Einfach genial – hier ist der Name Programm

Wir, die Azubis der Roland Erdrich GmbH, haben uns am 1. November 2020 beim Digitalisierungsprojekt des RKW Kompetenzzentrums angemeldet. Die Roland Erdrich GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen in der zweiten Generation. Mit 150 Mitarbeitern – haben wir uns auf die Herstellung von komplexen Drehteilen, Frästeilen und kompletten Baugruppen spezialisiert. Als reiner Zulieferbetrieb fertigen wir auf einer Fläche von 6500m² mit über 55 modernsten CNC-Maschinen und 16 Industrierobotern unser anspruchsvolles Teilespektrum. Neben dem Maschinen- und Anlagenbau beliefern wir auch die Bereiche Elektrotechnik, Medizintechnik,  Lasertechnologie und vieles mehr.

Das Digi-Team

Unser Team besteht aus vier Mitgliedern über mehrere Lehrjahre hinweg:

Felix Huber (1.Lehrjahr / Zeitmanagement)
Christian Trayer (2.Lehrjahr / Social Media Beauftragter)
Louis Buderath (3. Lehrjahr / Projektleiter) und
Jonas End (3.Lehrjahr / Schriftführer, stellv. Projektleiter)

Projektablauf

Zu Beginn des Projektes haben wir in unserer Firma nach Digitalisierungspotenzialen gesucht, indem wir unsere Mitarbeiter/innen bezüglich Digitalisierungspotenzialen befragt haben. Bei der Auswertung unserer Umfrage kamen wir auf über zehn mögliche Projektideen. Da wir uns  recht früh dafür entschieden hatten, eine App zu programmieren, legten wir den Fokus bei der anschließenden Themenauswahl auf die Umsetzung mittels App. Neben der Tatsache, dass die dazu benötigte Hard- und Software bereits in unserer Firma verfügbar war, wollten wir uns auch aufgrund der täglichen Verwendung verschiedenster Apps im privaten Bereich Hintergrundwissen erarbeiten. So wurden nach Betrachtung der einzelnen Ideen drei für uns interessante und ansprechende Themen ausgewählt.

Um sich ein genaueres Bild der einzelnen Themen zu machen, haben wir diese sorgfältig aufgearbeitet. Die drei ausgearbeiteten Ideen hießen: Bilder von Artikel, Lift-Liste und die Unterweisungsmatrix. Um nun eine Entscheidung bezüglich der Projektauswahl zu treffen, wurde die Geschäftsleitung mit einbezogen. Die ausgearbeiteten Themen wurden in einer Power-Point Präsentation dargestellt und der Geschäftsführung präsentiert. Im Vorfeld der Vorstellung hatten wir uns ein favorisiertes Thema ausgesucht. Das Thema Bilder von Artikeln wurde von uns aus diesem Grund besonders in Szene gesetzt. Nach dem Gespräch erhielten wir von der Geschäftsführung grünes Licht für die Umsetzung dieses Projektes.

Da der bisherige Prozess zum Erstellen eines Bildes für unsere Datenbank sehr aufwendig und umständlich war, sollte eine App mit Hilfe der IT programmiert werden. Bisher mussten mehrere Programme verwendet werden, die Datenübertragung war sehr umständlich und auch die Auswahl der einzelnen Speicherorte musste jedes Mal aufs Neue getroffen werden. Es war nicht für alle Mitarbeiter unseres Unternehmens klar, welche Artikelgruppe an welchem Ort abgespeichert werden musste. All diese Themen sollten vereinfacht und verschlankt werden. Ein großes Augenmerk lag zudem darauf, die Fehleranfälligkeit bei falscher Artikeleingabe und falschem Speicherort zu minimieren.

Zunächst verteilten wir in unserem Team die einzelnen Aufgaben in der Gruppe wie z.B. Projektleiter, Projektplanerstellung oder Zeitmanagement. Auch der Projektname sollte noch einmal überarbeitet werden. Mit Hilfe von Kollegen aus der Fertigung entstand eine Sammlung verschiedener Namen. Schließlich entschieden wir uns für den Namen „Fotogen.ial“. Um zunächst noch einen besseren Überblick über die einzelnen Artikelgruppen in unserer Firma zu erhalten, fingen wir an, verschiedene Mitarbeitenden zu befragen. Neben den Inhalten der App überlegten wir uns auch, was die App später alles können und wie sie im Groben aufgebaut werden soll. Unsere Ideen hielten wir mittels IPad fest und zeichneten auch erste Layoutentwürfe. Als dies entsprechend aufbereitet war, stellten wir unsere Ideen der IT und der Geschäftsleitung vor. Dort wurde gemeinsam überlegt, welche Themen man umsetzen konnte. Zudem erhielten wir einen ersten Einblick in die Welt des Programmierens. Die IT programmierte das Grundgerüst der App. Einzelne Entwicklungsstufen wurden von uns selbständig getestet.

