Essensbestellung per Mausklick

Immer wieder Ärger mit Excel? Damit ist nun Schluss! 

Wer kennt sie nicht – die Tücken und Schattenseiten von Excel-Tabellen? Problematisch ist es, wenn die Tabellen auch noch mit einer Gruppe geteilt werden. „Das Dokument wird verwendet“ lautet es meist, wenn man selbst gerne etwas eintragen möchte. Und schon war man raus aus dem Spiel, oder in diesem Beispiel eher ohne Mittagessen. So ähnlich erging es den Mitarbeitern der Impuls Soziales Management GmbH & Co. KG,wenn sie ihr Mittagsessen bestellen wollten. Die Excel-Bestell-Liste war eine gefühlte Ewigkeit blockiert und über den Tag versuchten die Mitarbeiter öfters ihr Glück. Und dann passierte es doch – man vergaß sich einzutragen und stand ohne Essen da. „Schluss damit“, dachten sich Laura und Luisa, beide Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement im zweiten Lehrjahr.  

Die Idee für das Digiscouts®-Projekt stand somit schnell fest, aber das Projekt an sich war kein leichtes. Die Suche und Recherche nach geeigneten Software-Lösungen hatte es nämlich in sich. Das Ziel, den Prozess der Essensbestellung für alle zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, war eine Sache. Die Anforderungen an die Software zu formulieren und zu bestimmen, wie und was in welchen Zusammenhängen stehen muss, eine ganz andere. Schritt für Schritt entwickelte das Azubi-Duo  selbständig ein Lastenheft und definierte die genauen Anforderungen für einen Online-Bestellprozess. Anschließend holten sie sich Angebote verschiedener Softwareanbieter ein, verglichen diese miteinander und entschieden gemeinsam mit der Geschäftsführung, an welches Unternehmen der Auftrag vergeben wird.

Die nächste Herausforderung ließ nicht lange auf sich warten. Der Blick auf die Timeline verriet, dass bis zum Projektabschluss nur noch wenige Wochen blieben. Die beiden Azubis bewahrten Ruhe und ließen sich nicht entmutigen, sondern arbeiteten fleißig an ihrem Projekt weiter. Besonders hilfreich war dabei das  Projektmanagement-Tool des RKW. Es ermöglichte eine Übersicht des Projektfortschritts und ein strukturiertes Abarbeiten der abschließenden Meilensteine.    

Neues Selbstvertrauen der Azubis durch das Digiscouts®-Projekt   

Heute befindet sich die Software in der Testphase. Wenn sich das Programm in dieser Zeit bewährt, erhält die  Küchenleitung  in Zukunft alle Bestellungen dauerhaft auf einen Blick. Die Buchhaltung wird davon profitieren, dass alle getätigten oder stornierten Bestellungen sofort gebucht werden und mit nur einem Klick abgerechnet werden können. Schnell und einfach können die Mitarbeiter ihr Essen auswählen und mit wenigen Klicks bestellen. 

Trotz des großen Aufwands und der hohen Verantwortung hatte das Azubi-Duo sehr viel Spaß. Besonders stolz sind die beiden darauf, dass ihre Idee bei der Geschäftsführung so gut ankam und sie  sofort mit der Umsetzung starten durften . Was sie im Projekt lernten:  Angebote aus einer breiten Masse von Anbietern für ihre unternehmensinternen Zwecke zu filtern und eine entsprechende Kommunikation zu führen. Das ist nicht selbstverständlich … erst recht nicht während einer Ausbildung.

Ich habe die Azubis bewusst eigenständig arbeiten lassen und mich nur eingemischt, wenn es wirklich notwendig war. Wir haben regelmäßig Termine vereinbart, um über den Projektfortschritt zu sprechen, und das war uns auch wichtig. Ich möchte an dieser Stelle meinen Dank an die beiden Azubis aussprechen: Ihr habt das wirklich toll gemacht!, so Stephan Luttropp, Ausbilder bei Impuls Soziales Management.