Digitaler Assistent: E-Learning von Azubis für Azubis

Fünf Azubis sind bei ihrem Ausbildungsunternehmen Lohmann & Rauscher (L&R) auf die Suche nach Digitalisierungspetenzial gegangen – und unter anderem auch in der Azubi-Werkstatt nach Veränderungsmöglichkeiten fündig geworden. Lohmann & Rauscher (L&R) ist ein international führender Anbieter von erstklassigen Medizin- und Hygieneprodukten. Die Unternehmensgruppe entstand 1998 durch die Fusion der Traditionsunternehmen Lohmann (gegründet 1851) und Rauscher (gegründet 1899). Somit kann L&R auf über 160 Jahre Erfahrung in Entwicklung, Produktion und Vertrieb von Verbandmitteln und Medizinprodukten zurückblicken. Im Fokus steht dabei immer der Mensch und die Fürsorge für seine Gesundheit, was sich auch im Unternehmensclaim "People.Health.Care." widerspiegelt. 

Nach sechs Monaten Projektlaufzeit haben wir mit Sarah, Janina, Moritz, Waldemar und Marcel – dem Azubi-Team der Lohmann & Rauscher GmbH & Co. KG – über ihr Projekt „Digitaler Assistent“ gesprochen.

Von der Ideensuche über die Vorstellung bei der Geschäftsführung und entscheidende Kriterien für das Projekt „Digitaler Assistent“ 

Erzählt mal, wie seid ihr als Team an das Projekt „Azubis als Digiscouts®“ herangegangen und wie kam es zur Entscheidung für das Projekt „Digitaler Assistent“? 

Wir haben uns zusammengesetzt und überlegt, was wir erreichen wollen. Danach haben wir die Ideen von allen Teammitgliedern zusammengetragen, in ihrer Machbarkeit bewertet und überlegt, was für uns Azubis ein spannendes Projekt mit einem hohen Anteil an Eigenarbeit wäre. Da wir sieben Projektideen hatten, mussten wir gut abwägen, welches Projekt – in Anbetracht der Zeit und dem Nutzen – für uns Azubis am meisten Sinn macht. Also arbeitete jeder aus dem Team eine der sieben Ideen etwas genauer aus, anschließend stellten wir uns diese gegenseitig im Team vor. Wir wägten ab, welches Projekt am ehesten für uns Azubis machbar und vor allem zeitlich realistisch wäre und wählten drei Projektideen aus, die wir dann der Geschäftsführung vorstellten. Davon blieben zwei übrig, für die wir das GO der Geschäftsführung erhielten. Nach genauerem Überlegen und vor dem Hintergrund der Ratschläge unserer Ausbilder, Armin Retterath und Andreas Andernach, entschieden wir uns für den „Digitalen Assistenten“. Das war der Start für unser Projekt. Ein wichtiges Kriterium war der Zeit-Kosten-Faktor. Wir hatten einige spannende Projektideen, die jedoch den zeitlichen Rahmen und das Budget gesprengt hätten. Zudem sollte das Projekt mit einem hohen Anteil an eigener Arbeit für uns Azubis verbunden sein. All diese Ansprüche erfüllte unsere Projektidee eines „Digitalen Assistenten“. 
– Sarah Armann

Das Projekt „Digitale Assistent“    

In unserer Azubi-Lehrwerkstatt wurden bislang Aufträge der Nachbarfirma Lohmann KG abgegeben. Die Azubis mussten den jeweiligen Auftrag dann bearbeiten. Sie fertigten also die Produkte mit Hilfe von Anleitungen in Papierformat an, bei Fragen musste der Ausbilder zu Hilfe gerufen werden. Anschließend wurden die Produkte an Lohmann KG übergeben. Mit unserem Projekt, dem „Digitalen Assistenten“, schufen wir einen Assistenten (in Form eines Tablets), welcher die Azubis von der Auftragsannahme bis zur Fertigstellung der Produkte begleitet. Dieser Assistent funktioniert über eine PowerPoint Präsentation, welche wir so programmiert haben, dass die Auszubildenden im Zuge des Zusammenbauens angeleitet werden. Für eventuell aufkommende Fragen haben wir Zusatzinformationen bereitgestellt, die angeklickt werden können. Dadurch können die Auszubildenden die Produkte selbstständig und ohne Zeitverlust aufgrund von Fragen zu weiteren Schritten, Werkzeug oder Ähnlichem, zusammenbauen. 
– Moritz Seuser

