Digitales Berichtsheft in der Ausbildung

Zuallererst haben wir uns bei unserem Ausbilder über die Digitalisierungs- und Finanzierungsmöglichkeiten in unserem Ausbildungsbetrieb der resin GmbH & Co. KG informiert.
Wir beide sind die ersten Azubis im Unternehmen, die mit einem digitalen Berichtsheft arbeiten. Aus diesem Grund hatten wir die Idee, das Berichtsheft mit der Plattform Azubiheft.de für das ganze Unternehmen zu digitalisieren. Das passt auch gut zu unserem Motto „papierloses Büro“.

In unserem Betrieb wurden Berichte für das Berichtsheft immer in einer Wordvorlage geschrieben, ausgedruckt und dem/der Ausbilder/in vorgelegt. Dadurch gab es immer ein hin und her zwischen den Azubis und den Ausbildenden.

Im Team sind wir strukturiert, zielorientiert und motiviert an das Digiscouts®-Projekt herangegangen. Zuerst haben wir uns Gedanken gemacht, was wir mit dem Projekt eigentlich genau erzielen wollen und das Portal Azubiheft.de analysiert. Anschließend haben wir einen Projektsteckbrief mit Aufgaben und Meilensteine erstellt, um uns gut über die sechs Monate zu organisieren.

Das digitale Azubiheft ermöglicht uns Azubis, einen Bericht innerhalb weniger Minuten zu erstellen und mit einem Mausklick direkt zum Ausbildenden abzuschicken – diese/r kann den Bericht wiederum mit einem Klick genehmigen. Zudem ist das Ganze jederzeit mobil abrufbar. So sparen alle nicht nur viel Papier, sondern auch enorm viel Zeit. Verloren geht auch nichts mehr, dank eines dauerhaften Back-ups in der Cloud.

Während der Umsetzungsphase haben wir die Aufgaben und Meilensteine unseres Projektsteckbriefs abgearbeitet und uns in regelmäßigen Treffen gezielt abgesprochen. Auf dem Portal haben wir uns für drei verschiedene Rollen und Funktionen bzw. Berechtigungen entschieden.

1. Ausbildungsleiter/in: Verantwortlich für die Verwaltung, Rahmenplanimplementierung, Anlegen der Accounts und Erstellung von Gruppierungen

2. Ausbilder/in: Genehmigung oder Ablehnung von Berichten

3. Azubis: Berichte verfassen und einreichen

Anschließend haben wir für jede Rolle eine Schulung vorbereitet. In den Schulungen starten wir mit einer kurzen PowerPoint-Einführung in das Azubiheft. Im Anschluss erklären und zeigen wir alle Funktionen des Portals – diese können auch jederzeit auf der von uns erstellen Anleitung nachgelesen werden.

Wir freuen uns darauf, die Firma resin in der Welt der Digitalisierung ein Stück weiter gebracht zu haben!

Digiscouts®  Autoren: Elia Laue und Marco Sassone