Digitalisierung des Dokumentationsprozesses

Im Rahmen des Projektes Digiscouts® nahmen wir als Digiscouts®-Team der DuPont Uentrop GmbH, eines produzierenden Chemie-Unternehmens, teil. 

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Nach der Auftaktveranstaltung im Herbst 2020 führten wir eine erste Rasterbefragung im Unternehmen durch. Das Ziel war es Digitalisierungspotentiale zu lokalisieren und Projektideen zu sammeln. Aufgrund der großen Resonanz war die Liste der Themenvorschläge, mit insgesamt 20 gefilterten Ideen, lang.

Kriterien zur Bewertung der gesammelten Projektideen

Im weiteren Verlauf führten wir die gesammelten Themen weiter aus und informierten uns über Ansätze und Ideen zur Umsetzung. Aufgrund der vielen Ideen wurde nach den Kriterien Zeitaufwand, Umsetzbarkeit und Nutzen kategorisiert und bewertet. So konnten wir im Rahmen der Themensuche eine Vorauswahl von drei Themen treffen, welche das Anforderungsprofil der Digitalisierung in Kombination mit dem Zeitaufwand für das Projektteam erfüllten. Letztendlich viel die Entscheidung auf das Projekt zur Digitalisierung des Dokumentationsprozesses.

Projektidee gefunden: Digitalisierung des Dokumentationsprozesses

Der Dokumentationsprozess beschreibt einen Vorgang zur Ablage, Bearbeitung und Genehmigung von Zeichnungen und technischen Unterlagen in einer Datenbank. Jeder Dokumentation ist eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet. Diese Nummer konnte von nur einer Person im Werk vergeben werden. Die Verwaltung der Nummern erfolgte über einen handschriftlichen Ordner ohne Sicherungskopie. Aufgrund der aus dem analogen Prozess resultierenden Herausforderungen hat sich das Team entschieden den Nummernvergabeprozess durch ein Self-Service-System personenunabhängig zu gestalten.

Unverzichtbar: die Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen

Nach dem GO der Geschäftsleitung zur Umsetzung unseres Themenvorschlags war die erste Priorität den Prozess zu definieren und Meilensteine mit Terminierung festzulegen. Zur Definition des Prozesses zogen wir Mitarbeiter hinzu, welche langjährige Erfahrung mit der Nummernvergabe und dem Dokumentationsprozess haben und täglich damit arbeiten. So erstellten wir ein genaues Profil zum Ablauf des Prozesses um ein Grundverständnis der Abläufe zu erhalten. Die gewonnenen Erkenntnisse waren später für die Umsetzung in ein Programm von großer Bedeutung.

Programmierung des Systems mithilfe von PowerApps

Im weiteren Verlauf des Projekts wurde mit der Programmierung des Systems begonnen. So entwickelten wir mit Hilfe von PowerApps und Sharepoint ein Programm zur einfachen digitalen Eingabe von Zeichnungs- und Dokumentationsangaben, zur automatischen Vergabe von Nummern, sowie zur Genehmigung der Nummernanfrage durch das zuständige Team. Zusätzlich zu dem Programm wurde eine Datenbank angelegt um Nummern und hinterlegte Angaben zu speichern. Desweiteren mussten Listen erstellt werden, welche für die Auswahl von Daten im User-Interface notwendig sind.

Nach Abschluss der Programmierarbeiten ging das Projekt in die Testphase. So wurden die zuständigen Mitarbeiter gebeten mit dem Programm zu arbeiten. In dem Zusammenhang konnten wir Fehler im System schnell erkennen und ausbessern.

Vorteile des neuen Systems

Mit dem System ist es nun möglich mit Hilfe eines Formulars schnell und kompakt Informationen in den Antrag zu überführen. Zudem wird mit jedem Antrag eine eindeutige fortlaufende Nummer generiert und zugeteilt. Der zuständige Mitarbeitende kann nach Beantragung einer Nummer dem Antrag stattgeben oder ablehnen. Der Status dieses Prozesses ist für den Antragsteller jederzeit einsehbar.

Was wir aus dem Digiscouts® Projekt mitnehmen?

Abschließend müssen wir zugeben, dass uns das Digitalisierungsprojekt viel Spaß bereitet hat. Die Durchführung einer Projektarbeit hat uns wichtige Erfahrungen sammeln lassen, welche wir in unserer beruflichen Laufbahn weiter anwenden können. Die Arbeit am Projekt hat uns gezeigt, dass sowohl die exakte Festlegung des Ziels und die strikte Terminierung, als auch die Teamarbeit und Koordination wichtige Bausteine zur Erreichung des gemeinsamen Ziels sind.

Digiscouts®-Autoren:

Serhat, Nico, Marvin, Leon, Niklas