GaMaPa schafft digitalen Durchblick bei Fortbildungen

Stellt doch bitte mal kurz euer Digiscouts®-Team und euer Unternehmen vor…

Wir – Zoe und Orgito – sind das Azubi-Team der Dr. Ganteführer, Marquard & Partner mbB und haben das Management der Fortbildungen digitalisiert. Die Sozietät wurde 1975 gegründet und ist seitdem auf 170 Mitarbeitende angewachsen. Wir sind mittlerweile an drei Standorten im Herzen von Düsseldorf zu finden. Unsere Tätigkeitsfelder erstrecken sich von Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Insolvenzrecht bis hin zur Unternehmensberatung.

Wie seid ihr bei der Ideensuche vorgegangen?

Als wir von dem Projekt gehört haben, sind wir durch die unterschiedlichen Bereiche der Kanzlei gelaufen und haben die Mitarbeitenden nach Ihren Digitalisierungswünschen in der Kanzlei befragt. Daraufhin haben wir uns Gedanken gemacht, in welche Projekte man die Anregungen unserer Kolleginnen und Kollegen umsetzen kann. Die gesammelten Ideen haben wir zunächst mit unserer Betreuerin besprochen und im Anschluss den Partnern der Kanzlei präsentiert. Gemeinsam haben wir uns auf das Projekt „Fortbildungen bei GaMaPa“ festgelegt. Im Anschluss haben wir einen Termin mit der Verwaltungsabteilung ausgemacht, die sich bis dahin um das Thema Fortbildungen in der Kanzlei gekümmert hat. Im gemeinsamen Austausch wurde deutlich, welche konkreten Vorstellungen wir für das Vorgehen des Projektes haben und welche Voraussetzungen uns gegeben werden. Seitdem standen wir im gemeinsamen Kontakt, um unser Projekt an die laufenden Prozesse von Ganteführer anzupassen.

Welche Aspekte waren euch besonders wichtig?

„Fortbildungen bei GaMaPa“ verfolgt unter anderem das Ziel, den Austausch der Mitarbeiter untereinander über die besuchten Fortbildungen anzuregen und die Fortbildungs-Skripte miteinander zu teilen. So können sich alle Mitarbeitende gleichzeitig an dem erlernten Wissen der Kolleginnen und Kollegen und an dem Inhalt der Skripte bereichern. Des Weiteren können wir durch die Bewertungen der Mitarbeitenden entscheiden, ob eine erneute Buchung des Seminarthemas bei dem derzeitigen Anbieter sinnvoll ist oder ob man für das nächste Mal einen anderen Anbieter auswählen sollte. Ein weiterer Nutzen ist die Vermeidung von Mehrfachbuchungen einer gleichen Fortbildung und die damit verbundenen reduzierten Ausgaben. Im Jahr 2021 hat GaMaPa ca. 8.000€ für Fortbildungen ausgegeben. Wir erhoffen uns von dem Projekt, die Ausgaben für Fortbildungen der Mitarbeitenden und der Partner/innen um ¼ reduzieren zu können.

Wie ist die bisherige Projektumsetzung gelaufen?

Um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können, bekamen wir, zwei Azubis, die Hilfe unserer Betreuerin. Zu dritt bauten wir die groben Strukturen gemeinsam auf. Die Feinheiten des Projektes wurden uns Azubis allein überlassen, trotzdem konnten wir immer auf unsere Betreuerin zurückgreifen, wenn Fragen etc. entstanden sind. Die Aufgaben teilten wir untereinander nach den jeweiligen Stärken auf. Erste Erfolge sammelten wir durch die Testphase, an der nur drei Personen teilgenommen haben. Mittlerweile testen wir das Projekt in einer kleinen Gruppe von sieben Leuten. Dabei gab es bisher nur positive Rückmeldungen. Zudem traten bis jetzt keine Probleme bei der Anwendung auf.

Trotz der bisherigen guten Testphase gab es auch einige Hindernisse für uns. Wir hatten eine genaue Vorstellung, wie unsere App für unser Projekt aussehen soll. Ungünstigerweise gibt es aktuell keine App auf dem Markt, die ansatzweise unseren Vorstellungen und Anforderungen entspricht. Aus diesem Grund machten wir uns auf die Suche nach einer Alternative. Dank der Mithilfe unserer IT sind wir auf die Idee gekommen, das bereits in der Kanzlei genutzte Teams für unser Projekt zu nutzen. Leider besitzt Teams nicht alle Funktionen, die wir gerne benutzen würden. Daher haben wir uns dazu entschieden, gleichzeitig auch mit der App Forms zu arbeiten. Dank der leichten Anwendungsmöglichkeiten der App, kommen auch Personen mit geringem IT-Wissen mit unserem Vorgehen bei dem Projekt klar.

Wie lautet euer Fazit zu den Digiscouts®?

An unserem Projekt hatten wir am meisten Spaß bei der gemeinsamen Erstellung und Umsetzung. Wir Azubis konnten gemeinsam an dem Projekt wachsen. Zugleich haben wir zusätzlich zu unserer Ausbildung gelernt, was es bedeutet, Verantwortung zu übernehmen und Probleme lösen zu müssen. Wir von Ganteführer können das Projekt „Digiscouts®“ ausschließlich weiterempfehlen, weil es nicht nur positive Auswirkungen auf das Unternehmen hat, sondern auch auf die Entwicklung der Auszubildenden und auf den Teamgeist in der Firma.