Projektmanagement – über Erfolge, Herausforderungen und Lösungen

Um sicher zu stellen, dass stets mindestens ein Teammitglied den gesamten Überblick über alle anfallenden Aufgaben hat und diese nach Möglichkeit auch mal untereinander verteilt, wählten wir Moritz als Projektleiter und Sarah als stellvertretende Projektleiterin aus. Bei unseren wöchentlichen Treffen konnte sich dann jeder für eine der anstehenden Aufgaben melden – natürlich immer vor dem Hintergrund der Vereinbarkeit mit der individuellen Ausbildungsplanung. Anschließend wurden Fristen gesetzt bis wann die Aufgaben zu erfüllen waren. Oftmals haben wir auch in Zweiergrüppchen gearbeitet. Die Ideenfindung erwies sich anfangs etwas kompliziert, da unser Ausbildungsunternehmen im Grund schon sehr digital ist. Dennoch fanden wir – dank unserer Kreativität – einige Projektideen, die wir hätten umsetzen können. Im Team kamen wir gut miteinander aus und das gemeinsame Arbeiten machte dem entsprechend sehr viel Spaß. Wir konnten uns gut selbst organisieren und unsere gesetzten Fristen immer einhalten. Dass die Teamorganisation über die gesamte Projektlaufzeit so gut funktioniert hat, hat uns positiv überrascht. Da wir aus fünf verschiedenen Berufsfeldern kommen, war dies für uns nicht selbstverständlich – vor allem wie gut bei uns das fachübergreifende Arbeiten funktioniert hat. Aufgrund der verschiedenen Berufsfelder konnten wir uns gegenseitig immer mit fachspezifischem Wissen weiterhelfen. Ein Hindernis – wenn man das so sagen kann – lag in den langen Entscheidungswegen, weswegen wir uns anfangs mit den Genehmigungen, wie bspw. für die Anschaffung des Tablets, etwas schwergetan haben. Allerdings konnten wir diese „Wartezeiten“ überbrücken, indem wir an anderen Aufgaben weitergearbeitet haben – wie etwa der Erstellung einer Anleitung. So machten uns die langen Entscheidungswege bezüglich unseres Zeitrahmens keine sonderlichen Probleme. 
– Janina Adscheid

Die Anderen – Geschäftsführung, Kollegium und Ausbildende

Wie haben Geschäftsführung und Kollegium auf euer Projekt reagiert?

Unsere Geschäftsführung stand dem ganzen Projekt Digiscouts® offen gegenüber und hat uns zwei von drei Ideen abgesegnet. Da unser Ausbilder der Lehrwerkstatt, Armin Retterath, ebenfalls mit in das Projekt Digiscouts® integriert war, kam unser Projekt „Digitaler Assistenten“ auch in der Lehrwerkstatt sehr gut an. Wir hatten keineswegs das Gefühl, dass die Idee von den anderen Azubis abgelehnt wurde. 
– Waldemar Beitinger

Welche Rollen nahmen eure Ausbilder im Projekt ein?

Die involvierten Ausbilder mussten manchmal unsere Euphorie etwas bremsen, damit wir nicht über das Ziel hinausschossen – gleichzeitig ließen sie uns genug kreativen Spielraum bei der Projektumsetzung. Rückblickend würden wir sagen, dass unsere Ausbilder nur in der Umsetzungsphase einen überwachenden Einfluss auf unser Projekt hatten. Sonst haben wir sehr frei arbeiten können. 
– Marcel Müller

Was hat euch am meisten Spaß und Freude bereitet und was habt ihr durch das Projekt Digiscouts® gelernt?

Wir kamen sehr gut miteinander aus und hatten viel Spaß zusammen. Vor allem hatte man die Möglichkeit Azubis kennen zu lernen, mit denen man andernfalls wahrscheinlich kaum in Kontakt gekommen wäre. Auch bekam man Einblicke in andere Abteilungen und konnte viel Neues erfahren – was ohne das Projekt vielleicht so nie passiert wäre. Am meisten hat uns jedoch das „Eigeninitiative-Übernehmen“ Spaß bereitet, da man relativ unabhängig einen Beitrag für das Unternehmen leisten konnte, obwohl man „nur“ Auszubildende bzw. Auszubildender ist. Außerdem haben uns die Testphase und der Erfolg darüber, dass unser „Digitaler Assistent“ funktioniert, sehr viel Freude bereitet. Gelernt haben wir, dass Selbstorganisation und Zeitmanagement enorm wichtig sind, dass man manche Personen auch mal an ihre Aufgaben erinnern muss, aber vor allem, dass man bei Hindernissen nicht gleich aufgeben darf, sondern dranbleiben muss, um als Team voranzukommen. 
– Sarah Armann

Wir, das Digiscouts®-Team von L&R, sind stolz auf unseren „Digitalen Assistenten“ für die Lehrwerkstatt und sind uns sicher, dass mit unserem Projekt der Startschuss für weitere digitale Assistenten im Unternehmen gefallen ist.