Einen Blick in das Digitalisieren von Kanzleien: Customizing von Mustertexten

Wir sind die Dr. Exner Rechtsanwaltkanzlei. Die Kanzlei befindet sich in Dessau und besteht aus zwei Rechtsanwälten. Wir stellen Ihnen heute unser Digisocuts^®-Projekt vor.

Ideensuche und Entscheidungsfindung

Bei der Ideensuche war es am Anfang schwieriger, als es sich zeigte, weil man sich fragt, was man in einer komplett modernisierten Kanzlei noch digitalisieren könnte. Jedoch war letztlich doch schnell eine Idee gefunden. Unsere Ideensuche ergab sich wie folgt: Die Kanzlei ist hochmodernisiert im Allgemeinen, nur war uns von Anfang an klar, dass wir schon immer sehr viel Arbeit und Zeit in unsere Schriftstücke investieren mussten, um die Schriftstücke auf die männlichen Mandanten oder auf unsere weiblichen Mandanten individuell anzupassen. Da kam uns in den Sinn, dass wir dies doch eventuell ändern können, um es allen leichter machen zu können in der Kanzlei, da unsere Schriftstücke bei uns alltäglich in verschiedenster Nutzung auftauchen.

Wie sind wir als Team herangegangen?

Wir haben uns überlegt, wie digitalisieren wir dies am besten. Mit der RA-Micro Software (eine Software, die Kanzleien benutzen und die alle wichtigen Programme enthält, die man als Kanzlei benötigt) haben wir uns auseinandergesetzt und viel ausprobiert, um zu schauen, wie genau das funktioniert und was man bei der Nutzung Wichtiges beachten muss. Wir haben viel besprochen, telefoniert, nachgefragt und haben eine angenehme und gerechte Aufgabenverteilung hinbekommen. Jeder hatte nun klar und strukturiert seine Aufgaben vor Augen: Nun konnte das Projekt im Grunde genommen starten.

Auswahlkriterien für das Projekt

Es gab keine weiteren Auswahlkriterien, es war uns von Anfang an von großer Bedeutung, diese Mustertexte zu digitalisieren, weil dies ein Alltagsbegleiter von uns ist und somit viel Zeit und Arbeit eingespart werden könnte.

Das Ziel und der Nutzen unseres Projektes

Vor dem Start des Projektes waren die Schriftstücke/Schriftsätze auf nur eine Person oder gar keine Person ausgestellt, man musste immer selbst alles personalisieren auf eine weibliche oder männliche Person – egal ob es Endungen waren oder Pronomen, die ergänzt werden mussten, oder sogar Namen. Adressdaten der Mandanten musste man selbst einfügen und heraussuchen aus der jeweiligen Akte. Dies kostete Unmengen an Zeit.

Dann haben wir mit dem Go von unserem Chef losgelegt: Zuerst haben wir geschaut, wie viele Mustertexte in unserer „Mustertext-Akte“ insgesamt vorhanden sind, welche überhaupt digitalisiert werden müssen und welche nicht. Nachdem dies erfolgt ist, haben wir die Textstellen markiert, die durch sogenannte „Platzhalter“ ersetzt werden müssen, also wo nachher dann stehen wird: „des Mandanten, der Mandantin, sie, der, in, en, der, die …“

Wir haben mithilfe unseres RA-Micro „Word“ sogenannte „Stammdaten-Platzhalter, Pronomen-Platzhalter und Artikel-Platzhalter“ gefunden, die je nach Geschlecht der Person zur Verfügung standen. Wir haben uns dann zum Testen einen bestimmten Mustertext herausgesucht und haben sofort gesehen, wo genau Platzhalter eingefügt werden mussten. Danach haben wir die jeweils passenden Platzhalter herausgesucht und jeweils in die passende markierte Textstelle eingefügt.

Darauffolgend erschienen diese Platzhalter als eine Zeichenkombination

Ich habe eine mal zitiert: „<@a2A>“ oder „<$11>“

Diese Zeichenkombination erscheint im Nachhinein statt „<@a2A>“ „Herr Max Mustermann“

Von diesem Projekt profitieren unsere Mitarbeiter, die Rechtsanwälte und ich, die Azubine. Unsere Mandanten, die Gerichte, Rechtschutzversicherungen und jeder, der mit uns im Grunde zutun hat, erhalten schneller und vor allem schnell persönlich angepasste Schriftstücke, an denen wir sonst etwas länger sitzen würden, was zum Vorteil für wichtige Schriftsätze ist.

Nun haben die Rechtsanwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, die Mitarbeiter und die Azubine mehr Zeit für anderes, sparen mehr Zeit ein, können schneller alles versenden und herausschicken.

Projektorganisation, Erfolge und Herausforderungen

Wir haben von Anfang an die Aufgaben klar strukturiert und klar und fair untereinander aufgeteilt. Unsere Herausforderung, die wir hatten, war, dass sich unsere Platzhalter nach dem Einfügen leider nicht automatisiert hatten. Das bedeutet, sie haben sich nicht auf „unseren Mandanten“ oder „unsere Mandantin“ wie erhofft spezialisiert, demnach stand statt „Max Mustermann“ nun „<@a2A>“, wir hatten lange gegrübelt und danach ein wenig Hilfe bekommen.

Es zeigte sich, dass eine Entertaste nach unten das Problem schnell löste und somit sich schnell alles von den Platzhaltern automatisierte.

Unser Erfolg nach dieser Herausforderung: dass wir stolz unsere Mustertexte innerhalb der Kanzlei benutzen und wir alle einen Teil an Arbeit sparen können.

Was habt ihr zusätzlich zu eurer Ausbildung durch das Projekt gelernt?

- Wir haben gelernt, eigenständige Verantwortung zu tragen.

- Innerhalb eines Teams zusammenzuarbeiten.

- Dass die Kommunikation innerhalb der Gruppe echt wichtig ist.

- Wie man Aufgaben fair untereinander aufteilt.

- In schwierigen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren.

Wie haben „die Anderen“ – Chef, Kollegium – auf unser Projekt reagiert?

Sie haben sehr positiv reagiert auf dieses Projekt, sie sind sehr froh darüber, dass wir das geleistet haben. Sie sind sehr glücklich, dass unsere Mustertexte jetzt digitalisierter sind und man nun mehr Zeit und mehr Arbeit in den Mittelpunkt stellt, wie das wirkliche Schriftstück und nicht die Kleinigkeiten wie Name, Endungen oder Pronomen.

Unser Fazit zu diesem Projekt

Dieses Projekt hat uns innerhalb des Teams zusammengeschweißt, wir sind sehr froh darüber, hier teilgenommen zu haben, weil uns nun mehr Zeit innerhalb der Arbeitszeit bleibt. Und nicht zuletzt: Wir sind wirklich sehr stolz auf unser Ergebnis.

Geschrieben hat diesen Artikel: Maria-Katharina Stafl, Rechtsanwaltsfachangestellte im ersten Lehrjahr