Digitales Fuhrparkmanagement

Die EWM AG ist weltweit agierender Hersteller von Lichtbogenschweißgeräten und Komplettanbieter für Zubehör rund um den Schweißprozess. Mittlerweile ist EWM der größte deutsche und einer der weltweit bedeutendsten Anbieter in diesem Bereich. Mit zukunftsweisenden und nachhaltigen Komplettlösungen für Industriekunden bis hin zu Handwerksbetrieben und einer großen Portion Leidenschaft lebt das Familienunternehmen aus Mündersbach seit mehr als 60 Jahren sein Leitmotiv „We are Welding“. 1957 gegründet und heutzutage immer noch als Familienunternehmen geführt beschäftigt EWM rund 700 Mitarbeiter weltweit.

Nach sechs Monaten Projektlaufzeit haben wir mit Ruwen, Simon, Viktor und Justin – dem Azubi-Team der EWM AG – über ihr Projekt „Digitales Fuhrparkmanagement“ gesprochen.

Von der Ideensuche über die Vorstellung bei der Geschäftsführung und entscheidende Kriterien für das Projekt „Digitales Fuhrparkmanagement“

Erzählt mal, wie seid ihr als Team an das Projekt „Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ herangegangen und wie kam es zur Entscheidung für das Projekt „Digitales Fuhrparkmanagement“? 

Wir sind unvoreingenommen an das Projekt herangegangen, da wir alle noch keine Erfahrungen mit der Umsetzung von Projekten hatten. Wir haben uns zunächst als Team zusammengesetzt und uns über den IST-Zustand im Unternehmen Gedanken gemacht. Anschließend haben wir uns einen Plan für Umsetzung des Projektes überlegt. Die Idee für unser Projekt kam uns bereits auf der Auftaktveranstaltung in Koblenz. Hintergrund der Idee war, dass wir für die Fahrt zur Veranstaltung nach Koblenz einen Firmenwagen benötigten. Bei der hausinternen Reservierung des Firmenwagens kam es dann zur Verwechslung – glücklicherweise konnte das Missverständnis schnell aufgeklärt werden und wir kamen auch rechtzeitig an. Im Kopf blieb es uns dennoch und so kamen wir zu unserer Idee ein digitales Fuhrparkmanagement einzuführen. Entscheidend für das Projekt war letztlich, dass es eine große Anzahl an Mitarbeitenden betraf und nicht, wie unsere anderen Projektideen, nur einem kleinen Kreis Nutzen versprach, wie zum Beispiel „nur“ den Auszubildenden. 
– Ruwen Bräul

Das Projekt „Digitales Fuhrparkmanagement“

Benötigte man bisher einen Firmenwagen, musste man zum verantwortlichen Mitarbeiter – dem Fuhrparkmanager – gehen bzw. ihn kontaktieren und ihm seine Fahrzeugmietung inklusive Fahrzeugwunsch mitteilen. Dieser wurde auf einer Papierliste festgehalten, welche oft sehr chaotisch aussah und es deshalb auch schon mal zur einen oder anderen Verwechslung kam. Mit unserer digitalen Lösung kann zukünftig jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen Firmenwagen mit Wunschmodell von ihrem bzw. seinem Arbeitsplatz reservieren und nur noch den Schlüssel beim Fuhrparkmanager abholen. Durch die Digitalisierung des Prozesses der Reservierung wurde dieser nicht nur übersichtlicher, sondern auch effizienter – indem zukünftig eine Menge an Arbeitszeit eingespart wird. Simon Brenner.

Projektmanagement – über Erfolge, Herausforderungen und Lösungen

Die Rollen und Aufgaben haben wir nach vorhandenen Erfahrungen und Kompetenzen verteilt. Im Grunde haben wir die anfallenden Aufgaben meistens zusammen bearbeitet. Je nach vorhandener Zeit und unter der Berücksichtigung des Arbeitsalltags haben wir aber auch gewisse Aufgaben untereinander aufgeteilt. Wie bereits erzählt, kamen wir auf dem Weg zur Auftaktveranstaltung auf unsere Idee. Insofern ist bei uns die Findung der Projektidee besonders gut gelaufen.  Im Azubi-Workshop hatten wir dann zusätzlich noch die Gelegenheit uns mit unserer Idee in einer Gruppenarbeit unvoreingenommen zu beschäftigen. Die regelmäßigen Treffen im Projektteam liefen ebenfalls sehr gut und wir konnten gute Erfahrungen im Bereich der Projektumsetzung sammeln. Die größten Schwierigkeiten hat uns die IT-Umsetzung des Projektes bereitet, da von uns bisher keiner Erfahrung im Programmieren hatte. Hier mussten wir eng mit unserer IT-Abteilung zusammenarbeiten und uns entsprechend Hilfe suchen – was aber sehr gut funktioniert hat. 
– Viktor Tschischewski

Die Anderen – Geschäftsführung, Kollegium und Ausbildende

Wie haben die Geschäftsführung und das Kollegium auf eure Projektidee(n) reagiert?

Unsere Geschäftsleitung war begeistert und stand voll hinter unseren drei Projektideen und hätte es am liebsten gehabt, dass wir alle umsetzen. Aus den Abteilungen, die an der Umsetzung des Projektes beteiligt waren, haben wir generell große Unterstützung erhalten – Wiederstände haben wir nicht erfahren.
– Justin Volle 

Welche Rolle nahmen eure Ausbilder bzw. Betreuer im Projekt ein?

Unsere beiden Ausbilder standen uns immer zur Seite und wir konnten uns immer an sie wenden. Sie versuchten sich jedoch eher im Hintergrund zu halten, um uns eigenständiges Arbeiten zu ermöglichen. Sie halfen uns jedoch, wenn es nötig war und gaben uns hilfreiche Impulse. 
– Justin Volle

Was hat euch am meisten Spaß und Freude bereitet und was habt ihr im Projekt „Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ am meisten gelernt?

Die Arbeit im Team und die Durchführung eines eigenen Projektes hat uns besonders Spaß gemacht. Außerdem gefiel uns das Übernehmen von Verantwortung und das eigenständige Arbeiten, aus welchen wir Erfahrungen für unser weiteres Berufsleben sammeln konnten. Gelernt haben wir, dass man nur vorankommt, wenn wirklich alle an einem Strang ziehen und hundertprozentig hinter dem Projekt gestanden wird. Sinnvolle Aufgabenverteilung, klare Strukturen und die Einhaltung der Fristen waren für uns für das Erreichen der gemeinsamen Ziele von enormer Wichtigkeit. 
– Justin Volle

Digiscouts® bot uns eine großartige Möglichkeit neue Erfahrungen zu sammeln und Verantwortungsbewusstsein in einer neuen Art kennen zu lernen. Wir haben gelernt Herausforderungen anzunehmen, konstruktiv Problemen zu begegnen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Zudem war es ein gutes Gefühl ein Projekt durchzuführen, das einen Mehrwert für das Unternehmen bringt. Alles in allem war es ein gelungenes Projekt. 
– Digiscouts®-Team der EWM AG