Digitale Materialanforderung

Was wäre, wenn ein Unternehmen ein Team aus Auszubildenden auf das Thema Digitalisierung losließe? Was für Projekte kämen dabei heraus? Einfach nur neue Ideen für die sozialen Medien? Oder doch Projekte, die ein tiefergehendes Verständnis von den Prozessen im eigenen Unternehmen widerspiegeln? Diese Frage beschäftigte alle Mitarbeiter im RKW-Projekt „Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ (Digiscouts®) von Anfang an. Der Grundgedanke dahinter: den frischen, unverstellten Blick, eine gewisse Affinität zur Digitalisierung und den Wunsch nach eigenen Projekten mit der Notwendigkeit zu verbinden, den digitalen Reifegrad von Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen und einen Schritt voranzubringen. Als das Digiscouts®-Projekt mit den ersten drei Modellregionen 2018 startete, ging die Mehrheit davon aus, es zumeist mit Projektideen zu tun zu bekommen, die im Handlungsfeld Kanäle zu verorten wären und sich somit mit Kundenkontakt, Beratung und Kundenbindung beschäftigen würden. Welch ein Irrtum, denn schon die ersten Teams belehrten die Kollegen eines Besseren: Es geht um Prozesse. Und es geht teilweise um richtig große Ideen, wie die jüngst ausgezeichneten Digiscouts®-Bundessieger zeigen. Es ist eine Tatsache, dass die Projektidee Früchte trägt. Von kleinsten Unternehmen mit einem Auszubildenden bis hin zu Großunternehmen und Digiscouts®-Teams mit fünf und mehr Azubis findet sich immer ein Projekt, das sich lohnt, umzusetzen und auch mit Begleitung des RKW-Coaches in einem halben Jahr umgesetzt wird. Bei den Abschlussveranstaltungen in den Regionen präsentieren die Azubis stolz ihre Projektergebnisse, die sie durch gemeinsames Arbeiten, durch Projektmanagement und mit dem „Go“ ihrer Geschäftsführung erarbeitet haben. Dabei sind auch den Branchen keine Grenzen gesetzt. Hier ein Beispiel aus dem Baunebengewerbe, die einen Einblick über die Möglichkeiten der Digiscouts® geben.

Die f-tronic GmbH entwickelt, produziert und vermarktet seit 1990 innovative Produkte für die Elektroinstallation.

Pascal Thome, der als saaris-Coach in der Region Saarland die Digiscouts® begleitet, hat sich mit der Personalleiterin der Saarbrücker f-tronic GmbH, Laura Sand, unterhalten:

Welche Rolle spielt das Thema Digitalisierung für die f-tronic GmbH?

Digitalisierung hat bei uns einen ganz hohen Stellenwert und wird auch von unserem Geschäftsführer Herrn Dawedeit gefördert. Papierloses Büro ist dabei zum Beispiel ein großes Thema, wir arbeiten bereits weitestgehend papierlos. Wir haben Mitte des Jahres auch ein neues ERP-System eingeführt, wodurch unsere Geschäftsprozesse nochmal deutlich effizienter geworden sind. Interne Kommunikationstools wie Microsoft Teams und Yammer werden ebenfalls ganz aktiv eingesetzt.

Wie wirkt sich der digitale Wandel auf Ihre Prozesse und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus?

Wichtig für uns ist, dass wir die Mitarbeiter auf dem Weg der Digitalisierung mitnehmen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass dieser Prozess nicht immer ohne Komplikationen abläuft. Es gibt natürlich Arbeitnehmer, die bisher weniger Berührungspunkte mit digitalen Technologien hatten. Da steht dann am Anfang oft der Vorbehalt im Raum, dass neue Technologien die Prozesse, mit welchen man schon länger vertraut ist, erst einmal hemmen. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass sich für den Mitarbeiter im Laufe der Zeit ein Mehrwert, insbesondere bei der Teamarbeit, herausstellt. Ein großer Vorteil für die Mitarbeiter besteht beispielsweise darin, dass sie von überall aus auf die Projektarbeit zugreifen können, sei es aus dem Homeoffice oder aus dem Ausland.

Sie sind als Unternehmen im Projekt Digiscouts® aktiv. Welches Projekt wird dabei realisiert und wie gestalten die Azubis die Umsetzung?

Das Digiscouts®-Projekt zielt auf unser neues ERP-System ab. Die Azubis haben sich an dieser Entwicklung ein Stück weit orientiert und die Entscheidung getroffen, den Prozess der elektronischen Bestellanforderungen im ERP-System weiterzuentwickeln. Um es mit den Digiscouts®-Begriffen „Alte Welt / Neue Welt“ aufzugreifen:  Es war so, dass in der alten Welt Bestellanforderungen z. B. aus dem Bereich "Fertigung" auf Papier zusammengestellt wurden und nach Freigabe vom Vorgesetzten an den Einkauf weitergereicht werden mussten. Dieser Prozess kann sich unter Umständen hinziehen und eine Bestellanforderung auf Papier verschwindet auch eventuell mal unter der Masse von Dokumenten. Hier haben die Digiscouts® Potenzial erkannt und das ERP-System dahingehend konfiguriert, die Bestellvorgänge künftig komplett elektronisch und hierdurch auch schneller abzuwickeln.

Was hat Sie als Unternehmen dazu veranlasst, im Projekt Digiscouts® aktiv zu werden?

Den Azubis gibt das Projekt ja ganz viel Positives für die Eigenentwicklung mit auf den Weg. Projektmanagement und Eigenorganisation werden gefördert. Die Azubis lernen ganz grundlegend, wie so ein Digitalisierungsprojekt überhaupt angegangen wird, welche Meilensteine es gibt und wie die Umsetzung aussehen kann. Das sind Fähigkeiten, die für uns im täglichen Ablauf sehr wichtig sind. Auszubildende haben bei uns einen hohen Stellenwert und die Erfahrung, welche sie jetzt als Digiscouts® gemacht haben, nutzen sie auch in ihrer täglichen Arbeit.

Welches Potenzial sehen Sie zukünftig bei Ihren Auszubildenden, wenn es um das Thema Digitalisierung bei f-tronic geht?

Die Azubis kommen ohne Scheuklappen in den Betrieb und bewerten die Dinge sehr neutral, da sie weniger von einer analogen Unternehmenskultur geprägt sind. Im internen Digitalisierungsteam bei f-tronic ist mittlerweile auch ein Azubi der Digiscouts® ein fester Bestandteil. Die Azubis gehen frisch an die Themen ran und werden der f-tronic auch in Zukunft ganz viel neuen Input bringen.