Digitale Unterschrift statt überflüssigem Ausdrucken und Einscannen

Auch im produzierenden Gewerbe nimmt die Digitalisierung einen hohen Stellenwert ein. Mit dem Ziel, die Abläufe effizienter zu gestalten, nahm die Parador GmbH aus Coesfeld am Digiscouts®-Projekt teil und digitalisierte die Unterschrift im Versand. Als Hersteller von Produkten zur Boden- und Wandgestaltung fertigt das Unternehmen seit 1977 Laminat, Parkett und elastische Bodenbeläge sowie Dekorpaneele für Wand und Decke an und exportiert in über 80 Länder. Die reibungslose und schnelle Abwicklung im Versand ist daher besonders wichtig.

Das vierköpfige Azubi-Team – bestehend aus Tabea, Niklas, Mick und Tobias – hat sich der Herausforderung gestellt, eigenverantwortlich die Digitalisierung in ihrem Ausbildungsbetrieb voranzutreiben.

Ideenfindung und Ausgangssituation

Nach ein paar Gesprächen mit anderen Mitarbeitenden stand fest: der Versand hat noch Digitalisierungspotential. Dort wurden Ablieferscheine bisher in zweifacher Ausführung ausgedruckt und vom Versanddienstleister unterschrieben. Während der Versanddienstleister den Ablieferschein in ausgedruckter Form mitnimmt, scannt ein Mitarbeitender das unterschriebene Exemplar des Unternehmens ein, woraufhin das Dokument per E-Mail an einen PC gesendet wird und nun digital abgelegt werden kann. Das papierbasierte Original wird anschließend abgeheftet.

Nicht nur der hohe Zeitaufwand und Papierverbrauch waren bei diesem Prozess eindeutige Nachteile, auch das redundante Ausdrucken und Einscannen war nicht mehr zeitgemäß.

Die digitale Unterschrift und ihre Vorteile

Die Azubis sahen hier Verbesserungspotential und beschlossen, die digitale Unterschrift einzuführen. Hierfür ruft ein Mitarbeitender den Ablieferschein über ein Tablet ab. Der Versanddienstleister kann das Dokument nun digital per App unterschreiben. Das als „unterschrieben“ gekennzeichnete Dokument wird anschließend automatisch einmal für den Versanddienstleister zur Mitnahme ausgedruckt, während das Exemplar des Unternehmens medienbruchfrei digital abgelegt werden kann. Ausdrucken und Einscannen gehört nun der Vergangenheit an.

Dank der Zeitersparnis von etwa einer Stunde haben Azubis und Mitarbeitenden nun mehr Zeit, sich anderen Themen zu widmen. Darüber hinaus ist der digitale Prozess übersichtlicher und durch den geringeren Papierverbrauch nachhaltiger.

Das Fazit

Obwohl das Projekt der digitalen Unterschrift die Azubis auch vor einige Herausforderungen im Hinblick auf die Zeitplanung und Unterstützung durch externe Ansprechpartner stellte, konnten sie das Unterfangen erfolgreich umsetzen und gleichzeitig Fähigkeiten im Projektmanagement und der Problemlösung gewinnen. Die Azubis können zu Recht stolz darauf sein, selbstständig einen Prozess digitalisiert zu haben, der einen großen positiven Einfluss auf das Alltagsgeschäft im Unternehmen haben wird.