Fehler, Probleme und Schwierigkeiten, die uns beim Testen der App auffielen, haben wir in Rücksprache mit der IT behoben und optimiert. Im Laufe der Zeit durften wir auch einzelne Schritte gemeinsam mit der IT programmieren und so noch einen tieferen Einblick erhalten. Um weitere Fehler bzw. Handhabungsschwierigkeiten zu ermitteln, wurde die App auch an andere Mitarbeitenden zum Fremdversuchen ausgegeben. Nach der Testphase optimierten wir die App gemeinsam mit der IT.

Projektabschluss

Zum Projektabschluss kümmerten sich zwei unserer Gruppe um den Abschlussbericht und die beiden anderen machten sich Gedanken zur Abschlussveranstaltung. Recht schnell wurde entschieden, dass wir unsere App mittels Vorstellungsvideo präsentieren wollten. So machten wir uns Gedanken, wie wir das Projekt ordentlich in Szene setzen konnten. Zusammen mit unserer Social Media Abteilung wurden einzelnen Sequenzen abgedreht und zusammengeschnitten.

Projektnutzen

Wir können nicht sagen, wie viel Geld wir durch unsere App einsparen können. Was uns aber wichtig war, den aufwendigen Prozess zu vereinfachen, dadurch eine hohe Zeitersparnis zu erzielen und Fehlerquellen zu minimieren. Ganz nach dem Motto Zeit ist Geld.

Betreuung während des Projektes

Während der Projektumsetzung hatten wir jede Menge Unterstützung von unseren Azubi-Kollegen, Mitarbeitern der IT, dem Social Media Team, unseren Ausbildern und der Geschäftsführung. Wir konnten jederzeit mit allen Fragen rund um das Projekt zu unseren betreuenden Kollegen kommen.

Projektfazit

Das Digitalisierungsprojekt hat uns sehr viel Spaß gemacht, da wir dadurch einiges gelernt haben. Zum einen wurde unsere Kommunikation untereinander aber auch abteilungsübergreifend gefördert. Zudem war es sehr interessant, einen Einblick in die Welt des Programmierens zu erhalten. Jetzt hat jeder von uns nochmal ein anderes Verständnis für die unzähligen Apps, die wir täglich nutzen. Es war sehr interssant, firmeninterne Nummernkreise und Abläufe kennen zu lernen. Auch wenn die zeitliche Abstimmung und Projektumsetzung mit unserer IT nicht immer einfach war, hat es uns sehr viel Spaß gemacht, dort die Abläufe kennen zu lernen.  

Schwer hingegen fiel uns sehr oft die Terminfindung. Das Projekt neben dem Tagesgeschäft einzuplanen stellte uns hierbei vor große Herausforderungen. Zudem hatten wir aufgrund der Berufsschule und den verschiedenen Lehrjahren nur einen gemeinsamen Tag, an dem alle Teammitglieder anwesend waren. Stellte uns die Schule ausnahmsweise nicht vor Probleme, kollidierten wir mit vereinzelten Urlaubstagen. Des Weiteren war es schwierig, die uns zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen. Neben Planungsfehlern (fehlende Berücksichtigung der Schul-, Feier- und Urlaubstage) in der Projektplanung ließen wir uns auch recht einfach von anderen Themen ablenken oder verzettelten uns ewig bei banalen Themen wie z.B. die Namensfindung. Abschließend muss man auch ehrlich sagen, dass wir am Anfang dachten, die Zeit reicht locker aus, was sich im Laufe des Projektes als Irrtum herausgestellt hatte. Einige Schwierigkeiten hatten wir im Vorfeld zudem falsch eingeschätzt. So dachten wir, dass sich die App einfacher programmieren ließe. Teilweise war auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen schwierig bzw. träge. Hier hieß es oftmals, dass man sich melden würde, was dann nicht geschah oder erst nach mehreren Tagen. Auch hier war man zu Projektbeginn nicht genug hinterher. Wie sagt man so schön, man hat so lange ein Motivationsproblem, bis man schließlich ein Zeitproblem hat. J Letztlich konnte das Projekt aber zufriedenstellend abgeschlossen werden.

Im Nachgang werden wir jetzt noch die Schulungen für unsere Mitarbeiter aufbauen und die einzelnen Mitarbeiter im Umgang mit der App schulen. Sicher werden noch einzelne Punkte aufgegriffen und optimiert. Immer nach dem Motto, heute besser sein als gestern und morgen besser sein als heute.

Was wir bei einem nächsten Projekt definitiv besser machen würden, ist eine bessere und konsequentere Zeitplanung sowie Überwachung und Einhaltung der Termine. Auch auf Probleme bzw. Schwierigkeiten würden wir früher mit mehr Nachdruck reagieren.

Digiscouts-Autoren: Felix Huber, Christian Trayer, Louis Buderath und Jonas End