Digitales Berichtsheft: Ausbildung zeitgemäß gestalten

Die beiden Azubis Franziska Brossmann, Auszubildende zur Fachkraft für Lebensmitteltechnik und Celine Teichert, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement, sind in ihrem Ausbildungsunternehmen NABA Feinkost GmbH als Digiscouts suchten nach Digitalisierungspotenzial. Dafür haben die Auszubildenden einen Fragebogen erstellt und sich damit ein ausführliches Meinungsbild, hinsichtlich der Digitalisierungsmöglichkeiten im Unternehmen, eingeholt. Zusätzlich haben Franziska und Celine ihre eigene Mindmap in einem gemeinsamen Brainstorming erstellt. Die NABA Feinkost GmbH ist ein familiengeführtes und mittelständiges Lebensmittelunternehmen.

Das Projekt "Digitales Berichtsheft"

Früher schrieben die Azubis ihre Ausbildungsberichte in einem Hefter oder in ein klassisches Berichtsheft. Das Schreiben der Berichte wurde gerne mal vergessen oder das Berichtsheft war unleserlich oder unvollständig.

– Franziska Brossmann.

Daraus entstand die Idee, den Ausbildungsnachweis zu digitalisieren. Über eine Cloud haben die beiden das digitale Berichtsheft angelegt. Anschließend haben alle Azubis und Ausbildende einen persönlichen Zugang erhalten. Berücksichtigt wurde dabei auch, dass in den Bereichen der Produktion und dem Lager nur bedingt auf einen Computer zugegriffen werden kann. Dafür wurde extra ein Tablet gekauft, dass sich die Azubis jederzeit in der Personalabteilung ausleihen können, um in Ruhe ihre Berichte zu schreiben. Sind die Berichte verfasst, werden sie an die zuständigen Ausbildenden automatisch weitergeleitet, gelesen und mit einer digitalen Unterschrift gegengezeichnet. Die Vorteile, die sich durch das Digiscouts-Projekt für Azubis und Ausbildende, aber auch für das Unternehmen selbst ergaben, lagen für die Geschäftsführung der NABA Feinkost GmbH sofort auf der Hand, als die beiden Azubis ihre Projektidee präsentiert hatten. Das „GO“ der Geschäftsführung ließ folglich nicht lange auf sich warten. Die Ausbildenden haben jederzeit einen Überblick über die vermittelten Lerninhalte und die Azubis profitieren für ihre Abschlussprüfung von einem ordentlichen und übersichtlichen Berichtsheft.

Rollenverteilung, Organisation und Herausforderungen

Celine, als Projektleiterin, hat die Hauptarbeit geleistet, da sie sich als Auszubildende im Büro ihre Zeit besser einteilen konnte. Außerdem stand ihr, durch ihren Bildschirmarbeitsplatz, immer ein PC zur Verfügung. Beide finden, dass vor allem die Ideenfindung besonders gut funktioniert hatte. Größtes Hindernis stellte das Zeitmanagement dar. Aufgrund unterschiedlicher Berufsschultage, Urlaub und auch Personalmangel in der Produktion, fiel es den beiden schwer, verbindliche Absprachen zu treffen. Nach mehreren Gesprächen mit der Geschäftsführung und den Betreuenden, haben es die beiden Auszubildenden geschafft, teilweise vom Alltagsgeschäft freigestellt zu werden und konnten dann im Team diverse Aufgabenschritte bearbeiten.

Durch das RKW Projektmanagement-Tool haben wir uns Arbeitsschritte aufgeteilt und zugewiesen, was letztlich die Projektorganisation und -koordination erleichterte.

 – Frankziska Brossmann. 

Belegschaft und Betreuer

Im Gespräch mit Franziska und Celine haben wir erfahren, dass die Ausbildenden und die Azubis die Idee grundsätzlich gut fanden, aber auch etwas skeptisch waren, ob ein digitales Berichtsheft tatsächlich eine Arbeitserleichterung mit sich bringe. Unterstützt wurden die beiden von ihrer Betreuerin Mandy Schneider, Personalmanagement und Dr. Theden, Geschäftsführer Technik / Produktion. Beide standen bei Fragen und Problemen tatkräftig zur Seite bei.

Fazit

Auf die Frage, was Franziska und Celine am meisten Spaß und Freude im Digiscouts-Projekt gemacht habe, antworteten die beiden: "Der Umgang mit einem neuen Programm und die Erstellung der Präsentationen". Beide finden auch, dass sie hinsichtlich Teamarbeit einiges dazu gelernt haben. "Gegenseitige Absprachen sind unerlässlich", so Franziska Brossmann.

Es war ein sehr schönes Projekt, um etwas zu bewirken und sich eigenständig zu entwickeln. Dadurch haben die Azubis auch eigene Stärken und Schwächen erkannt. Wir sind sehr stolz darauf, dass wir als Bioproduzent ein Projekt aufzeigen, das auch den Umweltaspekt mit einbezieht, nämlich die Einsparung von Papier.

– Mandy Schneider, Personalmanagerin.