„Eigentlich wollten uns die Banken den Hahn abdrehen“

Der Inhaber einer Bäckerei mit 20 Filialen, 145 Mitarbeiter und ein Jahresumsatz von 5 Mio. EUR hatte ein Problem. Die Ursachen der Rückläufe des Umsatzes konnten nicht adressiert werden und die Liquiditätslage der Bäckerei war angespannt. Finanzcontrolling und eine mittelfristige Finanzplanung waren nicht vorhanden. Die begleitenden Banken sahen die weitere Finanzierung des Unternehmens kritisch. Mutig entschied sich die Bäckerei in der Krise in Digitalisierung zu investieren. Sie beschaffte eine hochautomatisierte Software, mit der auch mittelständische Unternehmen ihre Finanzplanung und -kontrolle effizient durchführen können.

Die Analyse und Aufbereitung aller relevanten Daten für die aktive Steuerung der Liquidität läuft mit der neuen Software „i:control“* nahezu wie von selbst, denn dahinter steckt ein komplexes Finanz-Modell, das die Zusammenhänge in Buchhaltungsdaten, Verträgen, Personaldaten und Planungsannahmen über einen Algorithmus erfasst, abbildet und intelligent in die Zukunft fortschreibt. Den Großteil der Daten hierzu liefert das Buchhaltungsprogramm über eine Schnittstelle. Es müssen also kaum Daten händisch eingegeben werden.

Und das war das Bild der Bäckerei in der Krise: Die Ampeln im Modul Dashboard (siehe Abbildung 1) zeigten trotz eines positiven Ergebnisses (diese Ampel steht auf Gelb), dass die aktuelle Finanzlage stark vom Plan abweicht (rote Ampel „Plan“). Außerdem ist die Liquiditätsampel Rot, d.h. es liegt ein zukünftiges Liquiditätsproblem vor, das bei der Betrachtung weiterer Fenster im Dashboard noch bedenklicher erscheint. In der „Liquiditätsentwicklung“ ist zu sehen, dass die maximale Kontokorrentlinie 190.000 EUR beträgt und zu knapp zwei Dritteln auch beansprucht wird. Dies führt zu einer massiven Zins- und dadurch zu einer weiteren Liquiditätsbelastung.

Wenn man die Kennzahlen auf der rechten Seite des Dashboards betrachtet, waren die Wareneinsatzquote und die Personalaufwandsquote trotz rückläufigen Umsatzes höher als im Vorjahr, ein erster Hinweis auf mögliche Ursachen der Krise.

Um die Ursache bzw. Kostentreiber zu finden, warf die Bäckerei einen Blick auf die Analyse „Kostenstellen“ (siehe Abbildung 2). Dort sind die einzelnen Filialen mit den jeweiligen Deckungsbeiträgen aufgelistet. Am Beispiel der Kostenstelle 15 lässt sich erkennen, dass diese Filiale Verluste verursacht. Das gleiche Muster findet sich bei den Kostenstellen 17, 18, 19, 23 und 24. Die höchsten Kostentreiber sind jeweils Personal und Material.