fall, kann die Fahrt mit einem Klick gestartet werden. Sollte der Kilometerstand nicht stimmen, kann dieser problemlos angepasst und die Fahrt begonnen werden. Wenn im Smartphone die GPS-Funktion aktiviert ist, werden der Startpunkt, das Fahrtziel und die gefahrenen Kilometer automatisch in der App hinterlegt. Bei deaktiviertem GPS muss der Mitarbeitende diese Daten im Anschluss an die Fahrt selbst in der App eintragen. Des Weiteren können nun auch die Informationen zu den beförderten Gütern oder Personen dokumentiert werden.

Nutzen

Die Vorteile der Digitalisierung des Fahrtenbuchs sind vielfältig. Zum einen profitiert der Fuhrparkmanager von einem verbesserten Überblick, da er alle Informationen bequem über seinen Computer abrufen kann. Zum anderen werden die Mitarbeitenden durch die Automatisierung des Prozesses entlastet. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Durch die App wird außerdem die Schnittstelle zwischen Fuhrparkmanager und Buchhaltung vereinfacht, da auch die Buchhaltung Zugriff auf die App erhält. Zusätzlich leistet GLÖCKLE aber auch einen Beitrag zum Umweltschutz, da die Nutzung von Papier für Fahrtenbücher vermieden wird.

Das sagen die Azubis

Wir sind stolz darauf, selbständig ein Projekt umgesetzt zu haben und dass wir Themen außerhalb unseres Aufgabenbereichs erfolgreich gemeistert haben. Das Projekt Digiscouts® war für uns eine super Möglichkeit eigenständig ein Projekt planen, betreuen und umsetzen zu können, das später auch dem Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Cecile, Chaiwat und Niklas

Das sagt der Betreuer

Es gibt sehr viel Digitalisierungspotential und es ist wichtig, gerade Personen, die weniger Bezug zur digitalen Welt haben, mitzunehmen – dafür seid ihr Azubis die besten Botschafter.

Dominik Weppert