Digitalisierte Finanzbuchhaltung

Die beiden Auszubildenden zum Kaufmann für Marketingkommunikation im zweiten Lehrjahr bei der novum! Werbemedien GmbH & Co. KG haben den größten Nutzen für die Werbeagentur in der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gesehen. 

„ Wir dachten erst, dass ein anderes Projekt nicht so gut ankommt, verglichen mit den anderen Projekten, und einfach zu klein ist. Jetzt haben wir hoch gepokert und uns für die digitale Finanzbuchhaltung entschieden. Aber das kriegen wir schon hin“, erzählt Jonas Nehrenberg, Auszubildender zum Kaufmann für Marketingkommunikation.

Das oberste Ziel: Den Papierkrieg beenden!

Wie auch in vielen anderen betrieben ist der Papierverbrauch bei Novum! hoch. „Bei uns in der Verwaltung wird fast alles ausgedruckt und in verschiedene Ordner abgeheftet. Das Arbeiten mit diesen Ordnern ist zeitintensiv und auch irgendwie umständlich. Z.B. drucken wir einige Rechnungen nur aus, um sie dann abzustempeln. Für den Monatsabschluss haben wir auch einen extra Ordner, in dem wir sämtliche Belege sammeln und dann an das Steuerberatungsbüro versenden. Damit wir diese Belege aber auch noch vor Ort haben, kopieren wir monatlich ca. 100 Belege nur zum Aufbewahren“, berichtet Denis Habenicht, Auszubildender zum Kaufmann für Marketingkommunikation.

Wie wird das Ziel erreicht 

Während der gesamten Projektlaufzeit lief die Teamarbeit richtig gut und die Unterschrift von der Geschäftsführung zu bekommen war leicht. Die Präsentation haben die beiden sehr gut gemacht und die Idee hat sofort Anklang gefunden. Das Lastenheft für die Anforderungen an das neue Programm ist abgeschlossen und wäre fertig zur Umsetzung. „Wir hatten einen sehr auftragsstarken Sommer und somit wenig Zeit für die Umsetzung. Dennoch sind wir zufrieden mit unserem Ergebnis. Erst im nächsten Jahr kann das Programm eingeführt werden“, sagt Nehrenberg.

Der Nutzen des Projekts

„Wir können auf jeden Fall einfacher und auch effektiver arbeiten“, so Nehrenberg. „Wir müssen uns nicht mehr durch irgendwelche Ordner- und Papierlandschaften wühlen und wir brauchen keine zwei  oder sogar drei Ordner mehr für nur einen Arbeitsschritt.“ Den Umweltaspekt haben die beiden dabei natürlich auch nicht aus den Augen verloren. „Es wird einfach weniger Papier und Druckerfarbe benötigt und somit brauchen wir auch weniger Ordner. Für die Kernaufgaben bleibt uns so viel mehr Zeit. Jetzt können Rechnungen und andere Belege mit wenigen Klicks gefunden und bearbeitet werden, selbst bei Ausfall des Verwaltungsmitarbeiters“, erzählt Habenicht.

Digitalisierte Zukunft

Die zwei Azubis hatten nicht nur eine Idee, die sie gerne umsetzen wollten. „Wir möchten gerne noch weitere Projekte umsetzten. Zum Beispiel wollen wir noch digitalisierte Auftragsmappen erstellen und versuchen eine digitale Personalakte einzuführen. Die darf natürlich nur die Geschäftsführung und die Verwaltung einsehen“, so Habenicht.